Un secretario (pronunciado "clark" /klɑːk/ en inglés británico y australiano [1] ) es un funcionario de alto rango de muchos gobiernos municipales en el mundo de habla inglesa. En algunas comunidades, incluida la mayoría de los Estados Unidos , el puesto es elegido, pero en muchas otras, el secretario es designado para su puesto. En el Reino Unido, un secretario municipal o parroquial es designado por los miembros del consejo municipal o parroquial. En casi todos los casos, el título real del secretario refleja el tipo de municipio para el que trabaja; por lo tanto, en lugar de ser conocido simplemente como el secretario, el puesto generalmente se conoce como secretario municipal , secretario municipal , secretario de la ciudad , secretario del pueblo , secretario del distrito , secretario de la junta o secretario del condado . También existen otros títulos, como registrador y funcionario corporativo. El cargo ha existido durante siglos, aunque en algunos lugares ahora se está fusionando con otros puestos.
Las funciones de un secretario municipal varían incluso más que sus títulos. En el Reino Unido, un secretario es generalmente responsable de un consejo local (ciudad o parroquia). En Estados Unidos, en particular, es difícil describir con detalle las funciones de un secretario, porque existen cientos de trabajos diferentes que puede desempeñar. En algunos estados de Estados Unidos, existen disposiciones en las constituciones estatales que delinean las funciones del secretario, [2] [3] pero en otros estados, cada municipio decide por sí mismo qué papel desempeña el secretario.
Los orígenes del cargo de secretario no están claros. En la antigua Grecia había secretarios en cada polis que leían los documentos oficiales públicamente y, al comienzo de una reunión, leían las maldiciones públicas . [4] Los primeros guardianes de los archivos a menudo eran llamados recordadores y, antes de que se utilizara la escritura, su memoria era un registro público. Cuando los primeros colonos llegaron a América, uno de los primeros cargos establecidos fue el de secretario. [5] La colonia de Plymouth designó a una persona para que actuara como registrador.
En Nueva Gales del Sur , durante más de un siglo, el funcionario administrativo principal de una ciudad o distrito también fue designado legalmente como secretario municipal. Esto continuó hasta 1993, cuando se aprobó la Ley de Gobierno Local de Nueva Gales del Sur de 1993 y el funcionario pasó a denominarse "gerente general del consejo local o condado".
Todos los gobiernos locales canadienses contarán con un cargo en su organización que se encargará de las funciones de secretario, que trabajará en estrecha colaboración con otros cargos legales, incluidos el director administrativo y el director financiero. Los secretarios no son elegidos en Canadá y son apolíticos. Esta es una medida importante, teniendo en cuenta que muchos secretarios canadienses tienen la tarea de administrar las elecciones locales.
La legislación provincial establece los deberes clave del secretario y puede variar de una provincia a otra, pero a menudo incluye lo siguiente:
Muchos empleados también actúan como responsables de Libertad de Información (FOI) del gobierno a los efectos de solicitudes de FOI.
En Ontario, el secretario expide licencias de matrimonio y permisos de entierro y registra las defunciones en nombre del gobierno provincial. También está autorizado a celebrar bodas civiles.
El título del secretario puede variar de un gobierno local a otro. En Columbia Británica, el secretario suele ser considerado el funcionario corporativo del gobierno municipal, tal como se establece en la legislación sobre estatutos comunitarios de esa provincia .
En Nueva Zelanda , durante más de un siglo, el funcionario administrativo principal de una ciudad o distrito también fue designado legalmente como secretario municipal. Esto continuó hasta la década de 1970, cuando los procedimientos administrativos de la ciudad y el condado se fusionaron en gran medida y la Ley de Gobierno Local de 1974 declaró que cada una de esas personas (junto con su contraparte rural, el secretario del condado ) debería ser designada en adelante como funcionario administrativo principal.
La Ley de Gobierno Local de 2002 cambió el título nuevamente, esta vez a jefe ejecutivo.
En el Reino Unido , el secretario municipal es el funcionario administrativo superior de la ciudad, municipio o pueblo, normalmente el empleado asalariado de mayor antigüedad del consejo. En la mayoría de las autoridades unitarias , el secretario municipal ha pasado a denominarse jefe ejecutivo , aunque el nombre original se conserva en la mayoría de las ciudades más pequeñas. Los secretarios municipales de los municipios condales más grandes recibían con frecuencia títulos de caballero , y los jefes ejecutivos de las grandes autoridades a veces todavía lo hacen. El funcionario equivalente en los condados y distritos era el secretario del consejo (ahora también designado jefe ejecutivo) y en las parroquias (no municipales) es el secretario parroquial, normalmente a tiempo parcial, pero todavía un funcionario remunerado, cuya principal responsabilidad es la administración y la redacción de actas de las reuniones del consejo parroquial y las finanzas del consejo parroquial. El secretario municipal de Londres es un puesto ejecutivo importante con personal y un presupuesto significativo.
