La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos de pequeña o gran escala, como festivales , conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones . Implica estudiar la marca, identificar su público objetivo , idear el concepto del evento y coordinar los aspectos técnicos antes de lanzar el evento. [1]
La industria de los eventos ahora incluye eventos de todos los tamaños, desde los Juegos Olímpicos hasta los desayunos de trabajo. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés organizan eventos para promocionar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar dinero o celebrar logros.
El proceso de planificación y coordinación del evento se conoce generalmente como planificación de eventos y puede incluir la elaboración de presupuestos , la programación, la selección del lugar, la obtención de los permisos necesarios , la coordinación del transporte y el estacionamiento, la contratación de oradores o artistas, la decoración, la seguridad del evento, el servicio de catering , la coordinación con proveedores externos y los planes de emergencia. Cada evento es diferente en su naturaleza, por lo que el proceso de planificación y ejecución de cada uno difiere según el tipo de evento.
El organizador del evento es la persona que planifica y ejecuta el evento, y se encarga de los elementos creativos, técnicos y logísticos. Esto incluye el diseño general del evento, la creación de la marca, la estrategia de marketing y comunicación, la producción audiovisual , la redacción del guión, la logística, la elaboración del presupuesto, la negociación y el servicio al cliente.
Debido a las complejidades involucradas, el amplio cuerpo de conocimientos requerido y el entorno rápidamente cambiante, la gestión de eventos se cita con frecuencia como una de las trayectorias profesionales más estresantes, junto con la de los cirujanos . [2]
La gestión de eventos puede ser una herramienta de marketing y comunicación estratégica que utilizan empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con los clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos centrados en la publicidad pueden tener lugar en forma de conferencias de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.
Los organizadores de eventos también pueden utilizar los medios de comunicación tradicionales para llegar a su público objetivo, con la esperanza de generar una cobertura mediática que llegue a miles o millones de personas. También pueden invitar a su público a sus eventos y comunicarse con ellos en el propio evento. [3]
El lugar del evento puede ser dentro o fuera del lugar. El gerente de eventos es responsable de las operaciones en un lugar alquilado para eventos o entretenimiento, ya que se coordina directamente con el propietario de la propiedad. Un gerente de eventos supervisará todos los aspectos del evento en el lugar. Algunas de las tareas enumeradas en la introducción pueden pasar al lugar, pero generalmente tienen un costo.
Los eventos presentan un riesgo de responsabilidad sustancial para los organizadores y los lugares de celebración. En consecuencia, la mayoría de los lugares exigen a los organizadores que contraten un seguro de responsabilidad general general o específico para el evento por un monto no inferior a $1,000,000 por ocurrencia y $2,000,000 en total, que es el estándar de la industria. [4] [5]
Los gerentes de eventos corporativos reservan lugares para eventos para albergar reuniones corporativas, conferencias , eventos de networking, ferias comerciales , lanzamientos de productos, retiros de formación de equipos o sesiones de capacitación en un entorno más personalizado.
La gestión sostenible de eventos (también conocida como ecologización de eventos) es el proceso utilizado para producir un evento con especial atención a las cuestiones ambientales, económicas y sociales. [6] La sostenibilidad en la gestión de eventos incorpora la toma de decisiones social y ambientalmente responsable en la planificación, organización e implementación de un evento, y la participación en él. Implica la inclusión de principios y prácticas de desarrollo sostenible en todos los niveles de la organización de eventos y tiene como objetivo garantizar que un evento se celebre de manera responsable. Representa el paquete total de intervenciones en un evento y debe realizarse de manera integrada. La ecologización de eventos debe comenzar desde el inicio del proyecto y debe involucrar a todos los actores clave, como clientes, organizadores, lugares, subcontratistas y proveedores. [7] Un estudio reciente muestra que la tendencia de trasladar los eventos de presenciales a modos virtuales e híbridos puede reducir la huella de carbono en un 94% (virtual) y en un 67% (modo híbrido con una tasa de participación presencial de más del 50% debido a las compensaciones entre la huella de carbono per cápita y el nivel de participación presencial). [8]
Las empresas de software de gestión de eventos proporcionan herramientas de software de planificación de eventos para gestionar muchas actividades comunes, como el registro de delegados, la reserva de hoteles, la reserva de viajes o la asignación de espacio de exposición.
Una tendencia reciente en la tecnología de eventos es el uso de aplicaciones móviles para eventos . Esta tecnología está avanzando y permite a los profesionales de eventos simplificar y gestionar eventos intrincados y simples de forma más eficaz. [9] Las aplicaciones móviles tienen una variedad de usos. Se pueden utilizar para contener información relativamente estática, como la agenda, las biografías de los oradores y las preguntas frecuentes generales. También pueden fomentar la participación y el compromiso de la audiencia a través de herramientas interactivas como la votación/encuesta en vivo, el envío de preguntas a los oradores durante las preguntas y respuestas o la creación de "nubes de palabras" interactivas en vivo. Los organizadores de eventos también pueden utilizar aplicaciones móviles para eventos como medio de comunicación. Las aplicaciones móviles ayudan a obtener un mejor resultado general de los eventos y también ayudan a eliminar una gran cantidad de trabajo tedioso de los organizadores de eventos. [10] Los organizadores pueden comunicarse con los participantes mediante el uso de alertas, notificaciones y mensajes push. También se pueden utilizar para recopilar comentarios de los participantes mediante el uso de encuestas en la aplicación. Algunas aplicaciones móviles para eventos pueden ayudar a los participantes a interactuar entre sí, con los patrocinadores y con los organizadores con una funcionalidad de red incorporada.
Cada vez hay más universidades que ofrecen formación en gestión de eventos en forma de certificados y títulos de pregrado o posgrado.
El Rosen College of Hospitality Management de la Universidad de Florida Central ofreció la primera Licenciatura en Ciencias en Gestión de Eventos a partir de 2006. [11] [12] El programa aprovecha la formación básica tanto en hostelería , que abarca operaciones de alojamiento, turismo, servicios al huésped, contabilidad y marketing, como en gestión de eventos, incluidas ventas, promoción, tecnología, diseño, gestión de riesgos y catering, con asignaturas optativas disponibles para intereses específicos, como cruceros , discotecas , vinos o ferias comerciales . [13] Otros programas de grado que no ofrecen un título completo suelen ofrecer concentraciones, como la Universidad de Nueva York , que ofrece una Licenciatura en Ciencias en Gestión Hotelera y Turística con una concentración en gestión de eventos. [14] La Universidad de Florida también ofrece un programa similar. [15]
Debido a la cantidad limitada de programas de licenciatura disponibles, no es raro que los gerentes de eventos obtengan sus títulos en administración de empresas , marketing o relaciones públicas . Para complementar su candidatura, las personas interesadas en la gestión de eventos suelen obtener una o más certificaciones que ofrecen especialización en campos específicos. Las certificaciones disponibles incluyen: