Una oficina virtual es parte de la industria del espacio de trabajo flexible que brinda a las empresas cualquier combinación de servicios, espacio y/o tecnología, sin que esas empresas tengan que asumir los gastos de capital que implica poseer o alquilar una oficina tradicional.
Una oficina virtual puede ser utilizada por emprendedores, trabajadores autónomos y pequeñas empresas que no necesitan o no pueden permitirse un espacio de oficina tradicional. También puede ser utilizada por empresas más grandes que quieran establecer una presencia en una ubicación específica sin comprometerse con un contrato de alquiler a largo plazo.
Algunos proveedores de oficinas virtuales ofrecen servicios adicionales como alquiler de salas de reuniones, asistencia administrativa y servicios de recepción en directo. Estos servicios suelen prestarse de forma remota, pero algunos proveedores de oficinas virtuales también disponen de un espacio físico de oficina donde los clientes pueden tener acceso a estos servicios. Esta puede ser una opción atractiva para las empresas que quieren proyectar una imagen profesional sin el coste de una oficina a tiempo completo.
Los servicios de oficina virtual comenzaron en la década de 1960 como oficinas con servicios y han evolucionado con la tecnología para incluir una amplia variedad de personal, espacio físico, almacenamiento digital y servicios de comunicación. [1] Los clientes pagan una tarifa contractual por estos servicios que pueden ofrecerse a la carta, como paquetes o suscripción de membresía. El concepto es popular entre empresas de todos los tamaños, incluidos los empresarios autónomos. Uno de los principales atractivos de la oficina virtual es la flexibilidad que ofrece a los empleados y autónomos para trabajar desde una oficina satélite, una oficina en casa , una ubicación remota o incluso sobre la marcha a través de un dispositivo móvil. Al mismo tiempo, una empresa puede ofrecer a sus clientes y empleados una oficina en casa estable con acceso a comodidades como recepcionista, salas de conferencias, espacio de escritorio, buzones de correo, impresión y fax en una dirección permanente, que son propiedad y mantenidas por el proveedor de la oficina virtual o un tercero.
En 2021, varias empresas se propusieron solucionar los desafíos de las reuniones virtuales. Esto llevó a la aparición del software de oficina virtual. Cuando se hace referencia a una empresa que tiene una oficina virtual, ya no se hace referencia a un conjunto estándar de servicios comerciales, sino a un espacio virtual para que los empleados se reúnan y realicen actividades relacionadas con la empresa. [ cita requerida ]
Los proveedores de oficinas virtuales también pueden incluir capital digital como almacenamiento en la nube , alojamiento web , correo electrónico y otras aplicaciones basadas en la web. [ cita requerida ]
Además, según la investigación, las actitudes y políticas de los empleadores en la plataforma virtual afectan la vida personal y la productividad de sus empleados. Los empleados serán más productivos si creen que su empresa confía en ellos, los reconoce, se preocupa por ellos y recibe la capacitación adecuada (incluidos los procesos en línea, etc.), la gestión de proyectos y el apoyo para realizar sus tareas de manera productiva. Cuando los empleados no tienen que gastar tiempo, dinero o recursos en el transporte entre el hogar y el trabajo, esto impacta positivamente en la productividad de los empleados. Es por eso que se hizo necesario crear un entorno de software adecuado para garantizar el funcionamiento de estos procesos. [2]
El concepto de oficina virtual tiene sus raíces antes y durante la Revolución Industrial , donde se han establecido paralelismos con los estilos de trabajo actuales, en particular el trabajo desde casa. [3] El concepto de oficina virtual es una evolución de la tradicional oficina ejecutiva . A medida que el alquiler de una oficina ejecutiva se volvía cada vez más impráctico para ciertos tipos y etapas de las empresas, naturalmente abrió la puerta a un concepto de oficina virtual. [4]
A mediados del siglo XX, los profesionales y ejecutivos comenzaron a examinar formas de hacer un uso más eficiente del creciente costo de los bienes raíces, el personal y otros capitales. A continuación se presentan algunos hitos en la evolución resultante de la oficina virtual, junto con la aparición de tecnologías que ayudan a dar forma a la industria. [ cita requerida ]
El factor más importante en la expansión de las oficinas virtuales fue la transición forzada al trabajo remoto durante la pandemia de COVID-19.
La sociedad introdujo rápidamente el trabajo remoto, por lo que las nuevas tecnologías y sistemas operativos deben probarse y entrenarse adecuadamente. [15]
La comunicación y el conocimiento de los demás miembros del equipo surgen de forma natural cuando todos trabajan en el mismo lugar, por lo que, cuando se trabaja de forma remota, los empleados y los gerentes deben esforzarse más por mantener las relaciones con los colegas. Los nuevos empleados deben aprender hábitos organizacionales incluso mientras trabajan de forma remota. [16]
La infraestructura de la oficina virtual puede incluir una variedad de ubicaciones y servicios físicos, así como servicios digitales. La infraestructura se comparte entre personas y entidades, lo que permite que los recursos se utilicen de manera más eficiente. Esto permite a los usuarios la flexibilidad de alquilar o utilizar únicamente los servicios que necesitan. [ cita requerida ]
El coworking es una tendencia relacionada con los espacios de trabajo flexibles que pone énfasis en la interacción de los usuarios entre sí para crear una cultura organizacional sin trabajar para la misma empresa. De manera similar a las oficinas virtuales, los espacios de coworking ofrecen espacios de trabajo con servicios y los clientes pueden usarlos según sus necesidades.
La tecnología de realidad virtual es otra tendencia que pronto podría afectar a las oficinas virtuales. Las aplicaciones de realidad virtual tienen la capacidad de crear espacios de oficina que son espacios físicos dentro del mundo virtual donde los usuarios pueden reunirse y trabajar codo a codo. [17]