En ocasiones ceremoniales, algunos secretarios municipales llevan una túnica de otomana/grosgrain de seda negra de patrón laico con mangas de paneles y cuello con solapa. La túnica está adornada con hileras de galones y borlas. Esta túnica es similar a la de los estudiantes universitarios y los caballeros plebeyos de las antiguas universidades de Oxford y Cambridge. El secretario municipal también puede llevar una peluca similar a la de los abogados . Sin embargo, muchos secretarios municipales no llevan vestimenta ceremonial, ya que el papel se ha modernizado en muchas ciudades de todo el Reino Unido. [6] [7]
El organismo profesional de los secretarios municipales en el Reino Unido es la Sociedad de Secretarios de los Consejos Locales , que representa a más de 5000 secretarios en todo el país.
En los Estados Unidos , el secretario a menudo actúa como el custodio oficial de los registros municipales y, como tal, a veces se lo describe como el "historiador" de la comunidad. [8] A veces, la oficina del secretario incluye la presentación de la agenda y las actas de las reuniones legislativas y de comités. Las reuniones oficiales de los municipios pueden convertirse en una tarea seria a medida que la actividad en la ciudad aumenta con una mayor población. La tarea de ensamblar los paquetes de agenda con los documentos de respaldo puede llevar varios días para una sola reunión. Se vuelve más complicado debido a la entrada y modificación iterativa de numerosos departamentos y agencias, tanto dentro como fuera de la organización. Las aplicaciones de software que pueden ensamblar fácilmente agendas, actas e incluso transcribir automáticamente las reuniones ahora son cada vez más comunes. A menudo, los ciudadanos interesados pueden descargar estas agendas y actas de reuniones accediendo al sitio web de la organización.
Los empleados también pueden ser responsables de emitir licencias, [9] supervisar las elecciones locales, [10] mantener registros financieros, [2] actuar como registradores de estadísticas vitales, [11] y, cada vez más, de asegurar la transparencia de la conducta empresarial del municipio. [8] [12]
En California , el secretario municipal es el funcionario local que administra los procesos democráticos, como las elecciones, el acceso a los registros municipales y todas las acciones legislativas que garantizan la transparencia ante el público. El secretario municipal actúa como funcionario de cumplimiento de los estatutos federales, estatales y locales, incluida la Ley de Reforma Política, la Ley Brown y la Ley de Registros Públicos . El secretario municipal gestiona las consultas y las relaciones públicas y organiza las funciones ceremoniales y oficiales.
En Illinois , también pueden existir secretarios a nivel de municipio , que es una subdivisión del condado. A veces, se requiere que dichos secretarios presten servicios a más de una unidad gubernamental, [13] debido a que a menudo existen jurisdicciones superpuestas en Illinois.
En Massachusetts , el secretario municipal es el funcionario electoral principal de una ciudad y el encargado de los registros permanentes y vitales . Las funciones de los secretarios municipales varían ligeramente en cada comunidad. Los secretarios municipales de Massachusetts que han estado en el cargo durante cinco o más años pueden ser elegidos por iniciativa de votación especial para un mandato vitalicio con jubilación obligatoria a los 70 años, después de lo cual pueden permanecer en el cargo si se postulan para mandatos sucesivos.
En Nueva Jersey , tal como lo establece la Constitución de Nueva Jersey (1947), hay tres funcionarios constitucionales electos en cada condado: el sheriff, el testador y el secretario del condado, el último de los cuales tiene un mandato de cinco años. [14] El secretario del condado es responsable de la supervisión de las elecciones, la presentación y registro de todos los documentos de propiedad/transferencia de bienes raíces, la tramitación de solicitudes de pasaportes, la asistencia a las personas que desean convertirse en notarios públicos, la emisión de tarjetas de identificación, la presentación de nombres comerciales de empresas, entre otras tareas administrativas. [15]
La ley del estado de Nueva York prevé la elección de secretarios municipales y de condados, que tienen responsabilidades definidas por separado. (Según el Artículo XIII, §13(a) de la Constitución de Nueva York , los secretarios de condado dentro de la ciudad de Nueva York no son elegidos, sino que "serán designados y estarán sujetos a destitución por la división de apelaciones de la Corte Suprema en el departamento judicial en el que se encuentra el condado". [16] ) Por ejemplo, las licencias de matrimonio y las licencias para perros son emitidas por los secretarios municipales, mientras que los certificados comerciales y las escrituras de propiedad inmobiliaria son mantenidos por los secretarios de condado. También se requieren historiadores designados en cada nivel. Los secretarios municipales pueden administrar elecciones, pero, fuera de las ciudades, los comisionados electorales del condado encabezan el aparato electoral.
El Código de Virginia Occidental prevé un registrador electo en las ciudades de Clase IV (aquellas con menos de 2000 personas) y en algunos municipios más grandes. [17] Por defecto, los registradores actúan como alcalde pro témpore del gobierno municipal en ausencia del alcalde real. [18] Los registradores también sirven como miembros y secretarios del consejo de la ciudad o pueblo , así como registrador de escrituras , archivista y supervisor municipal de elecciones. En los gobiernos de algunas ciudades más pequeñas, los registradores también cumplen la función de funcionario financiero. Muchos municipios delegan algunas o todas estas funciones a un empleado con el título de secretario de la ciudad o pueblo, mientras que otros pueden dividirlas entre el registrador y el secretario. El registrador o secretario puede incluso tener autoridad por ordenanza para emitir órdenes de arresto, aunque este poder normalmente reside en un juez municipal. [19]
En Suiza, el secretario comunal , solo o con empleados subordinados, realiza todo el trabajo administrativo que no requiere los poderes del consejo municipal elegido.