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Matriz de asignación de responsabilidades

En la gestión empresarial y de proyectos, una matriz de asignación de responsabilidad [1] ( RAM ), también conocida como matriz RACI [2] ( / ˈ r eɪ s i / ; responsable , responsable , consultado e informado ) [3] [4] o diagrama de responsabilidad lineal [5] ( LRC ), es un modelo que describe la participación de varios roles en la finalización de tareas o entregables [4] para un proyecto o proceso empresarial . Las cuatro responsabilidades clave que se utilizan con más frecuencia son: responsable , responsable , consultado e informado . Se utiliza para aclarar y definir roles y responsabilidades en proyectos y procesos multifuncionales o departamentales. [6] Hay varias alternativas al modelo RACI.

Roles de responsabilidad clave en el modelo RACI

Distinción de roles

Existe una distinción entre un rol y personas identificadas individualmente: un rol es un descriptor de un conjunto asociado de tareas; puede ser realizado por muchas personas; y una persona puede desempeñar muchos roles. Por ejemplo, una organización puede tener diez personas que pueden desempeñar el rol de gerente de proyecto , aunque tradicionalmente cada proyecto solo tiene un gerente de proyecto en un momento dado; y una persona que puede desempeñar el rol de gerente de proyecto también puede desempeñar el rol de analista de negocios y probador .

R = Responsable (también recomendador )
Aquellos que completan la tarea. [7] Hay al menos un rol con un tipo de participación de responsable , aunque se pueden delegar otros para ayudar en el trabajo requerido. (Véase también RASCI a continuación para identificar por separado a aquellos que participan en un rol de apoyo).
A = Responsable (también aprobador o autoridad de aprobación final )
El responsable último de la correcta y completa realización del producto o tarea, el que garantiza que se cumplan los requisitos previos de la tarea y que delega el trabajo a los responsables . [7] En otras palabras, un responsable debe firmar (aprobar) el trabajo que proporciona . Debe haber solo un responsable especificado para cada tarea o producto. [8]
C = Consultado (a veces consultor o consejero )
Aquellos cuyas opiniones se buscan, típicamente expertos en la materia , y con quienes existe una comunicación bidireccional. [7]
Yo = Informado (también informado )
Aquellos a quienes se les mantiene informados sobre el progreso, a menudo solo cuando se completa la tarea o el producto entregable, y con quienes solo existe una comunicación unidireccional. [7]

Muy a menudo, el rol responsable de una tarea o un entregable también puede ser responsable de completarlo (lo que se indica en la matriz cuando la tarea o el entregable tienen un rol responsable de él, pero ningún rol responsable de su finalización, es decir, está implícito). Fuera de esta excepción, generalmente se recomienda que cada rol en el proyecto o proceso para cada tarea reciba, como máximo, solo uno de los tipos de participación. Cuando se muestra más de un tipo de participación, esto generalmente implica que la participación aún no se ha resuelto por completo, lo que puede impedir el valor de esta técnica para aclarar la participación de cada rol en cada tarea.

Asignación de personas a las instalaciones

La matriz generalmente se crea con un eje vertical (columna de la izquierda) de tareas (de una estructura de desglose del trabajo ) o entregables (de una estructura de desglose del producto ) y un eje horizontal (fila superior) de roles (de un organigrama ).

Otro ejemplo de la comunidad de mantenimiento y confiabilidad:

Alternativas

Existen varias alternativas a los tipos de participación del RACI:

PARÍS

Esta es una versión preliminar [9] de una matriz de asignación de responsabilidades, con los roles definidos como:
Partícipe
Responsable
Se requiere revisión
Entrada requerida
Se requiere aprobación

PACÍ

Esta es una versión muy útil para organizaciones donde el resultado de las actividades bajo la responsabilidad de una sola persona/función puede ser revisado y vetado por múltiples partes interesadas, debido a la naturaleza colaborativa de la cultura.
Llevar a cabo
La persona/función que realiza la actividad.
Responsable
La persona/función responsable en última instancia de la finalización correcta y completa del producto o tarea y, a menudo, quien delega el trabajo al ejecutante.
Control
La persona o función que revisa el resultado de la actividad. Tiene derecho a veto; su asesoramiento es vinculante.
Sugerir
La persona o función consultada para brindar asesoramiento basado en conocimientos reconocidos. El asesoramiento no es vinculante.
Informado
La persona/función que debe ser informada del resultado de la actividad.

