Un empleado (pronunciado "clark" /klɑːk/ en inglés británico y australiano [1] ) es un alto funcionario de muchos gobiernos municipales en el mundo de habla inglesa. En algunas comunidades, incluida la mayoría de los Estados Unidos , el cargo es elegido, pero en muchas otras, el secretario es designado para su puesto. En el Reino Unido, los miembros del consejo municipal o parroquial nombran a un secretario municipal o parroquial. En casi todos los casos, el título real del secretario refleja el tipo de municipio para el que trabaja; por lo tanto, en lugar de ser conocido simplemente como secretario, el puesto generalmente se conoce como secretario municipal , secretario municipal , secretario municipal , secretario municipal , secretario de la junta o secretario del condado . También existen otros títulos, como registrador y funcionario corporativo. El cargo existe desde hace siglos, aunque en algunos lugares ahora se está fusionando con otros puestos.
Los deberes de un secretario municipal varían incluso más que sus títulos. En el Reino Unido, un secretario es generalmente responsable de un consejo local (ciudad o parroquia). Particularmente en los Estados Unidos, es difícil describir completamente las funciones de un empleado, porque hay cientos de trabajos diferentes que un empleado puede realizar. En algunos estados de EE. UU., existen disposiciones en las constituciones estatales que delimitan los deberes del secretario, [2] [3] pero en otros estados, cada municipio decide por sí mismo qué papel desempeña el secretario.
Los orígenes del puesto de secretario no están claros. En la antigua Grecia había secretarios de cada polis que leían públicamente los documentos oficiales y en la apertura de una reunión leían maldiciones públicas . [4] A los primeros guardianes de los archivos a menudo se les llamaba rememoradores, y antes de que se empezara a utilizar la escritura, su memoria era un registro público. Cuando los primeros colonos llegaron a América, uno de los primeros cargos que se establecieron fue el de empleado. [5] La colonia de Plymouth nombró a una persona para que actuara como registrador.
En Nueva Gales del Sur , durante más de un siglo, el director administrativo de una ciudad o distrito también fue designado legalmente secretario municipal. Esto continuó hasta 1993, cuando se aprobó la Ley de gobierno local de Nueva Gales del Sur de 1993 y el funcionario pasó a llamarse "director general del consejo local/condado".
Todos los gobiernos locales canadienses tendrán un puesto en su organización responsable de las funciones del secretario, que trabajará en estrecha colaboración con otros puestos estatutarios, incluido el director administrativo y el director financiero. Los secretarios no son elegidos en Canadá y son apolíticos. Esta es una medida importante, considerando que muchos funcionarios canadienses tienen la tarea de administrar las elecciones locales.
La legislación provincial establece los deberes clave del secretario y puede variar de una provincia a otra, pero a menudo incluye lo siguiente:
Muchos empleados también actúan como jefes de Libertad de Información (FOI) del gobierno a los efectos de las solicitudes de FOI.
En Ontario, el secretario expide licencias de matrimonio y permisos de entierro, y registra las defunciones en nombre del gobierno provincial. También están autorizados a realizar bodas civiles.
El título del secretario puede variar de un gobierno local a otro. En Columbia Británica, a menudo se hace referencia al secretario como el funcionario corporativo del gobierno municipal, como se establece en la legislación de estatutos comunitarios de esa provincia .
En Nueva Zelanda , durante más de un siglo, el funcionario administrativo principal de una ciudad o distrito también fue designado legalmente secretario municipal. Esto continuó hasta la década de 1970, cuando los procedimientos administrativos de la ciudad y el condado se fusionaron en gran medida y la Ley de gobierno local de 1974 declaró que cada persona (junto con su homólogo rural, el secretario del condado ) debería ser denominada en adelante funcionario administrativo principal.
La Ley de gobierno local de 2002 volvió a cambiar el título, esta vez a director ejecutivo.
En el Reino Unido , el secretario municipal es el funcionario administrativo superior de la ciudad, distrito o pueblo, normalmente el empleado asalariado de mayor rango del consejo. En la mayoría de las autoridades unitarias, el secretario municipal ha pasado a llamarse jefe ejecutivo , aunque el nombre original se conserva en la mayoría de las ciudades más pequeñas. Los secretarios municipales de los distritos más grandes del condado con frecuencia recibían títulos de caballero , y los jefes ejecutivos de las grandes autoridades a veces todavía los reciben. El funcionario equivalente en los condados y distritos era el secretario del consejo (ahora también designado director ejecutivo) y en las parroquias (fuera de la ciudad) es el secretario parroquial, generalmente a tiempo parcial, pero todavía un funcionario remunerado, cuya principal responsabilidad es la administración. y actas de las reuniones del consejo parroquial y finanzas del consejo parroquial. El Secretario Municipal de Londres es un puesto ejecutivo importante con personal y un presupuesto importante.
En ocasiones ceremoniales, algunos secretarios municipales usan una bata de otomana/grosgrain de seda negra con patrón laico con mangas de panel y cuello con solapa. El vestido está adornado con hileras de trenzas y borlas. Esta bata es similar a la que usaban los estudiantes universitarios y los caballeros plebeyos de las antiguas universidades de Oxford y Cambridge. El secretario municipal también puede usar una peluca similar a la de los abogados . Sin embargo, muchos secretarios municipales no usan trajes ceremoniales, ya que el papel se ha modernizado en muchas ciudades del Reino Unido. [6] [7]
El organismo profesional de los secretarios municipales en el Reino Unido es la Sociedad de Secretarios Municipales , que representa a más de 5000 secretarios en todo el país.
