La sala de correo digital es la automatización de los procesos de correo entrante. Mediante el uso de tecnologías de escaneo y captura de documentos , las empresas pueden digitalizar el correo entrante y automatizar la clasificación y distribución del correo dentro de la organización. Tanto el correo en papel como el electrónico (correo electrónico) se pueden gestionar a través del mismo proceso, lo que permite a las empresas estandarizar sus procedimientos internos de distribución de correo y cumplir con las políticas de cumplimiento de la empresa .
Muchas empresas aún creen que están legalmente obligadas a archivar algunos documentos en papel durante un tiempo determinado, como documentos contables o contratos . Según una encuesta reciente de AIIM, la admisibilidad legal de los documentos escaneados todavía se considera un problema en más de una cuarta parte de las empresas. Sin embargo, la realidad es que estas reglas solo se aplican a una pequeña minoría de documentos. La mayoría de los documentos digitalizados ahora son legalmente admisibles en un tribunal de justicia . La nueva norma británica , BS 10008 "Peso probatorio y admisibilidad legal de la información electrónica" cubre esto en detalle. La cultura de "evitar el riesgo a toda costa" es lo que obliga a las empresas a imprimir y archivar miles de documentos todos los días.
El volumen de correo sigue creciendo exponencialmente, estimulado por el crecimiento empresarial y la movilidad de las fuerzas de trabajo . Por ejemplo, las empresas medianas procesan ahora 100.000 piezas de correo al mes y dan servicio a más de 200 departamentos. Además, la sala de correo corporativa, un vínculo vital en el sistema de información corporativa, lucha por mantenerse al día con este flujo de papel. Mientras tanto, las organizaciones de hoy exigen información instantánea y precisa; las empresas estadounidenses gastan más de 500 mil millones de dólares anuales en convertir la información de los documentos que reciben todos los días en datos útiles que pueden utilizar para gestionar sus negocios.
La necesidad de cumplimiento y rendición de cuentas por parte de las empresas también ha obligado a las grandes corporaciones a realizar grandes inversiones en sistemas de almacenamiento, copias de seguridad y soluciones de cumplimiento normativo. Algunas salas de correo corporativas se han beneficiado del desarrollo de equipos de automatización de alta velocidad diseñados para mover el correo físico de manera más eficiente a través del sistema. Sin embargo, los desafíos son abrumadores, considerando que la mayoría de las salas de correo utilizan métodos de clasificación manual e identificación visual de una pieza a la vez.
Al digitalizar el proceso de correo entrante e indexar los documentos sobre la marcha, las empresas no sólo pueden obtener el control de sus procesos de correo a nivel interno (se acabaron las pérdidas de eficiencia , las lagunas en el control de documentos y la pérdida de correo valioso), sino que tendrán la oportunidad de combinar formatos de correo electrónico (e-mail, fax ) en el mismo flujo de procesamiento de documentos. Una sala de correo digital diseñada como una plataforma central para la información permite a una organización aportar racionalidad al procesamiento del correo y ganancias significativas en productividad y servicio al cliente .
Una de las principales ventajas de convertir todo el correo entrante en papel en imágenes en cuanto se recibe es que se acorta el ciclo de toma de decisiones . Los empleados pueden acceder a las imágenes con mayor rapidez, independientemente de dónde se hayan adquirido físicamente los documentos. De este modo, los archivos se pueden procesar con gran rapidez en función de su nivel de urgencia. Así como las salas de correo digitales facilitan el intercambio de información de la empresa, también facilitan la coordinación de varias personas en torno a un mismo documento. El proceso de toma de decisiones se vuelve más rápido y preciso.
Las diversas tecnologías en el núcleo de las salas de correo digital ayudan a las empresas a racionalizar sus procesos, por ejemplo, les permiten reducir los costos asociados con el reenvío de documentos entre sitios.