RASIC o RASCI

Se trata de una versión ampliada [10] del estándar RACI, menos conocido como RASCI , [11] dividiendo la participación responsable en:
Responsable
Los responsables de la tarea, que se aseguran de que se realice según lo aprobado.
Apoyo
Recursos asignados a los responsables . A diferencia de los consultados , que pueden aportar información a la tarea, los de apoyo ayudan a completarla.

RASI

Se trata de una versión alternativa [12] del estándar RACI, prescindiendo de la participación consultada y sustituyéndola por:
Apoyo
Recursos que juegan un papel de apoyo en la implementación.

RACI + F

Esta es una versión ampliada del RACI estándar, con un tipo de participación adicional: Facilitar. Esta variación fue introducida por Christophe Le Coent en 2012. [13] Coent sostuvo que el rol de facilitador o entrenador es importante en los entornos de desarrollo de software ágil y, por lo tanto, debería incluirse explícitamente en el RAM. [13] El uso del RAM en entornos ágiles se considera polémico porque algunos profesionales creen que todos los que trabajan en un equipo ágil deberían ser corresponsables y rendir cuentas. [14]
Facilita
Facilitar actividades durante un proyecto Scrum.

RACIQ

Esta es una versión ampliada del RACI estándar, con un tipo de participación adicional:
Revisión de calidad
Aquellos que verifican si el producto cumple con los requisitos de calidad.

RACI-VS

Esta es una versión ampliada [3] del RACI estándar, con dos tipos de participación adicionales:
Verificador
Aquellos que verifican si la estructura de descomposición del producto cumple con los criterios de aceptación de pruebas de aceptación establecidos en la descripción del producto .
Signatario
Quienes aprueban la decisión de verificación y autorizan la entrega del producto. El firmante debe ser la parte responsable de su éxito.

EL CAIRO

Esta es una versión ampliada [15] del estándar RACI, también conocido como RACIO [16] con un tipo de participación adicional.
Fuera del circuito (u omitido )
Designar personas o grupos que no participan específicamente en la tarea. Especificar que un recurso no participa puede ser tan beneficioso para la finalización de una tarea como especificar quiénes sí participan.

DACI

Otra versión que se ha utilizado para centralizar la toma de decisiones y aclarar quién puede reabrir las discusiones. [17]
Conductor
Un solo conductor de un proyecto global, como la persona que conduce un coche.
Aprobador
Uno o más aprobadores que toman la mayoría de las decisiones del proyecto y son responsables si éste falla.
Colaboradores
Son las abejas obreras las que se encargan de los resultados y con las que existe una comunicación bidireccional.
Informado
Aquellos que se ven afectados por el proyecto y a quienes se les proporciona estatus e información de las decisiones; y con quienes existe una comunicación unidireccional.

RÁPIDO

Otra herramienta utilizada para clarificar los roles de decisión y así mejorar la toma de decisiones, es RAPID , la cual fue creada y es una marca registrada de Bain & Company .
Recomendar
El papel de recomendación suele suponer el 80 por ciento del trabajo necesario para tomar una decisión. El recomendador reúne información pertinente y propone un plan de acción (en ocasiones, alternativas), con sus pros y sus contras, para que las opciones del responsable de la toma de decisiones sean lo más claras, sencillas y oportunas posibles.
Aceptar
El rol de acuerdo representa una aprobación formal de una recomendación. El "A" y el "R" deben trabajar juntos para llegar a una propuesta mutuamente satisfactoria para presentarla al responsable de la toma de decisiones. Pero no todas las decisiones necesitarán un rol de acuerdo, ya que este suele reservarse para aquellas situaciones en las que se requiere algún tipo de aprobación regulatoria o de cumplimiento.
Llevar a cabo
El rol de desempeño define quién es responsable de ejecutar o implementar la decisión una vez tomada. Las empresas que aplican las mejores prácticas suelen definir las P y recopilar sus aportes al comienzo del proceso.
Aporte
El rol de “introductor” proporciona información y hechos relevantes para que el que recomienda y el que toma la decisión puedan evaluar todos los hechos relevantes para tomar la decisión correcta. Sin embargo, el rol de “yo” es estrictamente consultivo. Los recomendadores deben considerar todos los aportes, pero no tienen que reflejar todos los puntos de vista en la recomendación final.
Decidir
El rol de decisión es para la única persona que en última instancia es responsable de tomar la decisión final, comprometer al grupo a la acción y garantizar que la decisión se implemente.

