Una entrevista de salida es una encuesta realizada a una persona que se está separando de una organización o relación. Lo más común es que esto ocurra entre un empleado y una organización, un estudiante y una institución educativa, o un miembro y una asociación. Una organización puede utilizar la información obtenida de una entrevista de salida para evaluar qué se debe mejorar, cambiar o permanecer intacto. Más aún, una organización puede utilizar los resultados de las entrevistas de salida para reducir la rotación de empleados, estudiantes o miembros y aumentar la productividad y el compromiso, reduciendo así los altos costos asociados con la rotación. Algunos ejemplos del valor de realizar entrevistas de salida incluyen acortar el proceso de reclutamiento y contratación, reducir el ausentismo , mejorar la innovación , sostener el desempeño y reducir posibles litigios si se abordan los problemas mencionados en la entrevista de salida.
La entrevista de salida encaja en la etapa de separación del ciclo de vida del empleado (ELC). Esta etapa, la última del ELC, se extiende desde el momento en que un empleado se desvincula hasta su salida de la organización. Este es el momento clave en el que se debe administrar una entrevista de salida porque los sentimientos del empleado con respecto a su partida están frescos en la mente. Un proceso de baja permite que tanto el empleador como el empleado cierren adecuadamente la relación existente de modo que se recopilen los materiales de la empresa, se completen los formularios administrativos, se transfieran o documenten la base de conocimientos y los proyectos, se recopilen comentarios y conocimientos a través de entrevistas de salida, y cualquier información suelta. Los fines están resueltos.
Las entrevistas de salida en las empresas se centran en empleados que dejan una empresa o cuando los empleados han completado un proyecto importante. El propósito de esta entrevista de salida es obtener comentarios de los empleados para mejorar aspectos de la organización, retener mejor a los empleados y reducir la rotación . Durante esta entrevista se preguntará a los empleados por qué se van, qué influyó específicamente en su decisión de irse, si se van o no a otra empresa y qué ofrece esa empresa que van a ofrecer que su empresa actual no ofrece. Las empresas pueden utilizar esta información para alinear mejor su estrategia de recursos humanos con lo que los empleados buscan en una organización y promulgar programas y prácticas que influirán en los mejores talentos para que permanezcan en la organización.
En el pasado, la organización recopilaba los datos de las entrevistas de salida, pero no se hacía mucho en términos de interpretar los datos y hacerlos procesables. Hoy en día existen métricas , análisis, puntos de referencia y mejores prácticas que ayudan a las organizaciones a dar sentido y utilizar los datos para programas proactivos de retención organizacional. Recientemente se ha desarrollado y popularizado una serie de software para entrevistas de salida. Sin embargo, este método de realizar entrevistas de salida tiene algunos defectos importantes, en particular, que identifica los factores equivocados de la rotación de personal.
Las preguntas comunes incluyen motivos para irse, satisfacción laboral , frustraciones y comentarios sobre las políticas o procedimientos de la empresa. Las preguntas pueden estar relacionadas con el entorno laboral, los supervisores, la compensación, el trabajo en sí y la cultura de la empresa.
Ejemplos:
¿Qué tan satisfecho estaba con su función y responsabilidades? ¿Se sintió adecuadamente apoyado en su crecimiento y desarrollo profesional? ¿Hubo desafíos o áreas de insatisfacción? En caso afirmativo, por favor explique. ¿Sentiste un sentido de pertenencia dentro del equipo y la organización? ¿Hubo algún aspecto del ambiente de trabajo que afectó negativamente su experiencia? ¿Cómo calificaría el ambiente y la cultura laboral? ¿Cómo describiría la eficacia de su supervisor inmediato? ¿Recibiste suficientes comentarios y reconocimiento por tu trabajo? ¿Estaban sus objetivos y expectativas alineados con la visión de la organización? ¿Hubo brechas o desafíos de comunicación dentro del equipo u organización? ¿Tuvo amplias oportunidades de colaboración e interacción multifuncional? ¿Cómo calificaría los mecanismos de comunicación y retroalimentación de la empresa? ¿Encontró que las políticas y procedimientos de la empresa eran justos y equitativos? ¿Hubo alguna política o práctica que usted consideró que estaba obstaculizando la productividad o la satisfacción de los empleados? ¿Cómo calificaría el apoyo de la organización para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal? ¿Pudiste gestionar tus compromisos personales junto con tus responsabilidades laborales? ¿Estuvo satisfecho con su salario y paquete de beneficios? ¿La organización brindó reconocimiento y recompensas justas por sus contribuciones? [1] Las entrevistas de salida desempeñan un papel fundamental en la comprensión de la dinámica de la rotación de empleados y la mejora del éxito organizacional. Al hacer las preguntas correctas e interpretar los datos de manera efectiva, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas para mejorar la cultura del lugar de trabajo, aumentar la satisfacción de los empleados e impulsar la productividad a largo plazo. éxito del término.
