La gestión de resúmenes es el proceso de aceptación y preparación de resúmenes para su presentación en una conferencia académica . El proceso consiste en la presentación por invitación o propuesta de un resumen o resumen del trabajo. El resumen generalmente establece la hipótesis, las herramientas utilizadas en la investigación o investigación, los datos recopilados y un resumen o interpretación de los datos.
Los resúmenes suelen someterse a una revisión por pares, tras lo cual son aceptados o rechazados por el presidente o el comité de la conferencia y luego asignados a las sesiones de la conferencia. Los resúmenes pueden presentarse como una charla oral o como un póster ilustrado durante el evento. Los resúmenes a menudo se publican antes o después del evento como actas de la conferencia o en revistas académicas o en línea. En algunos casos, puede ser necesario el envío de un artículo completo antes de la aceptación final. En algunos campos (por ejemplo, informática), la mayoría de las conferencias y talleres principales solicitan el envío de artículos completos (en lugar de solo resúmenes) y los comités del programa académico revisan por pares el artículo completo a un estándar comparable a la publicación en una revista antes de aceptar un artículo para su presentación en la conferencia y publicarlo en una serie de actas editadas.
El proceso de gestión de resúmenes está estrechamente vinculado a la necesidad de brindar educación continua a los profesionales, especialmente educación médica continua . Muchas reuniones anuales organizadas por sociedades de especialidades brindan horas de crédito educativo para que los asistentes puedan mantenerse actualizados en el campo y mantener sus certificaciones profesionales.
Históricamente, la gestión de resúmenes era un proceso manual que requería mucho tiempo y el manejo de grandes cantidades de papel, lo que generaba una considerable carga de trabajo administrativo. [1] Cada vez más organizaciones utilizan software de gestión de resúmenes basado en la web para agilizar y automatizar el proceso. En ocasiones, el trabajo se subcontrata a departamentos especializados en conferencias de importantes editoriales y organizadores profesionales de conferencias.
Un sistema de gestión de congresos es un software basado en la web que facilita la organización de congresos, especialmente congresos científicos . Ayuda a los presidentes de los programas, a los organizadores de los congresos, a los autores y a los revisores en sus respectivas actividades.
Un sistema de gestión de congresos puede considerarse como un sistema de gestión de contenidos específico de un dominio. Hoy en día, los editores de revistas científicas utilizan sistemas similares .
La funcionalidad del software se basa en los flujos de trabajo típicos de una conferencia. Estos varían en detalle, pero en términos generales deben incluir una fase de envío (normalmente envío de resúmenes, pero a veces de artículos completos), revisión, toma de decisiones por parte del comité del programa, elaboración del programa de la conferencia y publicación del programa y de los resúmenes o artículos (en línea, en forma impresa o en un CD-ROM u otro medio digital).
El envío de resúmenes implica que los autores preparen sus resúmenes y los envíen a los organizadores de la conferencia a través de un formulario en línea. Los resúmenes se cargan como documentos (normalmente Microsoft Word , PDF o LaTeX ) o, cuando no se requieren gráficos ni tablas, se pueden introducir simplemente en el formulario como texto sin formato. El software enviará un acuse de recibo por correo electrónico. Tras la decisión del comité sobre qué resúmenes se aceptarán para la conferencia, el software de envío también se puede utilizar para recopilar artículos completos y presentaciones de PowerPoint.
La revisión en línea puede ser más compleja, ya que el proceso suele ser “ciego” o anónimo. Los revisores tendrán intereses o especializaciones particulares que deben tenerse en cuenta al asignarles resúmenes, y pueden tener conflictos de intereses. Las revisiones deben ser independientes, es decir, los revisores no deben poder ver otras revisiones antes de haber enviado las suyas. El software de gestión de resúmenes debe contemplar estas opciones.
El comité del programa necesitará informes exhaustivos y acceso a los resúmenes y las revisiones. El software generalmente permitirá clasificar las revisiones y establecer un umbral de aceptación. Algunos productos de software brindan más funciones a los organizadores de la conferencia. Esto a menudo incluye una función de correo electrónico para informar a los autores sobre los comentarios de los revisores y las decisiones del comité, herramientas para crear programas y publicación en línea.
El registro de delegados generalmente se proporciona por separado de la gestión de resúmenes.