RATA

Otra herramienta utilizada en el diseño organizacional o análisis de roles.
Responsabilidad
Identifique quién está a cargo de garantizar que el trabajo se realice.
Autoridad
Identificar quién tiene el poder de decisión final sobre el trabajo.
Tarea
Identificar quién hace realmente el trabajo.
Apoyo
Identificar quién está involucrado para brindar apoyo al trabajo.
Informado
Identificar a quién se le informa que el trabajo se ha realizado (o se iniciará)

DRASCI

Una variante de RASCI desarrollada por tres teóricos de Whitehall (Kane, Jackson, Gilbert). Este esquema está adaptado para su uso en entornos de gestión de matrices y solo se diferencia de RASCI en que tiene una función adicional de controlador y una definición más limitada de soporte :
Conductor
Individuo o grupo que ayuda a los responsables de realizar una tarea, ya sea elaborando material complementario o estableciendo plazos de entrega en línea con el objetivo general del individuo o grupo responsable del logro general del objetivo. La distinción entre impulsor y apoyo radica en que el primero refuerza y ​​aclara los parámetros de la tarea en nombre de los responsables , mientras que el segundo se refiere a quienes ayudan a los responsables a alcanzar una meta determinada.

Prueba de calidad de la energía

Una versión desarrollada en la Universidad de Tokio y el MIT para la gestión de proyectos basada en modelos. El conjunto de roles de PDQA corresponde a la demanda de capacidades de los equipos. Los roles incluyen aquellos para trabajar en el alcance, manejar dependencias como coordinación y manejar excepciones a través de la detección de errores y decisiones en toda la organización del proyecto. PDQA se utiliza en el modelado basado en agentes para simular el suministro de estas capacidades por parte de los equipos en los proyectos. [18]
Primario
Proporciona un esfuerzo basado en habilidades dentro de la capacidad para completar el alcance y también gestiona las dependencias a través de la coordinación.
Decisión
Maneja cualquier decisión, incluidas las decisiones de alcance aceptable y de manejo de excepciones que conducen a la repetición del trabajo. (No genera un alcance nominal).
Calidad
Revisa el alcance a medida que avanza para detectar mala calidad y lo eleva al responsable de la toma de decisiones según corresponda. (No incluye alcance nominal general).
Asistir
Proporciona esfuerzo basado en habilidades con capacidad para completar el alcance, en asistencia al primario. (No gestiona dependencias mediante coordinación).

DCI

Un conjunto mínimo de categorías de toma de decisiones utilizadas en el diseño organizacional o el análisis de roles.
Tomador de decisiones
Personas que toman la decisión y son responsables de su impacto en el negocio.
Consultado
Personas responsables de brindar orientación basada en experiencia y conocimientos funcionales, destacando problemas y planteando alternativas para apoyar al tomador de decisiones.
Informado
Se notifica a las partes interesadas afectadas después de que se haya tomado la decisión y se les informa quiénes deberán respaldar la ejecución de la decisión.

Rasceio

Para utilizar cuando se trabaja en cuestiones de gobernanza, riesgo, cumplimiento (GRC) y subcontratación:

Responsable
Responsable
Apoyo
Consultar
Ejecutar
Terceros contratados para ejecutar actividades de conformidad con un acuerdo de nivel de servicio
Informar
Descripción general
Roles clave de GRC, como propietario del riesgo, propietario de la política, donde la responsabilidad está delegada, pero se necesita un rol para supervisar si todas las responsabilidades encajan entre sí.

LACTI

Liderar, Responsable, Consultar, Encargado, Informado

Variaciones

También existen diversas variaciones en el significado de los tipos de participación de RACI:

RACI (esquema alternativo)

Existe una codificación alternativa , menos difundida pero utilizada por algunos profesionales y software de mapeo de procesos, que modifica la aplicación de los códigos R y A del esquema original. La metodología general sigue siendo la misma, pero esta alternativa evita la posible confusión de los términos accountable y responsible , que pueden ser comprendidos por los profesionales de la gestión pero no siempre tan claramente diferenciados por otros:
Responsable
Los responsables de la ejecución de la tarea. Debe haber exactamente una persona con esta tarea para cada tarea.
Ayuda
Aquellos que ayudan a completar la tarea.
Consultado
Aquellos cuyas opiniones se buscan y con quienes existe una comunicación bidireccional.
Informado
Aquellos que se mantienen actualizados sobre el progreso y con quienes existe una comunicación unidireccional.