Las tasas de participación en las entrevistas de salida varían según el método utilizado para realizar las entrevistas de salida. Los métodos pasivos de recopilación de datos, como las encuestas en línea o en papel, tienen las tasas de participación más bajas, alrededor del 30%. Involucrar a un ser humano en el proceso aumenta la tasa de participación promedio al 50%. La subcontratación del proceso de entrevista de salida, si bien es un desarrollo relativamente reciente, logra las tasas de participación más altas del 90% o más.
Las tasas de finalización a menudo varían según el tipo de empleado, y los empleados administrativos generalmente tienen tasas de finalización más altas que los empleados manuales o los trabajadores de campo u otros que no trabajan en oficinas (por ejemplo, en sitios mineros, en hospitales). Sin embargo, existen algunas excepciones a esto.
Entre las prácticas activas de entrevistas de salida (realizadas por seres humanos), las tasas de participación también se ven afectadas por quién realiza la entrevista. Si el gerente directo del empleado saliente realiza la entrevista, sólo el 26% de las organizaciones logran tasas de finalización del 90% o más. Si la entrevista la realiza personal subalterno o administrativo de Recursos Humanos, sólo el 31% logra tasas de finalización superiores al 90%. Los consultores subcontratados, los gerentes de recursos humanos (o profesionales de recursos humanos equivalentes) y los gerentes indirectos logran una mayor participación.
Las entrevistas de salida en educación se realizan con estudiantes que se han graduado de una institución educativa . Estas entrevistas están destinadas a recopilar información sobre la experiencia de los estudiantes mientras asistían a esa institución, de qué se beneficiaron, qué faltaba y qué podría mejorarse para mejorar la experiencia de la próxima generación de estudiantes que asisten a esa institución. Este tipo de entrevista también puede señalar áreas en las que la institución debería invertir más o menos recursos para mejorar la experiencia de aprendizaje y desarrollo de un estudiante.
Una práctica menos común es realizar entrevistas de salida con clientes de alto valor o de largo plazo, por ejemplo, clientes de centros de atención para personas mayores.
Las entrevistas de salida en las asociaciones se administran a los miembros que deciden dejar de ser miembros de una asociación. Estas entrevistas brindan retroalimentación a una asociación sobre qué causó que el miembro se fuera, qué se puede mejorar y cómo se pueden asignar mejor los recursos. [ cita necesaria ]
Durante las elecciones , los encuestadores pueden realizar encuestas a pie de urna aleatorias .
Existen varios métodos para realizar entrevistas de salida, cada uno con sus ventajas y desventajas.
Históricamente, este ha sido el método principal para realizar entrevistas de salida (79% de las organizaciones), aunque esto está cambiando rápidamente. Estas reuniones cara a cara suelen ser realizadas internamente por un profesional o gerente de recursos humanos o, en casos excepcionales, por un consultor externo.
Beneficios: El principal beneficio de este método es que las tasas de finalización tienden a ser altas, siempre que la entrevista sea realizada por un profesional relevante y con las habilidades adecuadas (consultor externo, profesional de RR.HH. o gerente indirecto). Además, los empleados que salen tienen una experiencia personal que puede hacer que hablen más positivamente sobre la empresa (lo que afecta a su "marca de empleador") después de su salida. Además, si los entrevistadores están bien capacitados, el contenido puede estructurarse bien y verificarse en tiempo real para garantizar la exactitud de los datos, especialmente en lo que respecta a los motivos de la salida. Este método también permite recopilar datos de alta calidad de personas cuyas habilidades de alfabetización no son buenas.
