Getting Things Done ( GTD ) es un sistema de productividad personal desarrollado por David Allen y publicado en un libro del mismo nombre. [1] GTD se describe como unsistema de gestión del tiempo . [2] Allen afirma que "existe una relación inversa entre las cosas que tienes en mente y las cosas que se hacen". [3] [a]
El método GTD se basa en la idea de sacar de la mente todos los elementos de interés, información relevante, problemas, tareas y proyectos registrándolos externamente y luego dividiéndolos en elementos de trabajo procesables con límites de tiempo conocidos . [b] [c] Esto permite que la atención se centre en actuar sobre cada tarea enumerada en un registro externo, en lugar de recordarlas intuitivamente. [5]
Publicado por primera vez en 2001, [4] se publicó una edición revisada del libro en 2015 para reflejar los cambios en la tecnología de la información durante la década anterior. [1]
Allen demuestra primero la reducción del estrés a partir del método con el siguiente ejercicio:Centrado en una tarea cuyo resultado no está claro o cuya siguiente acción no está definida. Allen llama a estas fuentes de estrés [d] "bucles abiertos", "incompletos" o "cosas". [1] : 13 [e]
Afirma que se puede reducir el estrés y aumentar la productividad si se colocan recordatorios sobre todo aquello en lo que no se está trabajando en un sistema confiable externo a la mente. De esta manera, uno puede trabajar en la tarea en cuestión sin distraerse con las tareas "incompletas". [1] : 14 El sistema en GTD requiere que uno tenga las siguientes herramientas a mano:
Estas herramientas pueden ser físicas o electrónicas, según corresponda (por ejemplo, una bandeja de entrada física o una bandeja de entrada de correo electrónico). [1] : 88 Luego, a medida que las "cosas" ingresan a la vida de uno, se capturan en estas herramientas y se procesan con el siguiente flujo de trabajo. [1] : 27
El flujo de trabajo GTD consta de cinco etapas. El flujo de trabajo se rige por cinco pasos (numerados en la parte superior izquierda del diagrama de la derecha): capturar, aclarar, organizar, reflexionar y participar. [6] (La primera edición utilizaba los nombres recopilar, procesar, organizar, planificar y hacer; [4] las descripciones de las etapas son similares en ambas ediciones). Una vez que todo el material ("cosas") se captura (o recopila) en la bandeja de entrada, [1] : 106 cada elemento se aclara [1] : 122 y se organiza [1] : 141 haciendo y respondiendo preguntas sobre cada elemento por turno, como se muestra en los cuadros negros del diagrama de árbol lógico. Como resultado, los elementos terminan en uno de los ocho puntos finales ovalados del diagrama:
Vacíe su bandeja de entrada a diario o al menos semanalmente ("in" significa vaciar). [1] : 122 No utilice su bandeja de entrada como una lista de "cosas por hacer". No vuelva a colocar en la bandeja de entrada los elementos que haya aclarado. [1] : 27 Vaciar su bandeja de entrada no significa terminar todo. Simplemente significa aplicar los pasos de "capturar, aclarar, organizar" a todas sus "cosas". [1] : 27
A continuación, se produce la reflexión (denominada planificación en la primera edición). A los proyectos de varios pasos identificados anteriormente se les asigna un resultado deseado y una única "próxima acción". [1] : 191 Por último, se trabaja en una tarea de la lista de tareas ("comprometerse" en la segunda edición, "hacer" en la primera edición) a menos que el calendario indique lo contrario. Uno selecciona en qué tarea trabajar a continuación teniendo en cuenta dónde se encuentra (es decir, el "contexto", como en casa, en el trabajo, de compras, junto al teléfono, en la computadora, con una persona en particular), el tiempo disponible, la energía disponible y la prioridad. [1] : 204
Debido a que el hardware y el software cambian tan rápidamente, GTD es deliberadamente neutral en términos tecnológicos. (De hecho, Allen aconseja a las personas comenzar con un sistema basado en papel. [7] ) Muchas herramientas de gestión de tareas afirman implementar la metodología GTD [8] y Allen mantiene una lista de algunas tecnologías que se han adoptado o diseñado para GTD. Algunas están designadas como "habilitadas para GTD", lo que significa que Allen participó en el diseño. [9]