Los costes de la sala de correo no sólo incluyen los costes de personal que intervienen en la distribución de las cartas, sino también los costes asociados al reenvío, pérdida o deterioro de los documentos. La implantación de una sala de correo digital tiene un efecto directo sobre todos estos costes y se convierte en un elemento clave de competitividad para la empresa. Otra fuente de costes de papel es la asociada al almacenamiento físico de los documentos. Animar a los empleados a "prescindir del papel" conducirá rápidamente a la reducción de los costes de impresión y copiado excesivos de documentos. El objetivo, evidentemente, no es eliminar el papel del entorno de trabajo, sino más bien crear una nueva organización coherente y segura que haga superfluo el uso del papel.
Garantizar el seguimiento del correo entrante se ha convertido en una necesidad para la mayoría de las empresas, siendo la normativa de cumplimiento un factor importante. Cuanto antes se transforme un documento en un archivo de imagen , más fiable será su seguimiento a lo largo de su ciclo de vida. Además, un documento escaneado se vuelve accesible para todos los usuarios autorizados (como archivo PDF, TIFF o JPEG). El archivo creado incluye más que simples imágenes; hace referencia a uno o más documentos en la base de datos del archivo y registra todas las acciones realizadas por las personas responsables del archivo. La seguridad del proceso garantiza la autenticidad e integridad del documento, lo que se alinea con la política de gestión de registros de la empresa.
La gestión electrónica del correo entrante mejora la gestión de los documentos en las empresas y agencias de servicios . Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes al permitir que el personal acceda instantáneamente a los archivos de los clientes y responda a sus preguntas de inmediato. La mayoría de las empresas consideran que la mejora del servicio al cliente es de importancia fundamental.
La digitalización del correo al ingresar a una organización, junto con los sistemas de gestión de contenido, permite enviar el correo a los miembros del personal adecuados, independientemente de su ubicación física. La creciente tendencia al trabajo remoto ha reducido la necesidad general de espacio físico para la sala de correo de la empresa. Muchas empresas ahora están optando por el software de sala de correo para automatizar todas sus operaciones de correo entrante y saliente.
La "captura de documentos" es el acto de escanear documentos en papel para poder archivarlos y recuperarlos en su formato de imagen original. Es la tecnología de procesamiento de imágenes más utilizada por las empresas en la actualidad. Las mejoras de software ahora permiten capturar documentos en papel mientras se importan archivos electrónicos y procesarlos juntos a través de la misma plataforma de producción . Ahora, tanto el correo electrónico como el papel entrantes se pueden archivar juntos en la misma ubicación de almacenamiento. Otro cambio importante es la capacidad de escanear documentos desde ubicaciones remotas y recuperarlos a través de una interfaz web . Esto se conoce como captura distribuida y brinda muchos beneficios de costos a las empresas con múltiples sucursales o personal ubicado en lugares remotos.
En un principio, las tecnologías de procesamiento de formularios solo podían extraer y validar datos de documentos estructurados, como formularios administrativos. Las mejoras en la tecnología OCR permiten ahora extraer automáticamente todos los datos de documentos semiestructurados (por ejemplo, facturas); el acrónimo técnico para esto es Intelligent Document Capture (IDC). En el caso de documentos totalmente no estructurados (por ejemplo, contratos legales, correspondencia con clientes y correo postal), aún no es posible localizar y extraer toda la información. Sin embargo, las tecnologías han mejorado lo suficiente como para identificar el tipo de documento y extraer automáticamente información clave que se puede utilizar para indexar el documento o enviarlo al departamento o destinatario correcto.
El software que utiliza un enfoque gráfico puede analizar y clasificar lotes mixtos de documentos estructurados o semiestructurados para crear una biblioteca de plantillas. Con esta biblioteca de plantillas generada automáticamente, el software puede identificar y extraer datos de cualquier documento escaneado en un solo flujo. Este enfoque de clasificación basado en imágenes, combinado con un análisis de texto completo de ciertos documentos (basado en una búsqueda de palabras clave), son las principales tecnologías que se utilizan hoy en día para procesar documentos semiestructurados o no estructurados. Estas innovadoras tecnologías de clasificación automática reducen la necesidad de clasificar previamente los documentos antes del proceso de escaneo. Como resultado, las empresas que reciben grandes volúmenes de correo en papel pueden lograr reducciones de costos significativas cada año.