ARCI (decisiones)

Esta alternativa se centra únicamente en documentar quién tiene la autoridad para tomar determinadas decisiones. Esto puede funcionar en grupos de trabajo de todos los tamaños.
Responsable
Autorizado para aprobar una respuesta a la decisión.
Responsable
Responsable de recomendar una respuesta a la decisión.
Consultado
Aquellos cuyas opiniones se buscan y con quienes existe una comunicación bidireccional.
Informado
Aquellos que son informados después de tomada la decisión y con quienes existe una comunicación unidireccional.

Véase también

Citas

  1. ^ "9.1.2.1 Organigramas y descripciones de puestos". Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (5.ª ed.). Project Management Institute . 2013. pág. 262. ISBN 978-1-935589-67-9.
  2. ^ Jacka, Mike; Keller, Paulette (2009). Mapeo de procesos de negocio: mejora de la satisfacción del cliente . John Wiley and Sons . pág. 257. ISBN 978-0-470-44458-0.
  3. ^ ab Blokdijk, Gerard (2008). Guía de SLA de acuerdo de nivel de servicio: libro de SLA, plantillas para la gestión de nivel de servicio y formularios de acuerdo de nivel de servicio. Una forma rápida y sencilla de redactar su SLA . Lulu. p. 81. ISBN 978-1-921523-62-5.
  4. ^ ab Project Management Institute 2021, §4.6.6 Enfoque en el valor.
  5. ^ Cleland, David; Ireland, Lewis (2006). Gestión de proyectos: diseño estratégico e implementación . McGraw-Hill Professional . pág. 234. ISBN. 0-07-147160-X.
  6. ^ Brennan, Kevin (2009). Guía del conjunto de conocimientos sobre análisis empresarial (Guía BABOK) . Instituto Internacional de Análisis Empresarial. pág. 29. ISBN 978-0-9811292-1-1.
  7. ^ abcd Smith, Michael L.; Erwin, James. "Role & Responsibility Charting (RACI)" (PDF) . Capítulo del Inland Empire de California del Project Management Institute . pág. 5. Archivado desde el original el 16 de septiembre de 2022 . Consultado el 18 de mayo de 2023 .
  8. ^ Tiziana Margaria : Aprovechamiento de aplicaciones de métodos formales, verificación y validación: Actas del 4º Simposio internacional sobre aprovechamiento de aplicaciones , parte 1, Springer, 2010, pág. 492
  9. ^ Guía de los fundamentos de la gestión de proyectos. Project Management Institute. 2000. pág. 111. ISBN 1-880410-22-2.
  10. ^ Hightower, Rose (2008). Políticas y procedimientos de control interno . John Wiley & Sons. pág. 83. ISBN 978-0-470-28717-0.
  11. ^ Baker, Dean (2009). Gestión de proyectos multiempresa: maximización de los resultados empresariales mediante la colaboración estratégica . J Ross. pág. 58. ISBN 978-1-60427-035-8.
  12. ^ Mikes, Joe; Denton, Tara (2011). La capacitación acelera la mejora continua. Ingeniería del ciclo de vida.
  13. ^ ab "La Matriz RACI+F - Scrum Alliance". www.scrumalliance.org . Archivado desde el original el 16 de octubre de 2017 . Consultado el 10 de agosto de 2022 .
  14. ^ "Matriz RACI | Definición y ejemplo | Cómo hacerlo".
  15. ^ Bolman, Lee (2008). Reformular las organizaciones: arte, elección y liderazgo. John Wiley & Sons. pág. 112. ISBN 978-0-7879-8799-2.
  16. ^ Dickstein, Dennis (2008). Sin excusas: un enfoque de procesos de negocios para gestionar el riesgo operativo . John Wiley & Sons. ISBN 978-0-470-48110-3.
  17. ^ Kendrick, Tom (2006). Resultados sin autoridad: controlar un proyecto cuando el equipo no te rinde cuentas. AMACOM Books, división de la American Management Association. p. 106. ISBN 0-8144-7343-1.
  18. ^ Moser, BR; Wood, RT (2015). "Diseño de programas complejos como sistemas sociotécnicos". Ingeniería concurrente en el siglo XXI . Springer. págs. 197–220. doi :10.1007/978-3-319-13776-6_8. ISBN 978-3-319-13775-9.

Referencias

Enlaces externos