En los Estados Unidos se imponen tres tipos clave de retención de impuestos en varios niveles:
El monto del impuesto retenido se basa en el monto del pago sujeto al impuesto. La retención de impuestos sobre los salarios incluye el impuesto sobre la renta, la seguridad social y Medicare, y algunos impuestos en algunos estados. Ciertos montos mínimos de ingresos salariales no están sujetos a retención del impuesto sobre la renta. La retención de salario se basa en los salarios realmente pagados y las declaraciones de los empleados en los formularios W-4 federales y estatales . La retención de impuestos del Seguro Social termina cuando los pagos de un empleador exceden la base salarial máxima durante el año.
Los montos retenidos por los pagadores (empleadores u otros) deben remitirse al gobierno pertinente con prontitud. Los montos sujetos a retención y los impuestos retenidos se informan anualmente a los beneficiarios y al gobierno.
Durante la Segunda Guerra Mundial, el Congreso introdujo la retención de nómina y los pagos de impuestos trimestrales con la votación de la Ley de Pago de Impuestos Actuales de 1943 :
En su Historia del sistema fiscal de EE. UU. , el Departamento del Tesoro de EE. UU. describe la retención de impuestos.
Esto facilitó enormemente la recaudación del impuesto tanto para el contribuyente como para la Oficina de Impuestos Internos. Sin embargo, también redujo en gran medida la conciencia del contribuyente sobre el monto del impuesto que se recauda, es decir, redujo la transparencia del impuesto, lo que facilitó la recaudación de impuestos en el futuro. [2]
En Estados Unidos, el gobierno federal, la mayoría de los estados y algunos gobiernos locales exigen que los empleadores retengan impuestos sobre los salarios. Los impuestos retenidos incluyen el impuesto federal sobre la renta, [3] impuestos de Seguridad Social y Medicare , [4] impuesto estatal sobre la renta y algunos otros impuestos de algunos estados.
El impuesto sobre la renta retenido sobre los salarios se basa en el monto de los salarios menos el monto de las deducciones de retención declaradas (a menudo llamadas exenciones). [5] Las retenciones por indemnizaciones se calculan partiendo del supuesto de un año completo de salario. El monto del impuesto retenido lo determina el empleador. Las tasas impositivas y las tablas de retención se aplican por separado a nivel federal, [6] en la mayoría de los estados y en algunos niveles locales. El monto a retener se basa tanto en el monto de los salarios pagados en cualquier cheque de pago como en el período cubierto por el cheque de pago. Los montos de retención federales y de algunos estados tienen tasas graduadas, por lo que los salarios más altos tienen porcentajes de retención más altos. Los empleados tratan los impuestos sobre la renta retenidos como un pago a cuenta del impuesto adeudado para el año, [7] que se determina en la declaración anual de impuestos sobre la renta presentada después del final del año ( serie de formularios federales 1040 y formularios estatales apropiados). Se devuelven las retenciones que excedan del impuesto así determinado.
Según la sección 3402(f)(2) del Código de Rentas Internas y las regulaciones relacionadas del Tesoro de los EE. UU., un empleado debe proporcionar al empleador un formulario federal W-4 , "Certificado de asignación de retención del empleado". [8] La mayoría de los estados aceptarán el formulario W4, pero algunos tienen un formulario similar, especialmente si el empleado presenta información diferente a nivel estatal que a nivel federal (un empleado puede estar pagando una cantidad diferente al retener o reclamar una cantidad diferente). número de exenciones a nivel estatal que a nivel federal). El formulario proporciona al empleador un número de Seguro Social. Además, en el formulario los empleados declaran el número de retenciones a las que creen tener derecho. Las asignaciones generalmente se basan en la cantidad de exenciones personales más un monto por deducciones , pérdidas o créditos detallados. Los empleadores tienen derecho a confiar en las declaraciones de los empleados en el Formulario W-4 a menos que sepan que están equivocadas.
El impuesto de la Seguridad Social se retiene de los salarios [9] a una tasa fija del 6,2% (4,2% para 2011 y 2012 [10] ). Los salarios pagados por encima de una cantidad fija cada año por cualquier empleado no están sujetos al impuesto del Seguro Social. Para 2023, este salario máximo es de $160,200. [11] Se retiene de los salarios el impuesto Medicare del 1,45%, sin máximo. [12] (Esto eleva la retención total del impuesto federal sobre la nómina al 7,65%.) Los empleadores deben pagar una cantidad igual adicional de impuestos al Medicare y una tasa del 6,2% de impuestos al Seguro Social. [13]
Muchos estados también imponen impuestos adicionales que se retienen de los salarios.
