Un proceso de fase (también conocido como proceso en cascada ) es una técnica de gestión de proyectos en la que una iniciativa o proyecto (por ejemplo, desarrollo de nuevos productos , desarrollo de software , mejora de procesos , cambio de negocio ) se divide en distintas etapas o fases , separadas por puntos de decisión (conocidos como puertas ).
En cada puerta, la continuación la decide (normalmente) un gerente, un comité directivo o una junta de gobierno. La decisión se toma en función de las previsiones y la información disponible en ese momento, incluido el caso de negocio , el análisis de riesgos y la disponibilidad de los recursos necesarios (p. ej., dinero, personas con las competencias correctas).
Un enfoque gradual en las decisiones de inversión para el desarrollo surgió en proyectos a gran escala de ingeniería mecánica y química, particularmente desde la década de 1940. [ cita necesaria ] Una fuente describió ocho fases. [1] En 1958, la Asociación Estadounidense de Ingenieros de Costos creó cuatro clasificaciones de tipos de estimación de costos estándar para coincidir con estas fases de desarrollo y aprobación. [2] Otras industrias con productos y proyectos complejos retomaron el proceso. Por ejemplo, la NASA practicó el concepto de desarrollo por fases en la década de 1960 con su planificación de proyectos por fases o lo que a menudo se denomina proceso de revisión por fases . El proceso de revisión por fases tenía como objetivo dividir el desarrollo de cualquier proyecto en una serie de fases que pudieran revisarse individualmente en secuencia. Los puntos de revisión al final de cada fase requerían que se cumplieran una serie de criterios antes de que el proyecto pudiera avanzar a la siguiente fase. [3] El proceso de revisión por fases constaba de cinco fases con revisiones periódicas de desarrollo entre fases. [4] El proceso de revisión por fases de la NASA se considera un proceso de primera generación porque no tomó en consideración el análisis de los mercados externos en el desarrollo de nuevos productos. [3]
La variante del proceso en cascada surgió a través de la publicación del artículo de Winston Royce sobre grandes desarrollos, ya que ilustraba el trabajo que descendía en cascada desde cada fase como una serie de cascadas desde las cuales el trabajo no podía regresar a una fase anterior. [5]
Los procesos de puerta de fase a menudo se denominan carga inicial o gran diseño inicial .
La mayoría de las empresas sufren por tener demasiados proyectos en sus carteras de desarrollo de productos, para los limitados recursos disponibles. Las "puertas con dientes" ayudan a podar la cartera de desarrollo de proyectos débiles y a hacer frente a una cartera de proyectos estancada. Además, una estrategia de innovación sólida, junto con categorías estratégicas, reorienta los recursos hacia iniciativas de desarrollo de alto valor.
Tenga en cuenta que las puertas no son simplemente puntos de revisión de proyectos, informes de estado o actualizaciones de información. Más bien, son reuniones de toma de decisiones difíciles, donde se toman decisiones críticas de ir/matar y priorizar los proyectos. Por lo tanto, las puertas se convierten en puntos de control de calidad en el proceso, lo que garantiza que los proyectos correctos avancen y se completen correctamente.
Gates debe tener criterios claros y visibles para que los altos directivos puedan tomar decisiones de ir/matar y priorizar de manera objetiva. Lo más importante es que estos criterios deben ser efectivos, es decir, deben ser operativos (fáciles de usar), realistas (hacer uso de la información disponible) y discriminatorios (diferenciar los buenos proyectos de los mediocres). Estos criterios pueden ser:
A continuación se muestra una lista de muestra de criterios, a partir de la cual se puede desarrollar un cuadro de mando que luego se puede utilizar para calificar proyectos en una reunión inicial.
Si las respuestas son "no" o "bajas" a muchas de estas preguntas, la decisión debería ser devolver el proyecto para su reconsideración (por ejemplo, para ajustar el alcance, los plazos, la financiación o la solución) o cancelarlo. en total. [6]
Las ventajas de utilizar el proceso de fase para el desarrollo de productos generalmente resultan de su capacidad para identificar problemas y evaluar el progreso antes de la conclusión del proyecto. Los proyectos con bajo rendimiento pueden rechazarse mediante un uso disciplinado del proceso. El uso del proceso de fase en un proyecto grande puede ayudar a reducir la complejidad de lo que podría ser un proceso de innovación grande y limitante a un enfoque sencillo basado en reglas. Cuando un proceso de fase incorpora herramientas de análisis fiscal y de costos, como el valor actual neto , la organización puede potencialmente recibir información cuantitativa sobre la viabilidad de desarrollar ideas de productos potenciales. Finalmente, el proceso es una oportunidad para validar el caso de negocio actualizado por parte de los patrocinadores ejecutivos de un proyecto. [7]
Un problema con el proceso de fase es la posibilidad de que la organización estructural interfiera con la creatividad y la innovación, ya que los procesos demasiado estructurados pueden reducir la importancia de la creatividad y obstaculizar el proceso de innovación, en gran medida iterativo. [ cita necesaria ]
El embudo de gestión de oportunidades es una representación visual de la toma de decisiones en fase. La gestión de oportunidades se define como "un proceso para identificar oportunidades comerciales y de desarrollo comunitario que podrían implementarse para sostener o mejorar una economía local". [8] Los componentes de la gestión de oportunidades son:
El objetivo del embudo de gestión de oportunidades es eliminar ideas débiles o malas antes de que se aporte dinero o recursos para aprovechar estas oportunidades. El beneficio del embudo de gestión de oportunidades cuando se utiliza la toma de decisiones por fases es que el embudo genera eficiencias donde las ideas débiles se eliminan de manera eficiente dejando un conjunto sólido de alternativas viables. Para cumplir su mandato, el embudo de gestión de oportunidades filtra la gama más amplia de oportunidades y garantiza que todos los sectores prioritarios estén representados. Al seleccionar qué oportunidades filtrar a través del proceso, los desarrolladores económicos deben ser conscientes de que inicialmente no hay malas ideas ni límites. Las alternativas inviables se filtrarán a lo largo del proceso mediante un proceso de toma de decisiones por fases.
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