Un sistema de reuniones electrónicas ( EMS ) es un tipo de software informático que facilita la resolución creativa de problemas y la toma de decisiones de grupos dentro o entre organizaciones. El término fue acuñado por Alan R. Dennis et al. en 1988. El término es sinónimo de sistemas de apoyo grupal (GSS) y esencialmente sinónimo de sistemas de apoyo a decisiones grupales (GDSS). Los sistemas de reuniones electrónicas forman una clase de aplicaciones para el trabajo cooperativo asistido por computadora .
Principalmente a través de la anonimización (opcional) y la paralelización de la entrada, los sistemas de reuniones electrónicas superan muchas características perjudiciales e inhibidoras del trabajo en grupo. [1] [2]
De manera similar a una conferencia web , un anfitrión invita a los participantes a una reunión electrónica por correo electrónico. Después de iniciar sesión en la sesión, los asistentes a la reunión participan principalmente a través de sus teclados, escribiendo respuestas a preguntas e indicaciones del anfitrión de la reunión.
Los sistemas de reuniones electrónicas deben distinguirse, por un lado, del software de trabajo en grupo clásico y, por otro, de los sistemas de conferencias web . En realidad, existen algunas superposiciones entre las características menores de los productos de las categorías mencionadas.
La principal diferencia con el groupware es la intensidad de la colaboración. Según la clasificación de Lubich [3] , el groupware favorece la colaboración dentro de grupos en los que las contribuciones individuales siguen siendo identificables. Por el contrario, los EMS permiten al grupo producir de forma cooperativa un resultado del que el grupo es responsable en su conjunto. En un proceso empresarial, el groupware y los sistemas de reuniones electrónicas se complementan entre sí: el groupware ayuda a los equipos a investigar y crear documentos en el período previo a una sesión de EMS o a implementar los resultados de dicha sesión.
Los sistemas de conferencias web y los sistemas de reuniones electrónicas se complementan entre sí en las reuniones o talleres en línea: EMS amplía el sistema de conferencias web al proporcionar herramientas interactivas para producir y documentar los resultados del grupo. Por otro lado, los sistemas de conferencias web complementan a EMS con la funcionalidad de compartir pantalla y conferencias de voz requeridas en reuniones en línea sincrónicas y que no están presentes en EMS.
Nunamaker et al. citan el proyecto CASE PSL/PSA de mediados de los años sesenta como el comienzo de la tecnología EMS. Los primeros sistemas reconocibles como EMS desde la perspectiva actual se desarrollaron a principios de los años 80 como proyectos universitarios y de investigación. (1) En la Universidad de Arizona, se desarrolló un prototipo llamado Plexsys basándose en el proyecto PSL/PSA. (2) En la Universidad de Minnesota se creó un sistema llamado SAMM (Software Aided Meeting Management). (3) En Xerox PARC, se desarrolló Colab. (4) Los investigadores de la Universidad de Michigan desarrollaron herramientas EMS basadas en MAC.
Los esfuerzos diferían en sus objetivos: mientras que el trabajo en Xerox PARC se centraba en pequeños grupos cooperativos de 2 a 6 individuos, el trabajo en la Universidad de Arizona se centraba en grupos de 16 a 24.
A finales de los años 80 se inició el mercado comercial de los sistemas de gestión de emergencias. En 1989, la Universidad de Arizona fundó Ventana Corporation para trasladar la tecnología Plexsys del laboratorio al lugar de trabajo. En 1992, Xerox PARC escindió Live Works Inc., que desarrolló el producto LiveBoard basándose en el proyecto Colab. [4]
Se reconoce generalmente que Group Systems, desarrollado por Ventana Corporation, es el antecesor del EMS moderno. Group Systems proporcionaba la funcionalidad estándar de los EMS modernos, como la generación de ideas y la categorización, las votaciones y los debates en el contexto de una agenda cronológica. Las contribuciones se podían introducir en paralelo y de forma anónima. Los resultados de un paso del proceso de reunión (por ejemplo, una generación de ideas) se podían copiar a una herramienta de seguimiento (por ejemplo, una votación).
El producto se basaba en clientes que se ejecutaban en máquinas Microsoft Windows que accedían a un servidor que ejecutaba una base de datos Paradox a través de una unidad asignada en la red local (LAN). La limitación a las reuniones locales ("en el mismo lugar"), los importantes requisitos de infraestructura y las complejidades del control del software impidieron su adopción generalizada. En consecuencia, Group Systems se desarrolló como una herramienta para el facilitador experto de reuniones asistidas por computadora. Estas reuniones a menudo se realizaban en salas de conferencias equipadas con computadoras a medida o por consultoras especializadas con un equipo dedicado.
