La gestión de la fuerza laboral del proyecto es la práctica de combinar la coordinación de todos los elementos logísticos de un proyecto a través de una única aplicación de software (o motor de flujo de trabajo ). Esto incluye la planificación y el seguimiento de cronogramas y hitos, costos e ingresos, asignación de recursos, así como la gestión general de estos elementos del proyecto. La eficiencia se mejora al eliminar los procesos manuales, como el seguimiento de hojas de cálculo [1] para monitorear el progreso del proyecto. También permite actualizaciones de estado de un vistazo e idealmente se integra con aplicaciones heredadas existentes para unificar proyectos en curso, planificación de recursos empresariales (ERP) y objetivos organizacionales más amplios. [2] Hay muchos elementos logísticos en un proyecto. Diferentes miembros del equipo son responsables de administrar cada elemento y, a menudo, la organización puede tener un mecanismo para administrar también algunas áreas logísticas.
Al coordinar estos diversos componentes de gestión de proyectos , gestión de fuerza laboral y finanzas a través de una única solución, se simplifica el proceso de configuración y cambio de detalles del proyecto y la fuerza laboral.
[3] Un sistema de gestión de personal de proyectos define las tareas y los puestos del proyecto y asigna personal a dichos puestos. Las tareas y los puestos del proyecto se correlacionan para asignar un puesto responsable o incluso varios puestos para completar cada tarea del proyecto. Debido a que cada puesto del proyecto puede asignarse a una persona específica, las calificaciones y disponibilidades de esa persona pueden tenerse en cuenta al determinar la asignación. Al asociar las tareas y los puestos del proyecto, un gerente puede controlar mejor la asignación de personal y completar el proyecto de manera más eficiente.
En lo que respecta a la gestión de personal de proyectos, se trata de gestionar todos los aspectos logísticos de un proyecto o una organización a través de una aplicación de software. Por lo general, este software tiene un motor de flujo de trabajo definido. Por lo tanto, todos los procesos logísticos se llevan a cabo en el motor de flujo de trabajo.
La presente invención se refiere a sistemas y métodos de gestión de proyectos, más particularmente a un sistema y método basado en software para la gestión de proyectos y de personal. [4]
Gracias al uso del software, todas las tareas de gestión del flujo de trabajo del proyecto se pueden automatizar por completo sin dejar muchas tareas a cargo de los gerentes de proyecto. Esto le devuelve una alta eficiencia a la gestión del proyecto en lo que respecta al seguimiento de las propuestas. Además de los diferentes mecanismos de seguimiento, el software de gestión de la fuerza de trabajo del proyecto también ofrece un panel de control para el equipo del proyecto. A través del panel de control, el equipo del proyecto tiene una vista general del progreso general de los elementos del proyecto.
La mayoría de las veces, el software de gestión de personal de proyectos puede funcionar con los sistemas de software heredados existentes, como los sistemas ERP (planificación de recursos empresariales). Esta fácil integración permite a la organización utilizar una combinación de sistemas de software para fines de gestión. [5]
Una buena gestión de proyectos es un factor importante para el éxito de un proyecto. Un proyecto puede considerarse como un conjunto de actividades y tareas diseñadas para alcanzar un objetivo específico de la organización, con requisitos específicos de rendimiento o calidad, al tiempo que se cumplen las limitaciones de tiempo y de coste. La gestión de proyectos se refiere a la gestión de las actividades que conducen a la finalización exitosa de un proyecto. Además, se centra en plazos y objetivos finitos. Se pueden utilizar diversas herramientas para ayudar con esto, así como con la evaluación.
La gestión de proyectos puede utilizarse para planificar los recursos y capacidades del personal. El proyecto puede estar vinculado a los objetos del ciclo de vida de un servicio profesional y puede acompañarlos desde la oportunidad hasta la cotización, el contrato, el registro de tiempo y gastos, la facturación, las actividades de fin de período y el informe final. Naturalmente, el proyecto se vuelve aún más detallado a medida que avanza por este ciclo. [6]
Para cualquier proyecto, se deben definir varias tareas. Las tareas describen las actividades y fases que se deben realizar en el proyecto, como la redacción de diseños, la personalización y las pruebas. Lo que se necesita es un sistema que permita correlacionar los puestos del proyecto con las tareas del proyecto. Los puestos del proyecto describen los roles del proyecto, como el director del proyecto, el consultor, el evaluador, etc. Los puestos del proyecto suelen organizarse de forma lineal dentro del proyecto. Al correlacionar las tareas del proyecto con los puestos del proyecto, se pueden considerar las cualificaciones y la disponibilidad del personal asignado a los puestos del proyecto.
[7] Una buena gestión de proyectos debería:
En lo que respecta a la gestión de personal de proyectos, se trata de gestionar todos los aspectos logísticos de un proyecto o una organización a través de una aplicación de software. Por lo general, este software tiene un motor de flujo de trabajo definido en él. Por lo tanto, todos los procesos logísticos se llevan a cabo en el motor de flujo de trabajo.
