Una organización virtual es una colección temporal o permanente de individuos, grupos, unidades organizativas u organizaciones enteras geográficamente dispersos que dependen de enlaces electrónicos para completar el proceso de producción (definición de trabajo [1] ). Las organizaciones virtuales no representan un atributo de una empresa, pero pueden considerarse como una forma organizativa diferente y cumplen los objetivos de la ciberdiplomacia .
Desafortunadamente, es bastante difícil encontrar una definición precisa y fija de nociones fundamentales como organización virtual o empresa virtual. [2] El término organización virtual surgió de la frase "realidad virtual", cuyo propósito es parecerse a la realidad mediante el uso de sonidos e imágenes electrónicos. [3] El término organización virtual implica las relaciones novedosas e innovadoras entre organizaciones e individuos. Tanto la tecnología como la globalización respaldan este tipo particular de organización. [4]
Virtual puede definirse como "que no existe físicamente como tal, pero está hecho mediante software para que parezca que existe", [5] en otras palabras, "irreal pero parece real". [6] Esta definición describe con precisión el principio rector de esta organización poco convencional, que desde el exterior tiene la forma de una corporación real (convencional), pero que en realidad no existe físicamente e implica un proceso enteramente digital que depende de asociados web independientes. [6] Así, las organizaciones virtuales se centran en la tecnología y sitúan la presencia física en un segundo plano. Las organizaciones virtuales poseen recursos físicos limitados ya que el valor se agrega a través del conocimiento (móvil) en lugar de equipos (inmóviles). [3]
Las organizaciones virtuales necesitan asociaciones, federaciones, relaciones, acuerdos y relaciones de alianza [4] , ya que esencialmente son redes de asociación de entidades organizativas diseminadas o corporaciones autónomas. [6]
Sin duda, la aparición del outsourcing en los años 80 jugó un papel importante, ya que su objetivo es erradicar los servicios internos improductivos y trasladar las dificultades fuera de la organización. [7] La subcontratación implica necesariamente asociaciones, ya que las empresas recurren a otros establecimientos. Así, este método puso de relieve la necesidad de alianzas y networking en una empresa y provocó un gran interés por nuevas disciplinas. De hecho, este proceso ha cambiado drásticamente la forma en que las organizaciones consideran a sus socios y ha aumentado su conciencia sobre los beneficios que pueden ofrecer las alianzas inteligentes. [7] Sin embargo, hasta principios de la década de 1980, este acuerdo organizativo extremadamente burocrático (que implicaba una toma de decisiones desafiante, compleja y más lenta) se consideraba adecuado para gestionar una gran cantidad de empleados. [8]
Los términos organización virtual, empresa virtual o corporación virtual se utilizaron por primera vez a principios de la década de 1990, como lo demuestra el trabajo de Jan Hopland, Roger N. Nagel, William H. Davidow y Malone. [9] La siguiente tabla nos permite comprender más específicamente sus teorías levemente distintivas:
Como se mencionó anteriormente, aún no existe una definición universal del término organización virtual. Aunque este concepto empezó a evolucionar hace mucho tiempo, todavía sigue avanzando en la actualidad. A continuación podemos observar el innovador modelo de organización virtual que se centra en la creación rápida y eficiente de productos de primera clase (utilizando las competencias centrales de cada socio). [8]
Las organizaciones virtuales están respaldadas por tecnologías primarias como Internet y la World Wide Web , EDI , telecomunicaciones , correos electrónicos , software colaborativo y videoconferencias . [10]
Las tecnologías de gestión del conocimiento que ayudan a las organizaciones virtuales comprenden: [10]
El EDI puede constituir una herramienta útil para las organizaciones virtuales, ya que transfiere información (en la forma adecuada que una computadora puede utilizar directamente) de una computadora a otra y no requiere la intervención de ningún individuo. El EDI podría ser un beneficio para las organizaciones virtuales de muchas maneras, ya que el intercambio de información entre asociados se facilita y es más eficiente que con la transferencia no electrónica: mejor gestión de inventario y rendimiento de envío , cantidad de tiempo ahorrado y fallas evitadas por el hecho de que los datos son necesarios. introducirse una sola vez, así como un aumento de la velocidad y precisión de los procesos. Sin embargo, utilizar EDI no es la opción óptima para ayudar a la comunicación dentro de una organización virtual, ya que este sistema carece de la flexibilidad necesaria para reacciones rápidas. [11]
Las organizaciones virtuales pueden contar con el respaldo de sistemas de software colaborativo , ya que ofrecen un núcleo compartido de información a los socios y una plataforma para colaborar independientemente de la posición física de los asociados. De esta manera, los sistemas de software colaborativo pueden ayudar a los asociados a realizar un seguimiento del ritmo de progreso del trabajo realizado de manera que puedan cooperar en el proyecto sin preocuparse por las barreras geográficas. Sin embargo, de manera similar al EDI , el software colaborativo no es la decisión ideal para ayudar a la comunicación dentro de una organización virtual, ya que no permitiría a la organización formar rápidamente una alianza para responder a una oportunidad de mercado , aunque ofrece más flexibilidad que EDI . [11]