A finales de los años 90 y principios de los 2000 surgieron otros sistemas de gestión de contenidos, como el holandés Inteam o el estadounidense Meetingworks . Como sistemas cliente-servidor basados en redes LAN, compartían las limitaciones de dichos sistemas. Por el contrario, ease.com adoptó HTML, que sufría las (en aquel momento) graves limitaciones funcionales de esa tecnología, a cambio de la ventaja de trabajar a través de Internet.
Desde 2005, el desarrollo de EMS se ha centrado en sistemas basados en navegador y en interfaces gráficas de usuario fáciles de usar. Los prototípicos de esta generación de EMS son el producto Thinktank [5], que se basa en Group Systems, el posterior MeetingSphere [6], el Monsoon [7], centrado en la lluvia de ideas electrónica anónima , y el otro Meeting [8], basado en HTML puro . Todos estos productos ofrecen la funcionalidad de un EMS a través de Internet, sin embargo, difieren en cuanto a su enfoque y profundidad funcional: MeetingSphere y Spilter [9] son muy completos, funcionales, fáciles de usar y profesionales. ThinkTank proporciona y amplía una gran funcionalidad con la vista puesta en los talleres facilitados por profesionales. yaM y otras opciones de HTML puro posicionan sus productos como kits de herramientas integrados para reuniones y talleres en línea cotidianos, así como para el trabajo asincrónico de equipos virtuales.
Un papel especial lo desempeña entre los EMS el producto nextModerator , que proporciona herramientas interactivas a grupos muy grandes reunidos en un lugar para un evento especial.
En el territorio de los países postsoviéticos y de Europa Occidental, un papel importante en la popularización y el desarrollo de los EMS en los últimos años lo desempeñaron sistemas desarrollados localmente como SW 6000 , PATENTEM, [10] GlavCom , etc.
Un sistema de reuniones electrónicas es un conjunto de herramientas de software colaborativo configurables que se pueden utilizar para crear patrones predecibles y repetibles de colaboración entre personas que trabajan para alcanzar un objetivo. Con un sistema de reuniones electrónicas, cada usuario normalmente tiene su propio ordenador y todos pueden contribuir al mismo objeto compartido (sesión) al mismo tiempo. De este modo, nadie necesita esperar su turno para hablar y las personas no olvidan lo que quieren decir mientras esperan su turno. Cuando un grupo o el anfitrión de un grupo lo considera apropiado, las personas pueden contribuir de forma anónima a la mayoría de las herramientas de los sistemas de reuniones electrónicas: esto permite que el grupo se centre en el contenido de las ideas, en lugar de en sus fuentes.
La mayoría de los EMS ofrecen las funcionalidades estándar que se describen a continuación, pero difieren notablemente en el manejo y la profundidad funcional de estas herramientas. Además, difieren en el conjunto de herramientas adicionales que proporcionan y en la forma en que se administran o integran en un entorno de TI corporativo. También difieren en el grado de interoperabilidad con los sistemas de conferencias web para compartir pantalla y conferencias de voz.
En una sesión de lluvia de ideas electrónica, el grupo crea una lista compartida de ideas. A diferencia de los métodos de lluvia de ideas en papel o de escritura de ideas, los participantes introducen las contribuciones directamente y son visibles para todos de inmediato, normalmente en formato anónimo. Al superar las barreras sociales con el anonimato y las limitaciones del proceso con la introducción en paralelo, se generan más ideas y se comparten con menos conformidad que en una sesión de lluvia de ideas o escritura de ideas tradicional. Los beneficios de la lluvia de ideas electrónica aumentan con el tamaño del grupo. [11]
En muchos casos, después de una sesión de lluvia de ideas o de la recopilación de contribuciones, las ideas requieren una categorización. Para ello, en los sistemas de gestión de ideas modernos, los participantes arrastran las contribuciones desde la lista compartida a carpetas o contenedores de categorías.
Las herramientas de discusión en EMS se parecen a un chat estructurado que puede llevarse a cabo sobre temas separados en paralelo, a menudo en función de una tarea o pregunta de orden superior. La paralelización se produce en múltiples niveles: (1) En el nivel de múltiples temas que se presentan para discusión al mismo tiempo. Los participantes son libres de contribuir a algunos temas mientras que simplemente escanean otros. (2) Además, la paralelización se produce en el nivel de contribuciones que los participantes pueden ingresar independientemente unos de otros. Las discusiones se llevan a cabo de forma anónima o con nombre. En la mayoría de los EMS, también está disponible la identidad del grupo (por ejemplo, "departamento de marketing").
