Un archivo de recordatorios o sistema de 43 carpetas es una colección de carpetas de archivos etiquetadas con fecha y organizadas de manera que permitan archivar documentos sensibles al tiempo según la fecha futura en la que cada documento necesita una acción. Los documentos dentro de las carpetas de un archivo de recordatorios pueden ser listas de tareas pendientes, facturas pendientes, facturas sin pagar , boletos de viaje, reservas de hotel, información de reuniones, recordatorios de cumpleaños, cupones, boletos de reclamo, notas de devolución de llamadas, recordatorios de seguimiento, recordatorios de mantenimiento o cualquier otro documento que requiera una acción futura. Cada día, la carpeta que tiene la fecha actual se recupera del archivo de recordatorios para que se pueda actuar sobre cualquier documento dentro de ella. Básicamente, un archivo de recordatorios proporciona una forma de enviarse un recordatorio a uno mismo en el futuro: " hacer cosquillas " a la propia memoria .
Una implementación común fue en los despachos de abogados de principios del siglo XX, si no antes, donde se archivaban pequeñas tarjetas de tareas o "tarjetas de recordatorio" por fecha y luego se distribuían a los abogados a medida que se acercaban las tareas legales como la renovación de marcas, la actualización de testamentos y la presentación de mociones para un caso en particular. En los despachos más grandes, una sola persona se encargaba del mantenimiento y seguimiento de este archivo, distribuyendo las tareas y asegurando su seguimiento, lo que podía registrarse en las tarjetas para facturación y documentación.
Más recientemente, el concepto fue reintroducido en la cultura popular a través de varios libros de autoayuda como el libro de Pam Young y Peggy Jones de 1977 Sidetracked Home Executives: From Pig-Pen to Paradise , el libro de FlyLady Marla Ciley, Getting Organized de Chris Crouch , el libro de David Allen de 2001 Getting Things Done y el sitio web de Merlin Mann 43 Folders, cuyo nombre proviene de un método popular para mantener un archivo de recordatorios.
Los archivos de recordatorios modernos suelen ser electrónicos y ahora se completan a través de un software programado para recordatorios y seguimiento automáticos.
Los sistemas de seguimiento también se utilizan en países industrializados [1] [2] y menos industrializados [3] para mejorar la cobertura de vacunación. Normalmente, el nombre y la fecha de nacimiento del niño se colocan en una tarjeta, que luego se guarda en el archivo de seguimiento correspondiente a la fecha de su próxima vacunación. El vacunador puede entonces encontrar los nombres de todos los niños que deben recibir sus vacunas en un mes determinado y dirigir sus esfuerzos a encontrar a esos niños en particular.
En usos institucionales más amplios, un archivo de recordatorios sería cronológico, con una sección para cada año o día, a veces abarcando más de un siglo con tanto detalle como sea apropiado (especialmente para fechas muy lejanas en el futuro). Una técnica más común es tener fichas con cuarenta y tres separadores o un sistema con cuarenta y tres carpetas o dos archivos de acordeón. Las cuarenta y tres divisiones provienen de la suma de dos números, treinta y uno y doce, correspondientes a los treinta y un días máximos de un mes gregoriano o juliano y los doce meses de un año.
Mediante el uso de carpetas, los elementos programados para el mes actual se colocan dentro de la carpeta diaria correspondiente. Los elementos que deben realizarse en un mes futuro se colocan en la carpeta mensual correspondiente. Todos los días, la carpeta diaria actual se vacía y se coloca al final del conjunto. Al comienzo de un nuevo mes, los elementos de ese mes se eliminan de la carpeta mensual y se colocan en las carpetas diarias correspondientes.
Los sistemas simples que implican muchas tareas repetitivas a lo largo del tiempo tienden a utilizar y reutilizar fichas de un tamaño adecuado, mientras que los sistemas más complejos utilizan "archivos de acordeón" expandibles, carpetas de archivos o incluso salas enteras llenas de archivadores. Los sistemas modernos generalmente se mantienen en bases de datos computarizadas o con herramientas simples como un archivo "calendario" de Unix, un calendario de Microsoft Outlook, etc.