Las aplicaciones de workflow permiten que los documentos electrónicos y la información circulen dentro de la empresa. Debido a la globalización de las empresas, es posible que deban gestionar procesos muy complejos relacionados con múltiples ubicaciones. La creciente importancia de la seguridad es otro desafío vital. Uno de los avances clave en las tecnologías de workflow tiene que ver con hacer que los procesos de la empresa y los procesos de workflow sean más consistentes para evitar cambios organizacionales al implementar estas herramientas. Aunque las organizaciones de las empresas tienden a volverse cada vez más complejas, estas soluciones de software son cada vez más simples en términos de implementación e interfaces.
Debido al gran volumen de documentos que las organizaciones deben archivar en la actualidad, es fundamental que los documentos se puedan almacenar rápidamente, gestionar de forma segura y recuperar rápidamente a través de una interfaz de usuario común. Por lo general, los documentos se pueden archivar en una variedad de medios de almacenamiento electrónico y recuperar fácilmente a través de una interfaz web (cliente ligero). En la actualidad, existen muchas soluciones de archivado en el mercado, algunas como componente de una solución de gestión documental o ECM y otras como un sistema independiente diseñado específicamente para archivar grandes volúmenes a alta velocidad.
Un documento puede ser una imagen, un archivo almacenado y comprimido en un formato de intercambio electrónico tiff, gif o jpg, o un archivo de MS Office o un archivo PDF (formato de intercambio de Acrobat). El contenido generalmente incluye todo lo anterior combinado con cualquier dato/información, así como otros archivos electrónicos como correos electrónicos y páginas web. Las soluciones de gestión de contenido necesitan repositorios o bases de datos back-end (por ejemplo, Oracle o MS SQL Server) para almacenar los archivos y recuperar datos. Durante la última década, estas soluciones de software se han beneficiado del estándar XML universal utilizado para indexar, almacenar y acceder a archivos hacia y desde cualquier repositorio. En relación con los otros sistemas, los sistemas de gestión de contenido administran reglas administrativas, de acceso y de flujo de trabajo más complejas en relación con la cantidad de archivos y formatos de archivo que necesita admitir.
La gama de equipos disponibles para convertir documentos en papel en imágenes digitales ha aumentado considerablemente en los últimos 10 años. Aunque los escáneres de escritorio y los dispositivos multifunción (MFD) son ahora muy asequibles y se adaptan bien a las necesidades de escaneo de pequeñas oficinas o departamentos, la necesidad de escáneres de documentos de alta velocidad y gran volumen sigue siendo evidente. La velocidad, la fiabilidad y la mayor funcionalidad de estos escáneres de alta gama pueden ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero a largo plazo.
Hoy en día, es posible escanear documentos de diferentes dimensiones y formatos en un mismo flujo, escanear documentos en color, clasificarlos físicamente y leer datos de ellos mediante tecnologías OCR y de código de barras durante el proceso de escaneo. La velocidad de procesamiento también ha aumentado significativamente. Esta evolución, junto con la existencia de máquinas capaces de automatizar por completo el procesamiento de correo (abrir sobres, quitar grapas, escanear, clasificar) desempeña un papel importante en el desarrollo del procesamiento de papel de gran volumen, como el procesamiento de correo.
El siguiente paso para las empresas es racionalizar su procesamiento de correo para que sea lo más coherente posible con su estructura organizativa, por ejemplo, eligiendo entre la implementación de una sala de correo digital centralizada y la implementación de instalaciones de escaneo de correo descentralizadas o una combinación de ambas.
Según una encuesta realizada por AIIM en 2009, se prevé que el escaneo centralizado interno y el escaneo en la sala de correo experimenten un crecimiento considerable en comparación con el escaneo y la captura subcontratados. El 48% de los encuestados cuenta con un servicio de escaneo centralizado interno y cita como principales beneficios una mejor indexación y una integración más estrecha con el proceso.