Los tipos de tareas más habituales y habituales que gestiona el software de gestión de personal de proyectos o un motor de flujo de trabajo similar son:
El seguimiento periódico del desempeño del cronograma de su proyecto puede brindar indicaciones tempranas de posibles problemas de coordinación de actividades, conflictos de recursos y posibles sobrecostos. Para supervisar el desempeño del cronograma, la recopilación de información y su evaluación garantizan la precisión del proyecto. [8]
El cronograma del proyecto describe el resultado previsto del proyecto y lo que se requiere para llevarlo a cabo. En el cronograma, debemos incluir todos los recursos involucrados y las limitaciones de costos y tiempo a través de una estructura de desglose del trabajo (EDT). La EDT describe todas las tareas y las divide en entregables específicos. [9]
La importancia de realizar el seguimiento de los costos reales y el uso de recursos en los proyectos depende de la situación del proyecto.
El seguimiento de los costos reales y del uso de recursos es un aspecto esencial de la función de control del proyecto. [10]
La rentabilidad de una organización está directamente relacionada con la eficiencia de la gestión de proyectos y la utilización óptima de los recursos. En resumen, las organizaciones que tienen dificultades con una o ambas de estas competencias básicas suelen experimentar sobrecostos, retrasos en los plazos y clientes insatisfechos. [11]
El objetivo de la gestión de proyectos es el análisis del desempeño del proyecto para determinar si es necesario un cambio en el plan para que las actividades restantes del proyecto logren los objetivos del proyecto. [12]
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La identificación de riesgos consiste en determinar qué riesgos es probable que afecten al proyecto y documentar las características de cada uno.
La gestión de la comunicación del proyecto trata sobre cómo se lleva a cabo la comunicación durante el transcurso del proyecto.
De nada sirve completar un proyecto dentro del tiempo y el presupuesto establecidos si el producto final es de mala calidad. El director del proyecto debe asegurarse de que el producto final cumpla con las expectativas de calidad de las partes interesadas. Esto se logra mediante:
Existen tres diferencias principales entre la gestión de la fuerza laboral de proyectos y las disciplinas y soluciones tradicionales de gestión de proyectos y gestión de la fuerza laboral : [14]
Todos los procesos del proyecto y de la fuerza de trabajo se diseñan, controlan y auditan mediante un motor de flujo de trabajo gráfico integrado. Los usuarios pueden diseñar, controlar y auditar los diferentes procesos involucrados en el proyecto. El flujo de trabajo gráfico es bastante atractivo para los usuarios del sistema y les permite tener una idea clara del motor de flujo de trabajo. [15]
Project Workforce Management proporciona estructuras de organización y desglose del trabajo para crear, gestionar e informar sobre jerarquías funcionales y de aprobación, y para realizar un seguimiento de la información en cualquier nivel de detalle. Los usuarios pueden crear, gestionar, editar y generar informes sobre estructuras de desglose del trabajo. Las estructuras de desglose del trabajo tienen diferentes niveles de abstracción, por lo que la información se puede rastrear en cualquier nivel. Por lo general, la gestión de la fuerza de trabajo del proyecto tiene jerarquías de aprobación. Cada flujo de trabajo creado pasará por varios registros antes de convertirse en un estándar organizacional o de proyecto. Esto ayuda a la organización a reducir las ineficiencias del proceso, ya que es auditado por muchas partes interesadas. [16]
A diferencia de los sistemas tradicionales de gestión de proyectos, fuerza laboral y facturación desconectados que se centran exclusivamente en el seguimiento de proyectos de TI, costos de fuerza laboral interna o proyectos facturables, Project Workforce Management está diseñado para unificar la coordinación de todos los procesos de proyectos y fuerza laboral, ya sean internos, compartidos (TI) o facturables.
Un sistema de gestión de personal de proyectos define las tareas y los puestos de trabajo del proyecto y asigna personal a dichos puestos. Las tareas y los puestos de trabajo del proyecto se correlacionan para asignar uno o varios puestos de trabajo responsables para completar cada tarea del proyecto. Dado que cada puesto de trabajo del proyecto puede asignarse a una persona específica, se pueden tener en cuenta la cualificación y la disponibilidad de la persona al determinar la asignación. Al correlacionar las tareas y los puestos de trabajo del proyecto, un gerente puede controlar mejor la asignación de personal y completar los proyectos de manera más eficiente. [17]
La gestión del flujo de trabajo del proyecto es uno de los mejores métodos para gestionar los distintos aspectos del proyecto. Si el proyecto es complejo, los resultados de la gestión de la fuerza laboral del proyecto podrían ser más eficaces.
En el caso de proyectos sencillos o pequeñas organizaciones, la gestión del flujo de trabajo del proyecto puede no aportar mucho valor, pero en el caso de proyectos más complejos o grandes organizaciones, la gestión del flujo de trabajo del proyecto marcará una gran diferencia. Esto se debe a que las pequeñas organizaciones o proyectos no tienen una sobrecarga significativa en lo que respecta a la gestión de procesos. Existen muchas formas de gestionar la fuerza laboral del proyecto, pero muchas organizaciones prefieren adoptar soluciones únicas.
Por lo tanto, las organizaciones contratan empresas de desarrollo de software para que desarrollen sistemas de gestión de flujo de trabajo de proyectos personalizados para ellas. Esta ha demostrado ser la forma más adecuada de adquirir el mejor sistema de gestión de personal de proyectos para la empresa.
