Un sistema de gestión integrada del lugar de trabajo ( IWMS ) es una plataforma de software definitiva para usos organizativos de los recursos del lugar de trabajo, incluida la gestión de la cartera de bienes raíces , la infraestructura y los activos de las instalaciones de una empresa. [1] Las soluciones IWMS se empaquetan comúnmente como una suite integrada o como módulos individuales que se pueden escalar con el tiempo. [2] Las utilizan ocupantes corporativos, empresas de servicios inmobiliarios, proveedores de servicios de instalaciones, propietarios y agentes de administración. Tradicionalmente enfocadas en brindar apoyo a los profesionales de bienes raíces e instalaciones, las soluciones IWMS se están volviendo más orientadas a los empleados, expandiendo su enfoque para incluir a todos los ocupantes y visitantes del edificio. [3]
IWMS tiende a integrar cinco áreas funcionales principales (o un subconjunto de las cinco) dentro de una empresa.
Esta área incluye actividades asociadas con la adquisición (incluida la compra y el arrendamiento), la gestión financiera y la disposición de activos inmobiliarios . Las características comunes de IWMS que respaldan la gestión de bienes raíces incluyen la planificación estratégica, la gestión de transacciones, el análisis de solicitudes de propuestas (RFP), el análisis de arrendamientos, la gestión de carteras, la gestión de impuestos, la gestión de arrendamientos y la contabilidad de arrendamientos. [4] [5]
Esta área incluye actividades asociadas con el diseño y desarrollo de nuevas instalaciones y la remodelación o mejora de las instalaciones existentes, incluyendo su reconfiguración y expansión. [4] Las características comunes de IWMS que respaldan la gestión de proyectos de capital incluyen la planificación de capital, el diseño, la financiación, la licitación, la adquisición, la gestión de costos y recursos, la documentación del proyecto y la gestión de planos, la programación y el análisis de la ruta crítica. [5]
Esta área cubre las actividades relacionadas con la operación y la utilización optimizada de las instalaciones. [4] Las características comunes de IWMS que respaldan la gestión de las instalaciones incluyen la planificación estratégica de las instalaciones (incluido el modelado y análisis de escenarios), la integración de CAD y BIM , la gestión del espacio, la gestión del servicio del sitio y de los empleados, la programación de recursos y la gestión de traslados. [5]
Esta área cubre las actividades relacionadas con el mantenimiento correctivo y preventivo y la operación de instalaciones y activos. [4] Las características comunes de IWMS que respaldan la gestión de mantenimiento incluyen la gestión de activos , solicitudes de trabajo, mantenimiento preventivo , administración de órdenes de trabajo, seguimiento de garantía, gestión de inventario, gestión de proveedores y evaluación del estado de las instalaciones . [5]
Esta área cubre las actividades relacionadas con la medición y reducción del consumo de recursos (incluyendo energía y agua) y la producción de desechos (incluyendo emisiones de gases de efecto invernadero ) dentro de las instalaciones. [4] Las características comunes de IWMS que respaldan la sostenibilidad y la gestión energética incluyen la integración con sistemas de gestión de edificios (BMS), métricas de desempeño de sostenibilidad, evaluación comparativa energética, seguimiento de emisiones de carbono y análisis de proyectos de eficiencia energética. [5]
Los componentes del IWMS se pueden implementar en cualquier orden (o todos juntos como una implementación única e integral) según las necesidades de la organización. [6] Como mejor práctica de implementación, a menudo se recomienda un enfoque por fases para implementar los componentes del IWMS de manera secuencial, aunque también se puede seguir un enfoque multifuncional. [4] [6] Cada área funcional del IWMS requiere los mismos pasos para su implementación, aunque será necesario un cuidado, una coordinación y una gestión de proyectos adicionales para garantizar un funcionamiento sin problemas en el caso de implementaciones más complejas. [6]
La adopción de los procesos de negocio tal como se envían incluidos en el software IWMS en lugar de los procesos de negocio existentes de una organización constituye un “prerrequisito fundamental para el éxito y una mejor práctica” en la selección e implementación del software IWMS. [4] Como resultado, las organizaciones deben limitar la configuración a todos los casos, excepto los más convincentes.
Desde 2004, las firmas de analistas independientes Gartner Inc. , [7] Verdantix, [8] IWMSconnect [9] e IWMSNews han informado sobre el mercado de IWMS . [10]
Hasta 2014, Gartner publicó el Cuadrante Mágico de IWMS, que evaluaba a los proveedores de IWMS según dos criterios: "integridad de visión" y "capacidad de ejecución". [11] A medida que el mercado maduró aún más, los informes del Cuadrante Mágico fueron reemplazados por una Guía de Mercado anual, que se centraba más en el desarrollo del mercado en sí que en el posicionamiento comparativo.
El autor original, Michael Bell, fue el primero en describir el software IWMS como "soluciones empresariales integradas que abarcan el ciclo de vida de la gestión de activos de instalaciones, desde la adquisición y las operaciones hasta la disposición". [7] En esta primera definición de mercado, Gartner identificó los requisitos críticos de un IWMS, incluida una base de datos común, tecnologías avanzadas de servicios web y una arquitectura de sistema que permitiera procesos de flujo de trabajo definidos por el usuario e interfaces de portal personalizadas. [7]
Gartner publicó los informes actualizados de la Guía de mercado de IWMS, de la siguiente manera:
La última Guía de mercado de Gartner para sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo fue publicada el 28 de enero de 2020 por Carol Rozwell, ex analista distinguida de vicepresidentes [12] y Rashmi Choudhary, analista principal. [13]
Desde 2017, Verdantix publica informes del Cuadrante Verde de Sistemas Integrados de Gestión del Lugar de Trabajo y Guías del Comprador. La metodología del Cuadrante Verde patentada por la firma de investigación utiliza criterios ponderados para la evaluación de proveedores, agrupados en dos categorías: Capacidades (amplitud y profundidad de la funcionalidad del software) e Impulso (factores de éxito estratégico).
Si bien las funciones básicas de IWMS siguen siendo fundamentales, está evolucionando hacia una plataforma de software basada en la nube que se basa en la experiencia en el lugar de trabajo. Los IWMS modernos, que ofrecen una interfaz de usuario interactiva en múltiples dispositivos, permiten a los empleados acceder a una variedad de servicios en el lugar de trabajo desde una aplicación móvil, un quiosco o una computadora de escritorio. Según la última investigación de Verdantix, el 80 % de los ejecutivos que consideran el software IWMS identificaron la calidad de la interfaz de usuario como el factor más importante que influye en su decisión. [14]
Con el crecimiento de la Internet de las cosas , una tendencia que está ganando terreno es la integración del software IWMS y las soluciones de edificios inteligentes en una única plataforma, también denominada IWMS+. Esto permite que IWMS aproveche los datos en tiempo real de los sensores para gestionar el entorno de trabajo moderno. [15]