En la contabilidad de acumulación , el principio de correspondencia dicta que un gasto debe reportarse en el mismo período en el que se obtienen los ingresos correspondientes. El principio de reconocimiento de ingresos establece que los ingresos deben registrarse en el período en el que se obtienen, independientemente de cuándo se transfiera el efectivo. Al reconocer los costos en el período en que se incurren, una empresa puede determinar cuánto se gastó para generar ingresos, reduciendo así las discrepancias entre cuándo se incurren los costos y cuándo se obtienen los ingresos. Por el contrario, la contabilidad de caja requiere reconocer un gasto cuando se paga el efectivo, independientemente de cuándo se incurrió en el gasto. [1]
Si no existe una relación de causa a efecto (por ejemplo, una venta es imposible), los costos se reconocen como gastos en el período contable en el que expiran, es decir, cuando el producto o servicio se ha agotado o consumido (por ejemplo, bienes estropeados, caducados o de calidad inferior, o servicios que ya no se necesitan). Los gastos pagados por anticipado no se reconocen como gastos sino como activos hasta que se cumple una de las condiciones de calificación, lo que da lugar a su reconocimiento como gastos. Si no se puede establecer una conexión con los ingresos, los costos se reconocen inmediatamente como gastos (por ejemplo, costos generales de administración y de investigación y desarrollo).
Los gastos pagados por anticipado , como los salarios de los empleados o los honorarios de los subcontratistas pagados o prometidos, no se reconocen como gastos. Se consideran activos porque proporcionan beneficios futuros probables. Cuando se utiliza un gasto pagado por anticipado, se realiza un asiento de ajuste para actualizar el valor del activo. Por ejemplo, en el caso del alquiler pagado por anticipado, el costo del período se deduciría de la cuenta de alquiler pagado por anticipado. [2]
Existen dos tipos de cuentas de compensación para evitar ganancias y pérdidas ficticias que podrían surgir cuando se paga efectivo en períodos contables diferentes a aquellos en los que se reconocen los gastos . De acuerdo con el principio de correspondencia de la contabilidad de acumulación , los gastos se reconocen cuando se incurren en obligaciones, independientemente de cuándo se paga el efectivo. El efectivo puede pagarse antes o después de que se incurran las obligaciones (cuando se reciben los bienes o servicios), lo que da lugar a los dos tipos de cuentas siguientes:
Los gastos acumulados son pasivos con un momento o importe inciertos, pero la incertidumbre no es lo suficientemente significativa como para clasificarlos como una provisión . Un ejemplo es una obligación de pagar bienes o servicios recibidos, donde el efectivo se pagará en un período contable posterior . El importe se deduce de los gastos acumulados cuando se paga. Los gastos acumulados comparten características con los ingresos diferidos (o ingresos diferidos ), excepto que los ingresos diferidos involucran efectivo recibido de una contraparte, mientras que los gastos acumulados involucran obligaciones que se liquidarán más tarde.
Los gastos diferidos (o gastos pagados por anticipado o pagos anticipados ) son activos , como el efectivo pagado por bienes o servicios que se recibirán en un período contable posterior . Cuando se cumple la promesa de pago, se reconoce la partida de gasto relacionada y se deduce el mismo importe de los pagos anticipados . Los gastos diferidos comparten características con los ingresos acumulados (o activos acumulados ), pero difieren en que los gastos diferidos implican efectivo pagado por bienes o servicios futuros, mientras que los ingresos acumulados implican efectivo a recibir por bienes o servicios ya entregados.
Por ejemplo, si un proveedor suministra bienes en un período contable pero los paga en un período posterior, esto crea un gasto acumulado . Este ajuste evita un aumento ficticio en el valor de la empresa receptora igual al aumento de su inventario ( activos ) por el costo de los bienes recibidos pero aún no pagados. Sin un gasto acumulado de este tipo , una venta de estos bienes en el período en que se suministraron daría lugar a un inventario no pagado (reconocido como un gasto pero no incurrido realmente) que compensaría los ingresos de la venta ( ingresos ). Esto daría lugar a una ganancia ficticia en el período de venta y una pérdida ficticia en el período de pago, ambas iguales al costo de los bienes vendidos.
Los costos del período , como los salarios de oficina o los gastos de venta, se reconocen inmediatamente como gastos y se compensan con los ingresos del período contable . Los costos del período no pagados se registran como gastos acumulados (pasivos) para garantizar que estos costos no compensen falsamente los ingresos del período y creen una ganancia ficticia. Por ejemplo, si un representante de ventas gana una comisión en el momento de la venta (o entrega) pero es compensado en la semana siguiente, en el siguiente período contable, la empresa reconoce la comisión como un gasto en su estado de resultados actual para que coincida con los ingresos de la venta (ingresos). La comisión se registra como gastos acumulados en el período de venta para evitar una ganancia ficticia. Luego se deduce de los gastos acumulados en el período posterior para evitar una pérdida ficticia cuando se compensa al representante.
Un gasto diferido (también conocido como gasto pagado por anticipado o prepago ) es un activo que representa costos que han sido pagados pero aún no se han reconocido como gastos de acuerdo con el principio de correspondencia.
Por ejemplo, cuando los períodos contables son mensuales, una porción de 11/12 de un costo de seguro pagado anualmente se registra como gastos pagados por adelantado . Cada mes posterior, 1/12 de este costo se reconoce como un gasto , en lugar de registrar el monto total en el mes en que se facturó. La porción restante del costo, aún no reconocida, permanece como pagos anticipados (activos) para evitar que se convierta en una pérdida ficticia en el mes de facturación y una ganancia ficticia en otros meses.
De manera similar, el efectivo pagado por bienes y servicios no recibidos al final del período contable se agrega a los pagos anticipados . Esta práctica evita que el gasto se registre como una pérdida ficticia en el período de pago y como una ganancia ficticia en el período en que se reciben los bienes o servicios. El costo no se reconoce en el estado de resultados (también conocido como ganancias y pérdidas o P&L) durante el período de pago, sino que se registra como un gasto en el período en que los bienes o servicios se reciben realmente. En ese momento, el monto se deduce de los pagos anticipados (activos) en el balance general .
La depreciación asigna el costo de un activo a lo largo de su vida útil esperada de acuerdo con el principio de correspondencia. Por ejemplo, si se compra una máquina por $100,000, tiene una vida útil de 10 años y produce la misma cantidad de bienes cada año, entonces $10,000 del costo (es decir, $100,000 divididos por 10 años) se asignan a cada año. Este enfoque evita cargar la totalidad de los $100,000 en el primer año y nada en los nueve años posteriores. Al hacer coincidir los costos con las ventas, la depreciación proporciona una representación más precisa del desempeño financiero de la empresa, aunque crea una discrepancia temporal entre las ganancias o pérdidas y la posición de efectivo de la empresa.