La gestión de activos fijos es un proceso contable que busca realizar un seguimiento de los activos fijos con fines de contabilidad financiera , mantenimiento preventivo y disuasión de robos .
Las organizaciones enfrentan un desafío importante para rastrear la ubicación, la cantidad, el estado, el mantenimiento y el estado de depreciación de sus activos fijos. Un enfoque popular para rastrear activos fijos utiliza etiquetas de activos con números de serie, que a menudo son etiquetas con códigos de barras para una lectura fácil y precisa. El propietario de los activos puede realizar el inventario con un lector de códigos de barras móvil y luego generar un informe.
Los paquetes de software listos para usar para la gestión de activos fijos se comercializan para empresas pequeñas y grandes. Algunos sistemas de planificación de recursos empresariales están disponibles con módulos de activos fijos.
Algunos métodos de seguimiento automatizan el proceso, por ejemplo, utilizando escáneres fijos para leer los códigos de barras de los vagones de mercancías del ferrocarril o colocando una etiqueta de identificación por radiofrecuencia (RFID) en un activo.
El seguimiento de los activos es una preocupación importante para todas las empresas, independientemente de su tamaño. Los activos fijos se definen como cualquier objeto "permanente" que una empresa utiliza internamente, incluidos, entre otros, computadoras, herramientas, software o equipos de oficina. Si bien los empleados pueden utilizar una o más herramientas específicas, el activo en última instancia pertenece a la empresa y debe devolverse. Y, por lo tanto, sin un método preciso para realizar un seguimiento de estos activos, sería muy fácil que una empresa perdiera el control sobre ellos.
El software de seguimiento de activos permite a las empresas rastrear qué activos poseen, dónde se encuentra cada uno, quién lo tiene, cuándo se retiró, cuándo debe devolverse, cuándo está programado su mantenimiento y el costo y la depreciación de cada activo.
La opción de informes que está integrada en la mayoría de las soluciones de seguimiento de activos proporciona informes prediseñados, que incluyen activos por categoría y departamento, registro de entrada/salida, valor contable neto de los activos, activos vencidos, historial de auditoría y transacciones.
Toda esta información se captura en un solo programa y se puede utilizar tanto en PC como en dispositivos móviles. Como resultado, las empresas reducen los gastos mediante la prevención de pérdidas y un mejor mantenimiento de los equipos. Reducen las compras de equipos nuevos e innecesarios y pueden calcular los impuestos con mayor precisión en función de los cronogramas de depreciación.
Los activos más comúnmente rastreados son:
El software de seguimiento de activos se utiliza a menudo para realizar un seguimiento tanto de la información sobre un activo con fines de informes financieros como de la ubicación física de un activo. Los elementos de informes financieros del seguimiento a menudo se relacionan con los procedimientos contables y las necesidades de valoración, pero pueden o no estar relacionados con la información de ubicación.
El software de seguimiento de la ubicación de activos suele adoptar uno de dos enfoques para supervisar la ubicación de los activos. El primer enfoque consiste en utilizar un dispositivo de seguimiento físico para proporcionar datos sobre la ubicación física. Esto puede adoptar la forma de una baliza de seguimiento Bluetooth o una unidad de seguimiento GPS . El segundo enfoque consiste en rastrear una ubicación por parte de la "parte responsable". En este enfoque, el software utiliza procedimientos de asignación y aceptación entre pares para permitir que las personas acepten la responsabilidad de los activos. A continuación, la ubicación del activo se infiere en función de la persona que ha aceptado la responsabilidad.