Una solicitud de cotización ( RfQ ) es un proceso comercial en el que una empresa o entidad pública solicita una cotización a un proveedor para la compra de productos o servicios específicos . RfQ generalmente significa lo mismo que Call for bids (CfB) e Invitation for bid (IfB) . [1]
Una solicitud de cotización generalmente implica más que el precio por artículo. Durante el proceso de licitación , se puede solicitar información como las condiciones de pago, el nivel de calidad por artículo o la duración del contrato .
Para recibir cotizaciones correctas, las solicitudes de cotización suelen incluir las especificaciones de los artículos o servicios para asegurarse de que todos los proveedores estén ofertando por el mismo artículo o servicio. Lógicamente, cuanto más detalladas sean las especificaciones , más precisa será la cotización y más comparable con la de otros proveedores. Otra razón para ser detallados al enviar una solicitud de cotización es que las especificaciones podrían usarse como documentación legal vinculante para los proveedores.
La disponibilidad ubicua de Internet ha hecho que muchas agencias gubernamentales recurran a sitios web estatales o operados por proveedores que ofrecen listados de solicitudes de cotización, solicitudes de información y solicitudes de propuestas. Muchos permiten a los proveedores registrarse sin cargo para recibir correos electrónicos con solicitudes generales o de categorías específicas de productos o servicios por los que existe interés. En algunos casos, todo el proceso se realiza en línea y las respuestas se envían como documentos escaneados o archivos PDF al servidor; en otros casos, o por razones legales, se debe enviar una respuesta en forma impresa y/o en un disco CD/DVD o una memoria USB por correo o servicio de entrega. [ cita requerida ]
Los proveedores deben presentar sus ofertas en una fecha y hora determinadas para que se los tenga en cuenta para la adjudicación. Se pueden celebrar debates sobre las ofertas (a menudo para aclarar las capacidades técnicas o señalar errores en una propuesta). La oferta no tiene por qué suponer el fin de la licitación; pueden seguir varias rondas. [ cita requerida ]
Después del proceso de solicitud de cotización, las organizaciones de adquisiciones profesionales tienen que comparar las cotizaciones y tratar de obtener el mejor precio para el trabajo (mediante negociaciones o realizando una subasta electrónica (una subasta inversa o una subasta de cotización). El objetivo es determinar el valor justo de mercado de los bienes o servicios y así generar ahorros para la empresa.
Las solicitudes de cotización son más adecuadas para productos y servicios que están lo más estandarizados y comercializados posible, ya que esto permite que la cotización de cada proveedor sea comparable. En la práctica, muchas empresas utilizan una solicitud de cotización cuando una solicitud de presentación de propuestas o una solicitud de información serían más apropiadas. [2]
Una solicitud de cotización permite que distintos contratistas presenten una cotización, de entre las cuales se seleccionará la mejor. También aumenta considerablemente la posibilidad de que se presenten ofertas competitivas, ya que los proveedores pueden estar bastante seguros de que no son los únicos que ofertan por los productos.
Las solicitudes de cotizaciones se utilizan con mayor frecuencia en el entorno empresarial, pero también se pueden encontrar en los mercados nacionales .
A continuación se muestra la lista de especificaciones que normalmente se incluyen en las solicitudes de estudios en la industria de investigación de mercados :