Los salarios se definen de manera algo diferente para diferentes propósitos de retención de impuestos. Por lo tanto, los salarios del impuesto federal sobre la renta [14] pueden diferir de los salarios del Seguro Social [15] , que pueden diferir de los salarios estatales.
Las empresas y las personas que realizan ciertos tipos de pagos a personas extranjeras deben retener el impuesto federal sobre la renta sobre esos pagos. [16] [17] Las personas extranjeras incluyen extranjeros no residentes, corporaciones extranjeras y sociedades extranjeras. [18] Los pagos sujetos a retención incluyen compensaciones por servicios, intereses, dividendos, alquileres, regalías, anualidades y ciertos otros pagos. [19] El impuesto se retiene al 30% del monto bruto del pago. Esta tasa de retención puede reducirse en virtud de un tratado fiscal . Este impuesto retenido generalmente se considera una determinación y pago final de impuesto, que no requiere ninguna otra acción o declaración de impuestos por parte de la persona extranjera. [a]
Además, las sociedades deben realizar pagos de impuestos [20] (denominados retenciones) en nombre de los socios extranjeros. [21] Estos pagos se requieren independientemente de si los ingresos se distribuyen realmente al socio. También se requieren pagos trimestrales o al final de año para los ingresos comerciales u otros ingresos no distribuidos. Los pagos de sociedades sobre ingresos comerciales se tratan como pagos de impuestos estimados, y la persona extranjera aún debe presentar una declaración de impuestos en los EE. UU. que informe los ingresos comerciales.
Los compradores de bienes raíces estadounidenses deben retener el 10% del precio de venta de los pagos a vendedores extranjeros. [22] Esta cantidad se puede reducir al impuesto federal sobre la renta anticipado adeudado, previa solicitud por adelantado en el Formulario 8288-B al Servicio de Impuestos Internos. Estos pagos se tratan como pagos de impuestos estimados y la persona extranjera aún debe presentar una declaración de impuestos en los EE. UU. informando cualquier ganancia o pérdida.
Los pagadores de intereses, dividendos y otros elementos determinados deben retener el 28% del impuesto federal sobre la renta sobre dichos pagos en circunstancias limitadas. [23] Generalmente, esto se aplica sólo si el destinatario es una persona estadounidense, y ya sea
Los impuestos retenidos deben pagarse rápidamente al gobierno correspondiente. Las reglas varían según la jurisdicción y el saldo de pagos totales adeudados. Los pagos del impuesto federal sobre el empleo vencen mensualmente o quincenalmente. [24] Los pagos de impuestos federales deben realizarse mediante depósito en un banco nacional o mediante transferencia electrónica de fondos. Si el saldo de los pagos de impuestos federales excede los $100,000, debe pagarse dentro de un día bancario. A partir del 1 de enero de 2011, los pagos podrán realizarse únicamente mediante transferencia electrónica de fondos. [25] Las reglas estatales varían ampliamente y generalmente permiten un poco más de tiempo para el depósito de los impuestos retenidos.
Los empleadores deben presentar un informe trimestral de impuestos de retención agregados, Formulario 941, ante el Servicio de Impuestos Internos. Este informe incluye los totales de impuestos sobre la renta, el Seguro Social y Medicare para el trimestre. Las sociedades que realizan pagos a los socios deben presentar el Formulario 8813 trimestralmente. Los requisitos estatales varían.
Todas las personas que retienen impuestos deben presentar informes federales y estatales anuales sobre el impuesto retenido y el monto sujeto a retención. Se debe proporcionar una copia al empleado u otro beneficiario. Los formularios relevantes son los siguientes:
Las presentaciones federales deben realizarse electrónicamente si se requieren más de 250 formularios. [26] Los estados generalmente no exigen presentaciones separadas excepto para las sociedades, sino que se basan en la información proporcionada por el IRS.
No pagar los impuestos federales retenidos puede resultar en una multa del 100% del monto no pagado. Este podrá ser gravado contra quien sea responsable de los fondos con cargo a los cuales se hubiera podido realizar el pago del impuesto retenido.
Pagar tarde los impuestos federales retenidos puede dar lugar a multas de hasta el 10%, más intereses, sobre el saldo pagado tarde. Las sanciones estatales varían. No presentar a tiempo los formularios de retención de impuestos puede resultar en multas de hasta $50 por formulario no presentado.
Los incumplimientos intencionales pueden dar lugar a sanciones penales.