Una intranet es una red informática para compartir información, facilitar la comunicación, herramientas de colaboración, sistemas operativos y otros servicios informáticos dentro de una organización, generalmente con exclusión del acceso por parte de personas externas. [1] El término se utiliza en contraste con las redes públicas, como Internet , pero utiliza la misma tecnología basada en el conjunto de protocolos de Internet . [2]
Una intranet que abarque a toda la organización puede constituir un importante punto focal de comunicación y colaboración interna, y proporcionar un único punto de partida para acceder a recursos internos y externos. En su forma más simple, una intranet se establece con las tecnologías para redes de área local (LAN) y redes de área amplia (WAN). [3] [4] [5] Muchas intranets modernas tienen motores de búsqueda , perfiles de usuario, blogs, aplicaciones móviles con notificaciones y planificación de eventos dentro de su infraestructura.
A veces se hace referencia a una intranet como una extranet . Si bien una intranet generalmente está restringida a los empleados de la organización, los clientes, proveedores u otras partes autorizadas también pueden acceder a las extranets. [6] Las extranets extienden una red privada a Internet con disposiciones especiales para la autenticación, autorización y contabilidad ( protocolo AAA ).
Cada vez más, las intranets se utilizan para ofrecer herramientas, por ejemplo, de colaboración (para facilitar el trabajo en grupo y las teleconferencias) o directorios corporativos, herramientas de gestión de ventas y relaciones con los clientes , gestión de proyectos , etc.
Las intranets también se están utilizando como plataformas para el cambio de la cultura corporativa. Por ejemplo, un gran número de empleados que discuten cuestiones clave en una aplicación de foro de intranet podría generar nuevas ideas en materia de gestión, productividad, calidad y otros temas corporativos.
En las intranets de gran tamaño, el tráfico de los sitios web suele ser similar al tráfico de los sitios web públicos y se puede entender mejor utilizando software de métricas web para hacer un seguimiento de la actividad general. Las encuestas de usuarios también mejoran la eficacia de los sitios web de intranet.
Las empresas más grandes permiten a los usuarios de su intranet acceder a Internet público a través de servidores de firewall. Tienen la capacidad de filtrar los mensajes entrantes y salientes, manteniendo intacta la seguridad. Cuando una parte de una intranet se hace accesible a los clientes y otras personas fuera de la empresa, se convierte en parte de una extranet . Las empresas pueden enviar mensajes privados a través de la red pública, utilizando un cifrado/descifrado especial y otras medidas de seguridad para conectar una parte de su intranet con otra.
Los equipos de experiencia de usuario, editorial y tecnología de la intranet trabajan juntos para producir sitios internos. Por lo general, las intranets son administradas por los departamentos de comunicaciones, recursos humanos o CIO de las grandes organizaciones, o alguna combinación de estos.
Debido al alcance y la variedad de contenidos y al número de interfaces de sistemas, las intranets de muchas organizaciones son mucho más complejas que sus respectivos sitios web públicos. Las intranets y su uso están creciendo rápidamente. Según el Intranet Design Annual 2007 de Nielsen Norman Group , el número de páginas en las intranets de los participantes fue en promedio de 200.000 durante los años 2001 a 2003 y ha crecido hasta un promedio de 6 millones de páginas durante el período 2005-2007. [7]
Productividad de la fuerza laboral : las intranets pueden ayudar a los usuarios a localizar y visualizar información más rápidamente y a utilizar aplicaciones relevantes para sus funciones y responsabilidades. Con la ayuda de una interfaz de navegador web , los usuarios pueden acceder a los datos almacenados en cualquier base de datos que la organización desee poner a disposición, en cualquier momento y (sujeto a las disposiciones de seguridad) desde cualquier lugar dentro de las estaciones de trabajo de la empresa, lo que aumenta la capacidad de los empleados para realizar su trabajo con mayor rapidez, precisión y confianza en que cuentan con la información correcta. También ayuda a mejorar los servicios que se ofrecen a los usuarios.
Tiempo : Las intranets permiten a las organizaciones distribuir información a los empleados según sea necesario ; los empleados pueden acceder a información relevante cuando lo deseen, en lugar de distraerse indiscriminadamente con el correo electrónico.