En comparación con un debate oral, un debate electrónico permite un intercambio de argumentos mucho más intenso en menos tiempo. Gracias al anonimato, se minimizan los conflictos interpersonales y se reduce la presión de los compañeros . En muchos casos, un debate electrónico paralelo permite explorar temas que se habrían pasado por alto en entornos tradicionales por falta de tiempo.
Los sistemas de gestión de la calidad sofisticados ofrecen una variedad de métodos de votación, como escala numérica, orden de clasificación, presupuesto o selección múltiple. En sistemas más avanzados, una lista de votación puede ser sometida a múltiples votaciones según múltiples criterios con diferentes métodos de votación para el análisis de utilidad o impacto. Los resultados están disponibles en tiempo real, generalmente en forma de tablas y gráficos.
Otras características incluyen la integración con las redes sociales , así como un sistema de preguntas y respuestas. [12]
A diferencia de los métodos de votación disponibles en los talleres tradicionales, como levantar la mano o colocar notas adhesivas en una pizarra blanca, las votaciones electrónicas son anónimas y permiten una evaluación más diferenciada de las ideas, opiniones o hechos. Algunos sistemas electrónicos de votación permiten la votación con identidad de grupo para obtener una visión más clara de la estructura del consenso o el disenso.
Los sistemas de gestión de reuniones modernos organizan el proceso de una reunión en una agenda que estructura las actividades de una reunión o taller por tema, cronología y el uso de una herramienta de apoyo. A partir de la agenda, el anfitrión (facilitador) de la reunión invita ("inicia") a los participantes a contribuir a las distintas actividades. En algunos sistemas de gestión de reuniones, las agendas se pueden copiar de una reunión existente o de plantillas de reuniones.
Los resultados de una reunión basada en EMS existen como contenido en una base de datos. El contenido se puede exportar a un archivo, enviar a un sistema de registro integrado externamente o simplemente imprimir. El formato y los formatos de archivo disponibles difieren sustancialmente entre los distintos EMS, y las opciones más comunes incluyen HTML, Markdown y formatos de documentos de Office.
Los EMS modernos admiten reuniones sincrónicas (los participantes se reúnen al mismo tiempo) y asincrónicas (los participantes contribuyen en diferentes momentos).
Las reuniones sincrónicas permiten una interacción inmediata y espontánea entre los participantes. Las reuniones asincrónicas aumentan la disponibilidad de los participantes al establecer un período de tiempo máximo en el que los participantes pueden contribuir en su tiempo libre. Las reuniones asincrónicas son una buena opción cuando se requiere una participación reflexionada en lugar de una interacción espontánea instantánea.
Técnicamente, las reuniones sincrónicas y asincrónicas se diferencian por el tiempo durante el cual las herramientas están disponibles para los participantes. En una reunión sincrónica típica, todos los participantes están activos en una actividad compartida. Para ello, las reuniones sincrónicas suelen requerir el apoyo de una conferencia de voz para la interacción oral dentro del grupo y el uso compartido de la pantalla mediante una conferencia web para presentar contenido que no sea de EMS.
En cambio, las sesiones asincrónicas suelen implicar múltiples actividades de contribución. La reunión real y la interacción directa entre dos o más participantes en una actividad particular son coincidentes. Las sesiones asincrónicas se emplean a menudo para recopilar comentarios o aportaciones. Las sesiones asincrónicas pueden llevarse a cabo independientemente de las reuniones sincrónicas o en el período previo a dichas reuniones o después de ellas, por ejemplo, para discutir cuestiones no resueltas en la reunión.
Los sistemas EMS difieren sustancialmente en la forma y el grado en que admiten reuniones asincrónicas. Las diferencias incluyen la duración de las reuniones asincrónicas (24 horas/días/semanas), el soporte para la planificación y publicación de reuniones asincrónicas (agenda, invitaciones) y el modelo de licencia (tarifa fija, pago por uso, reuniones simultáneas, usuarios simultáneos, etc.).
Los sistemas de reuniones electrónicas se han diseñado para mejorar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción de los grupos. Los grupos presenciales pueden sufrir una serie de pérdidas de procesos, entre ellas: [13] [14]
En consecuencia, las ventajas de las reuniones con apoyo de EMS frente a las reuniones y talleres presenciales tradicionales son:
La mayoría de los inconvenientes del EMS en comparación con las conferencias o talleres tradicionales se han superado gracias al progreso tecnológico o a la adaptación del EMS a grupos objetivo específicos y sus casos de uso dominantes:
Los demás inconvenientes se deben principalmente a la distribución física de los participantes en las reuniones virtuales. Las videoconferencias solo pueden compensar parcialmente la ausencia de reuniones presenciales.
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