Allen enfatiza dos elementos clave de GTD: control y perspectiva . El flujo de trabajo es el centro del aspecto de control. El objetivo de los procesos de control en GTD es sacar todo excepto la tarea actual de la cabeza de uno y ponerlo en este sistema confiable externo a la mente de uno. Toma prestado un símil utilizado en las artes marciales llamado "mente como agua". Cuando se arroja un objeto pequeño a un estanque de agua, el agua responde apropiadamente con un pequeño chapoteo seguido de quietud. Cuando se arroja un objeto grande al agua nuevamente, responde apropiadamente con un gran chapoteo seguido de quietud. Lo opuesto de "mente como agua" es una mente que nunca regresa a la quietud sino que permanece continuamente estresada por cada entrada. [1] : 12 Con un sistema confiable y una "mente como agua" uno puede tener una mejor perspectiva de su vida.Allen recomienda la reflexión desde seis niveles, llamados "Horizontes de enfoque": [1] : 215–219
A diferencia de algunas teorías, que se centran en la fijación de objetivos de arriba hacia abajo, GTD funciona en la dirección opuesta. Allen sostiene que a menudo es difícil para las personas centrarse en objetivos generales si no pueden controlar lo suficiente las tareas cotidianas que deben afrontar con frecuencia. [1] : 54 Al desarrollar y utilizar el sistema de confianza que se ocupa de los aportes diarios, una persona puede liberar espacio mental para comenzar a avanzar al siguiente nivel. [4] : 13
Allen recomienda programar una revisión semanal, en la que se reflexione sobre los seis niveles diferentes. La perspectiva obtenida a partir de estas revisiones debería orientar las prioridades a nivel de proyecto. [1] : 50 Las prioridades a nivel de proyecto determinan a su vez la prioridad de las tareas individuales y los compromisos recopilados durante el proceso de flujo de trabajo. Durante una revisión semanal, determine el contexto de las tareas y coloque cada tarea en su lista correspondiente. Un ejemplo de agrupación de tareas similares sería hacer una lista de llamadas telefónicas pendientes o las tareas o recados que se deben realizar mientras se está de compras. Las listas de contexto se pueden definir por el conjunto de herramientas disponibles o por la presencia de personas o grupos para quienes se tienen temas que discutir o presentar. [4] : 35
GTD se basa en almacenar, rastrear y recuperar la información relacionada con cada cosa que se necesita hacer. Los bloqueos mentales que encontramos son causados por una planificación inicial insuficiente . Esto implica pensar con anticipación y generar una serie de acciones que luego se pueden llevar a cabo sin planificación adicional. El "sistema de recordatorios" de la mente es ineficiente y rara vez (o con demasiada frecuencia) nos recuerda lo que debemos hacer en el momento y lugar en que podemos hacerlo. En consecuencia, las "próximas acciones" almacenadas por contexto en el "sistema de confianza" actúan como un soporte externo que garantiza que se nos presenten los recordatorios correctos en el momento correcto. Como GTD se basa en recordatorios externos, puede verse como una aplicación de las teorías de la cognición distribuida o la mente extendida . [10]
En 2005, Wired calificó a GTD como un "nuevo culto para la era de la información", [11] describiendo el entusiasmo por este método entre los trabajadores de la tecnología de la información y del conocimiento como una especie de culto . Las ideas de Allen también se han popularizado a través de The Howard Stern Show (Stern hizo referencia a él a diario durante el verano de 2012) e Internet , especialmente a través de blogs como 43 Folders , [12] Lifehacker , [13] y The Simple Dollar. [14]
En 2005, Ben Hammersley entrevistó a David Allen para un artículo de The Guardian titulado "Conozca al hombre que puede poner orden en su universo", [15] diciendo: "Para mí, como para los cientos de miles de personas en todo el mundo que ponen el libro en manos de sus amigos con fuego en sus ojos, las ideas de Allen no son nada menos que un cambio de vida".
En 2007, la revista Time calificó a Getting Things Done como el libro de autoayuda empresarial de su época. [16]
En 2007, Wired publicó otro artículo sobre GTD y Allen, [17] citándolo diciendo que "el funcionamiento de una transmisión automática es más complicado que el de una transmisión manual ... para simplificar un evento complejo, se necesita un sistema complejo".
Un artículo de 2008 en la revista Long Range Planning escrito por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad Libre de Bruselas mostró que "conocimientos recientes en psicología y ciencia cognitiva respaldan y amplían las recomendaciones de GTD". [10]
Si está familiarizado con GTD, sabrá que David Allen no le indica qué herramientas utilizar (GTD es independiente de las herramientas), por lo que esas decisiones dependen de usted. No digo que todas las herramientas, programas de software y agendas de papel funcionen a la perfección con GTD, pero el lugar donde organiza sus cosas depende de usted.