Los sistemas de gestión de propiedades (PMS) o sistemas operativos de hoteles (HOS) son términos que se pueden utilizar en el ámbito empresarial en el sector inmobiliario, de fabricación, de logística, de propiedad intelectual, gubernamental o de gestión de alojamientos hoteleros. Son sistemas informáticos que facilitan la gestión de propiedades, bienes personales, equipos, incluido el mantenimiento, los aspectos legales y el personal, todo ello a través de un único software. Sustituyeron a los métodos anticuados basados en papel que tendían a ser engorrosos e ineficientes. A menudo se implementan como configuraciones cliente/servidor. Hoy en día, la mayoría de los sistemas de gestión de propiedades de última generación favorecen un modelo de software como servicio (SaaS) sustentado por tecnologías web y en la nube .
Los primeros sistemas de gestión de propiedades en la industria hotelera aparecieron en el mercado en la década de 1980. [1] Hoy en día, se consideran la pieza más importante de la tecnología hotelera. [2]
En los hoteles, un sistema de gestión de propiedades, también conocido como PMS, es una aplicación de software integral que se utiliza para cubrir objetivos como la coordinación de las funciones operativas de la recepción, las ventas y la planificación, los informes, etc. El sistema automatiza las operaciones del hotel como las reservas de huéspedes, los detalles de los huéspedes, las reservas en línea, la publicación de cargos, el punto de venta, el teléfono, las cuentas por cobrar, las ventas y el marketing, los eventos, el cálculo de costos de alimentos y bebidas, la gestión de materiales, los recursos humanos y la nómina, la gestión del mantenimiento, la gestión de la calidad y otras comodidades. [3] Los sistemas de gestión de propiedades de hoteles pueden tener soluciones de terceros integradas o interactuar con ellas, como los sistemas de reservas centrales y los sistemas de gestión de ingresos o rendimiento , el motor de reservas en línea, el back office , el punto de venta , el cierre de puertas, la optimización del servicio de limpieza, la televisión de pago, la gestión de la energía, la autorización de tarjetas de pago y los sistemas de gestión de canales. [4]
Con el avance de la computación en la nube, los sistemas de gestión de propiedades para hoteles amplían su funcionalidad hacia nuevas áreas de servicio, como las funciones orientadas a los huéspedes. Estas incluyen el check-in en línea, el servicio de habitaciones, los controles en la habitación, la comunicación entre los huéspedes y el personal, el conserje virtual y más. [5] Estas nuevas funcionalidades son utilizadas principalmente por los huéspedes en sus propios dispositivos móviles o en los que proporciona el hotel en los vestíbulos y/o habitaciones.
Un buen PMS debe proporcionar información precisa y oportuna sobre los indicadores básicos de rendimiento clave de un negocio hotelero, como la tarifa diaria promedio , el RevPAR o la tasa de ocupación, y ayudar a la gestión de alimentos y bebidas a controlar las existencias en el almacén y decidir qué comprar, cuánto y con qué frecuencia.
Los sistemas de gestión de propiedades se utilizan en las autoridades locales, ya que estas poseen y gestionan grandes propiedades inmobiliarias, que van desde escuelas, centros de ocio, viviendas sociales y parques, sin olvidar propiedades de inversión como tiendas y polígonos industriales, e incluso pubs. Todas estas son fuentes de ingresos necesarias para una autoridad local, por lo que la eficiencia obtenida a través de un sistema automatizado e informatizado es esencial.
Existen dos tipos generales de sistemas de gestión de propiedades: software basado en la nube y software local. Un sistema de gestión de propiedades basado en la nube no requiere una licencia de software para cada dispositivo. No se instala físicamente en cada computadora como un software tradicional. En cambio, se proporciona un ID de inicio de sesión y una contraseña una vez que se compra el software. Se puede acceder al software en cualquier dispositivo con una conexión a Internet activa.
El software local se instala físicamente en cada sistema con una licencia de software única. Los datos se almacenan en un servidor remoto dentro de la propiedad. Es más costoso en comparación con el sistema de gestión de propiedades basado en la nube.
Los sistemas de gestión de propiedades se utilizan para gestionar, controlar y contabilizar los bienes personales. La propiedad se define como el equipo, las herramientas y los activos de capital físico que se adquieren y se utilizan para construir, reparar y mantener los productos finales. La gestión de propiedades implica los procesos, los sistemas y la mano de obra necesarios para gestionar el ciclo de vida de todos los bienes adquiridos, tal como se definió anteriormente, incluida la adquisición, el control, la rendición de cuentas, el mantenimiento, la utilización y la disposición.
Los sistemas de administración de propiedades permiten a los administradores de propiedades locales y al personal de mantenimiento administrar las operaciones diarias de sus propiedades. El mantenimiento de propiedades comerciales incluye áreas de enfoque importantes como la gestión de riesgos, el mantenimiento, la comunicación y la satisfacción de los inquilinos. Por lo general, se deducirá un cierto porcentaje acordado del pago del alquiler en cada pago de alquiler cobrado por la administración de la propiedad como tarifa de servicio. También existen otras formas de cobrar a los propietarios de propiedades que utilizan el servicio, pero el cobro de porcentajes es el más común. [6] [ cita requerida ]