Desventajas: Las desventajas de este método son que la retroalimentación rara vez se captura de una manera que permita informar sobre tendencias; más de un tercio de las organizaciones que utilizan este método no tienen una herramienta de informes adjunta a sus datos de salida. Si lo realiza un consultor externo, este método puede resultar costoso. A veces también se da el caso de que el profesional de recursos humanos que podría realizar la entrevista podría ser parte del motivo de la salida del empleado (por ejemplo, me pasaron por alto en la revisión salarial mientras estaba de baja por paternidad y mi persona de recursos humanos no me devolvió las llamadas). Esto significaría que es poco probable que el empleado sea honesto si ese profesional de recursos humanos estuviera realizando la entrevista de salida. Desafortunadamente, muy pocas organizaciones (20%) brindan capacitación sobre entrevistas de salida, por lo que la calidad suele ser muy variable. Además, este método es el más caro si se subcontrata.
Entrevistas telefónicas
Las entrevistas de salida realizadas por teléfono son cada vez más comunes (41% de las organizaciones) y son el método más eficaz de entrevistas de salida.
Beneficios: Los comentarios son fáciles de capturar y codificar en un formato que permite generar informes y análisis con facilidad. Debido a que la atención visual del entrevistador no necesita estar dedicada a la persona frente a él, como ocurre en una entrevista cara a cara, puede capturar y codificar comentarios en tiempo real. Las tasas de finalización son las más altas de todos los métodos, posiblemente debido a que no es necesario que el entrevistador y el entrevistado estén en el mismo lugar físico, pero también porque la entrevista se puede realizar incluso después de que la persona se haya ido (ver Momento de las entrevistas de salida). . Si los entrevistadores están bien capacitados, el contenido puede estructurarse bien y verificarse en tiempo real para garantizar la exactitud de los datos, especialmente en lo que respecta a los motivos de la salida. Y como ocurre con las entrevistas cara a cara, la experiencia para el entrevistado puede ser muy personal. Este método es fácil de subcontratar y menos costoso que las entrevistas cara a cara. También permite recopilar datos de alta calidad de personas cuyas habilidades de alfabetización no son buenas.
Desventajas: Este método es que es más caro que las encuestas en línea y en papel. Algunos profesionales de Recursos Humanos disfrutan realizando las entrevistas, por lo que subcontratar las entrevistas elimina esta tarea.
Las entrevistas de salida realizadas en papel permiten realizar entrevistas con quienes no tienen acceso a Internet y permiten la opción del anonimato. Sin embargo, se necesita más tiempo para recibir retroalimentación y a los encuestados analfabetos les resultaría difícil utilizar este medio. La información también debe ingresarse manualmente en un sistema de seguimiento para este medio. En 2010, el 46% de las organizaciones todavía realizaban entrevistas de salida utilizando este método.
En 2010, el 38% de las organizaciones utilizaban este método para las entrevistas de salida.
Beneficios: Este es el método menos costoso para realizar entrevistas de salida, con varias herramientas de software de encuestas gratuitas disponibles en el mercado. También recopila datos de una manera que es fácil de informar y analizar.
Desventajas: Existen dos problemas importantes con el uso de encuestas en línea para las entrevistas de salida. El problema más crítico es que identifican los factores equivocados de la rotación de personal [2]. Debido a que las encuestas en línea no permiten probar la causa raíz, los motivos de la salida no se diferencian de los problemas que causaron insatisfacción pero no renuncia. Además, no existe la posibilidad de garantizar que el comentario de cada motivo de salida sea coherente con la opción de motivo de salida que han elegido de una lista. El segundo problema con el uso de encuestas en línea para las entrevistas de salida es la tasa de finalización relativamente baja, del 34%. Esto supone aproximadamente la mitad de la tasa media de finalización de las entrevistas que se subcontratan a consultores externos (66%) y alrededor de un tercio de las mejores prácticas para subcontratar entrevistas telefónicas (95%).
Los IVR son métodos fiables para realizar entrevistas de salida porque son accesibles por teléfono, una tecnología muy extendida y fiable . Sin embargo, los IVR han perdido popularidad debido a la rentabilidad de las opciones basadas en la web que producen datos de calidad similar o superior. En comparación con otras opciones, es difícil obtener datos enriquecidos de un IVR, o ajustarlos y cambiarlos, ya que cualquier cambio requiere que se realicen nuevas grabaciones de voz.
El momento de las entrevistas de salida tiene un gran impacto en la tasa de finalización. Las organizaciones que realizan entrevistas de salida en la semana anterior a la salida tenían más probabilidades de lograr tasas de finalización superiores al 80% (32% de estas organizaciones). Llevarlos a cabo demasiado pronto es menos eficaz: sólo el 19% de las empresas logran un alto nivel de finalización. Dejar la entrevista hasta que el empleado se haya ido da como resultado tasas de finalización muy bajas: solo el 11% logra el 80% o más.