Muchas empresas virtuales han elegido la WWW basada en Internet para apoyar la comunicación organizacional, ya que constituye una alternativa práctica a la inflexibilidad del EDI y el software colaborativo . Aunque ayudar a los asociados de organizaciones virtuales a comunicarse no era el propósito inicial de la WWW , sigue siendo relevante para esta categoría de organizaciones. La web permite a todos los compañeros de trabajo (incluso los aislados) compartir sus pensamientos, opiniones y cada parte de cualquier misión mutua, ya que fue diseñada para ser una especie de recopilación de datos del conocimiento de los individuos . [11]
A pesar de las ventajas que ofrece, puede resultar bastante difícil para quienes están familiarizados con el grupo de trabajo convencional liderar una organización virtual. Así, se transmiten grandes riesgos con el desafío de trabajar virtualmente ya que esta nueva estructura organizacional implica varias cuestiones. [15] Algunas personas piensan erróneamente que los desafíos solo provienen de la gestión de la tecnología , pero no debemos olvidar la importancia de los seres humanos. Es evidente que la tecnología de la información ofrece una plataforma eficiente y en gran medida beneficiosa , pero no debemos descuidar la necesidad, especialmente en una organización virtual, de las habilidades y la manera de colaborar de los individuos. [dieciséis]
La comunicación es un factor crucial en una organización virtual ya que es responsable de su eficiencia e incluso de su supervivencia. Las organizaciones virtuales implican varios trabajadores autónomos e internacionales, lo que también implica desafíos como diferentes zonas horarias y barreras idiomáticas. La colaboración entre asociados también puede volverse bastante complicada, ya que este tipo de organización denota sólo una ligera interacción cara a cara . Así, se puede observar una falta de múltiples enfoques de comunicación en las organizaciones virtuales. [15]
La cultura constituye un elemento esencial en cualquier organización de cualquier tipo. Sin embargo, las organizaciones virtuales tienen que estar aún más atentas a esta noción, ya que implican un liderazgo compartido entre el equipo, que está compuesto por trabajadores autosuficientes de todo el mundo. Las organizaciones virtuales deben encontrar una manera de superar las diferencias culturales , que implican enfoques diferentes de trabajo (como el tiempo y los plazos) y de vida (puntualidad, por ejemplo), en otras palabras, filosofías distintivas. Por tanto, la organización virtual debe exegetar el respeto por las diferencias entre el equipo. [15]
Gestionar virtualmente con éxito requiere una valiosa comunicación y cooperación entre el equipo. Las percepciones entre los socios pueden ser bastante diferentes y dar lugar a conflictos relacionados con la gestión de la organización virtual. Así, es más que necesario que los asociados construyan una relación sólida a pesar del obstáculo de la distancia [15]. La confianza también es una cuestión crucial ya que un liderazgo compartido entre compañeros de trabajo implica, en consecuencia, la pérdida de control sobre determinadas funciones confiadas a otros asociados. [17]
Las organizaciones virtuales dependen completamente de la tecnología , ya que están completamente basadas en Internet. Es más que necesario que los individuos involucrados en una sociedad posean herramientas tecnológicas similares de sus asociados. Los problemas de compatibilidad resultantes del hardware y software , como el sistema operativo , así como el software de cierta computadora, pueden perturbar la eficiencia de la organización virtual. Por ejemplo, la aparición de problemas de incompatibilidad (dificultad para integrar información generada con herramientas diferentes) con respecto al hardware o software afectaría dramáticamente los procesos y el desempeño de las organizaciones virtuales, ya que dependen de estas herramientas. Instituir, defender y difundir un conocimiento común definido entre los socios es una de las cuestiones fundamentales para la gestión de las organizaciones virtuales. La seguridad y la protección de datos también constituyen un desafío importante, ya que toda la información relativa a las organizaciones virtuales se transmite y recopila digitalmente. [15] Las organizaciones virtuales deben realizar un control y evaluación continuo de la tecnología utilizada para evitar quedar desactualizadas y perder oportunidades. [18]
La organización virtual implica costos considerables. Entre los costos de instalación y equipo y los costos de mantenimiento, la factura puede volverse bastante elevada rápidamente. También constituye un desafío medir, evaluar y rastrear el trabajo realizado dentro de los diferentes departamentos de la infraestructura virtual. Esto podría provocar que los socios incumplieran los plazos, la necesidad de reelaborar y, por tanto, una pérdida de eficiencia y beneficios. [15]