En los Estados Unidos , el secretario suele actuar como guardián oficial de los registros municipales y, como tal, a veces se le describe como el "historiador" de la comunidad. [8] A veces la secretaría incluye la presentación de la agenda y las actas de las reuniones legislativas y de comités. Las reuniones oficiales de los municipios pueden convertirse en una tarea difícil a medida que la actividad en la ciudad aumenta con una mayor población. La tarea de reunir los paquetes de la agenda con los documentos de respaldo puede llevar varios días para una sola reunión. Se vuelve más complicado debido a las aportaciones y modificaciones iterativas de numerosos departamentos y agencias, tanto dentro como fuera de la organización. Las aplicaciones de software que pueden crear fácilmente agendas, actas e incluso transcribir automáticamente las reuniones son cada vez más comunes. A menudo, los ciudadanos interesados pueden descargar estas agendas y actas de reuniones accediendo al sitio web de la organización.
Los secretarios también pueden ser responsables de emitir licencias, [9] supervisar las elecciones locales, [10] mantener registros financieros, [2] actuar como registradores de estadísticas vitales, [11] y, cada vez más, garantizar la transparencia de la conducta empresarial del municipio. [8] [12]
En California , el secretario municipal es el funcionario local que administra los procesos democráticos, como las elecciones, el acceso a los registros de la ciudad y todas las acciones legislativas que garantizan la transparencia para el público. El secretario municipal actúa como funcionario de cumplimiento de los estatutos federales, estatales y locales, incluida la Ley de Reforma Política, la Ley Brown y la Ley de Registros Públicos . El secretario municipal gestiona las consultas y relaciones públicas y organiza las funciones ceremoniales y oficiales.
En Illinois , también pueden existir secretarios a nivel de municipio , que es una subdivisión del condado. A veces se requiere que estos secretarios presten servicios a más de una unidad gubernamental, [13] debido a las jurisdicciones a menudo superpuestas que existen en Illinois.
En Massachusetts , el secretario municipal es el principal funcionario electoral de una ciudad y el encargado de los registros vitales y permanentes . Las funciones de los secretarios municipales varían ligeramente en cada comunidad. Los secretarios de Massachusetts que hayan estado en el cargo cinco o más años pueden ser elegidos mediante una iniciativa de votación especial para un mandato vitalicio con jubilación obligatoria a los 70 años, después del cual pueden permanecer en el cargo si se postulan para mandatos sucesivos.
En Nueva Jersey , según lo previsto en la Constitución de Nueva Jersey (1947), hay tres funcionarios constitucionales electos en cada condado: el sheriff, el sustituto y el secretario del condado, el último de cuyo mandato es de cinco años. [14] El secretario del condado es responsable de la supervisión de las elecciones, la presentación y registro de todos los documentos de propiedad/transferencia de bienes raíces, el procesamiento de solicitudes de pasaporte, la asistencia a las personas que desean convertirse en notarios públicos, la emisión de tarjetas de identificación, la presentación de nombres comerciales de empresas, entre otras funciones administrativas. [15]
La ley del estado de Nueva York establece que los secretarios electos de las ciudades y los condados tienen responsabilidades definidas por separado. (Según el Artículo XIII, §13(a) de la Constitución de Nueva York , los secretarios del condado dentro de la ciudad de Nueva York no son elegidos, sino que "serán nombrados y estarán sujetos a destitución por la división de apelaciones de la corte suprema en el departamento judicial en el que se encuentra el condado." [16] ) Por ejemplo, las licencias de matrimonio y las licencias para perros son emitidas por los secretarios municipales, mientras que los certificados comerciales y los títulos de propiedad inmueble son mantenidos por los secretarios del condado. También se requieren historiadores designados en cada nivel. Los secretarios municipales pueden administrar las elecciones pero, fuera de las ciudades, los comisionados electorales de los condados encabezan el aparato electoral.
El Código de Virginia Occidental prevé un registrador electo en las ciudades de Clase IV (aquellas con menos de 2000 habitantes) y en algunos municipios más grandes. [17] Por defecto, los registradores actúan como alcalde pro tem del gobierno municipal en ausencia del alcalde real. [18] Los registradores también sirven como miembros y secretarios del ayuntamiento o ayuntamiento , así como registradores de escrituras , archiveros y supervisores municipales de las elecciones. En los gobiernos de algunas ciudades más pequeñas, los registradores desempeñan además el papel de funcionarios financieros. Muchos municipios delegan algunas o todas estas funciones a un empleado con el título de secretario municipal, mientras que otros pueden dividirlas entre el registrador y el secretario. El registrador o secretario puede incluso tener autoridad por ordenanza para emitir órdenes de arresto, aunque esta facultad normalmente reside en un juez municipal. [19]
En Suiza, el secretario comunal , solo o con secretarios subordinados, realiza todo el trabajo administrativo que no requiere los poderes del consejo municipal electo.