Comunicación : Las intranets pueden servir como herramientas poderosas para la comunicación dentro de una organización, iniciativas estratégicas verticales que tienen un alcance global en toda la organización. El tipo de información que se puede transmitir fácilmente es el propósito de la iniciativa y lo que la iniciativa pretende lograr, quién está impulsando la iniciativa, los resultados logrados hasta la fecha y con quién hablar para obtener más información. Al proporcionar esta información en la intranet, el personal tiene la oportunidad de mantenerse actualizado con el enfoque estratégico de la organización. Algunos ejemplos de comunicación serían el chat, el correo electrónico y/o los blogs. Un gran ejemplo del mundo real en el que una intranet ayudó a una empresa a comunicarse es cuando Nestlé tenía varias plantas de procesamiento de alimentos en Escandinavia. Su sistema de soporte central tenía que lidiar con una serie de consultas todos los días. [8] Cuando Nestlé decidió invertir en una intranet, rápidamente se dieron cuenta de los ahorros. McGovern dice que los ahorros de la reducción en las llamadas de consulta fueron sustancialmente mayores que la inversión en la intranet.
La publicación web permite mantener y acceder fácilmente a los conocimientos corporativos engorrosos en toda la empresa mediante tecnologías web e hipermedia . Entre los ejemplos se incluyen manuales para empleados, documentos de beneficios, políticas de la empresa, estándares comerciales, canales de noticias e incluso capacitación, a los que se puede acceder mediante estándares comunes de Internet (archivos Acrobat, archivos Flash, aplicaciones CGI). Debido a que cada unidad de negocios puede actualizar la copia en línea de un documento, la versión más reciente suele estar disponible para los empleados que usan la intranet.
Operaciones y gestión empresarial : Las intranets también se utilizan como plataforma para desarrollar e implementar aplicaciones que respalden las operaciones y decisiones empresariales en toda la empresa interconectada.
Flujo de trabajo : término colectivo que reduce los retrasos, como la automatización de la programación de reuniones y la planificación de vacaciones.
Rentabilidad : Los usuarios pueden ver la información y los datos a través de un navegador web en lugar de mantener documentos físicos como manuales de procedimientos, listas telefónicas internas y formularios de solicitud. Esto puede ahorrar potencialmente dinero a la empresa en impresiones, duplicación de documentos y en el medio ambiente, así como en gastos generales de mantenimiento de documentos. Por ejemplo, la empresa de gestión de recursos humanos PeopleSoft "obtuvo importantes ahorros de costos al trasladar los procesos de recursos humanos a la intranet". [8] McGovern continúa diciendo que el costo manual de la inscripción en los beneficios fue de 109,48 dólares estadounidenses por inscripción. "Trasladar este proceso a la intranet redujo el costo por inscripción a 21,79 dólares, un ahorro del 80 por ciento". Otra empresa que ahorró dinero en informes de gastos fue Cisco. "En 1996, Cisco procesó 54.000 informes y la cantidad de dólares procesados fue de 19 millones de dólares estadounidenses". [8]
Mejorar la colaboración : todos los usuarios autorizados pueden acceder fácilmente a la información, lo que permite el trabajo en equipo. Poder comunicarse en tiempo real a través de herramientas integradas de terceros, como un servicio de mensajería instantánea, promueve el intercambio de ideas y elimina los obstáculos a la comunicación para ayudar a impulsar la productividad de una empresa. [ cita requerida ]
Capacidad multiplataforma : hay navegadores web compatibles con estándares disponibles para Windows, Mac y UNIX.
Diseñado para un único público : muchas empresas dictan especificaciones informáticas que, a su vez, pueden permitir a los desarrolladores de intranets escribir aplicaciones que solo tienen que funcionar en un navegador (sin problemas de compatibilidad entre navegadores). Poder dirigirse específicamente al "espectador" es una gran ventaja. Dado que las intranets son específicas para cada usuario (requieren autenticación de base de datos/red antes de acceder), los usuarios saben exactamente con quién interactúan y pueden personalizar su intranet en función de su función (título del puesto, departamento) o individuo ("¡Felicitaciones, Jane, por tu tercer año en nuestra empresa!").
Promover una cultura corporativa común : cada usuario tiene la posibilidad de ver la misma información dentro de la intranet.
Admite una arquitectura informática distribuida : la intranet también se puede vincular al sistema de información de gestión de una empresa, por ejemplo, un sistema de control horario.
Compromiso de los empleados : dado que la "participación en la toma de decisiones" es uno de los principales impulsores del compromiso de los empleados, [9] ofrecer herramientas (como foros o encuestas) que fomenten la colaboración entre pares y la participación de los empleados puede hacer que estos se sientan más valorados e involucrados.
La mayoría de las organizaciones dedican recursos considerables a la planificación e implementación de su intranet, ya que es de importancia estratégica para el éxito de la organización. Parte de la planificación incluiría temas como la determinación del propósito y los objetivos de la intranet, [10] [11] la identificación de personas o departamentos responsables de la implementación y la gestión y la elaboración de planes funcionales, diseños y maquetaciones de páginas.
El personal adecuado también se aseguraría de que se organizaran los cronogramas de implementación y la eliminación gradual de los sistemas existentes, al tiempo que se definía e implementaba la seguridad de la intranet y se aseguraba de que se mantuviera dentro de los límites legales y otras restricciones. Para producir un producto final de alto valor, los planificadores de sistemas deberían determinar el nivel de interactividad deseado (por ejemplo, wikis , formularios en línea).
Los planificadores también pueden considerar si la entrada de nuevos datos y la actualización de los datos existentes se controlarán de forma centralizada o se delegarán. Estas decisiones se relacionan con las consideraciones de hardware y software (como los sistemas de gestión de contenido ), las cuestiones de participación (como el buen gusto, el acoso, la confidencialidad) y las características que se admitirán. [12]
Las intranets suelen ser sitios estáticos, una unidad compartida que almacena documentos de forma centralizada junto con artículos o comunicaciones internas (que suelen ser de una sola vía). Al recurrir a empresas especializadas en intranets "sociales", las organizaciones están empezando a pensar en cómo sus intranets pueden convertirse en un "centro de comunicación" para todo su equipo. La implementación real incluiría pasos como conseguir el apoyo y la financiación de la alta dirección, [13] realizar un análisis de los requisitos empresariales e identificar las necesidades de información de los usuarios.
Desde el punto de vista técnico, sería necesaria una instalación coordinada del servidor web y la red de acceso de usuarios, las aplicaciones de usuario/cliente necesarias y la creación de un marco de documento (o plantilla) para el contenido que se alojará. [14]
El usuario final debería participar en la prueba y promoción del uso de la intranet de la empresa, posiblemente mediante una metodología de adopción paralela o un programa piloto. A largo plazo, la empresa debería llevar a cabo mediciones y evaluaciones constantes, incluso mediante la comparación con otros servicios de la empresa. [15] [16]
Algunos aspectos no son estáticos.
Una estructura de intranet necesita personal clave comprometido con el mantenimiento de la intranet y la actualización de los contenidos. Para obtener comentarios sobre la intranet, se puede crear una red social a través de un foro en el que los usuarios indiquen qué les gusta y qué no les gusta.
El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea entró en vigor en mayo de 2018. Desde entonces, la protección de la privacidad de los empleados, clientes y otras partes interesadas (por ejemplo, consultores) se ha convertido en una preocupación cada vez más importante para la mayoría de las empresas (al menos, todas aquellas que tienen interés en mercados y países donde existen regulaciones para proteger la privacidad).
Una red privada empresarial es una red informática construida por una empresa para interconectar sus distintos sitios de la compañía (como sitios de producción, oficinas y tiendas) con el fin de compartir recursos informáticos.
A partir de la digitalización de las redes de telecomunicaciones, iniciada en los años 70 en Estados Unidos por AT&T [17] , e impulsada por el crecimiento de la disponibilidad y la demanda de sistemas informáticos, durante décadas se han construido redes empresariales sin necesidad de añadirles el término " privadas" . Las redes funcionaban a través de redes de telecomunicaciones y, al igual que en el caso de las comunicaciones de voz, se esperaba y se ofrecía un cierto grado de seguridad y confidencialidad.
Pero con la aparición de Internet en los años 90 llegó un nuevo tipo de red, las redes privadas virtuales , construidas sobre esta infraestructura pública, que utilizaban el cifrado para proteger el tráfico de datos de las escuchas clandestinas. Por eso, ahora las redes empresariales se denominan comúnmente redes privadas empresariales para aclarar que son redes privadas, en contraste con las redes públicas.
La red Unix de Internet e intranet proporciona un servicio de correo electrónico funcional en todo el mundo.
La tarea de transferencia de datos se divide en dos soluciones de red: una intranet utilizada para transferir datos entre los miembros de la formación a altas tasas de actualización para apoyar el vuelo en formación cerrada y una Internet utilizada para transferir datos entre las formaciones separadas a tasas de actualización más bajas.