La recuperación de datos consiste en obtener datos de un sistema de gestión de bases de datos (DBMS), como por ejemplo una base de datos orientada a objetos (ODBMS). En este caso, se considera que los datos se representan de forma estructurada y no existe ambigüedad en los mismos.
Para recuperar los datos deseados, el usuario presenta un conjunto de criterios mediante una consulta . A continuación, el sistema de gestión de bases de datos selecciona los datos solicitados de la base de datos. Los datos recuperados pueden almacenarse en un archivo, imprimirse o visualizarse en la pantalla.
Para preparar las consultas se utiliza un lenguaje de consulta , como por ejemplo el lenguaje de consulta estructurado (SQL). SQL es un lenguaje de consulta estandarizado por el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI) desarrollado específicamente para escribir consultas de bases de datos. Cada sistema de gestión de bases de datos puede tener su propio lenguaje, pero la mayoría son relacionales. [ Aclaración necesaria ]
Los informes y las consultas son las dos formas principales de recuperar datos de una base de datos. Existen algunas superposiciones entre ellos, pero las consultas generalmente seleccionan una porción relativamente pequeña de la base de datos, mientras que los informes muestran cantidades mayores de datos. Las consultas también presentan los datos en un formato estándar y generalmente los muestran en el monitor, mientras que los informes permiten formatear la salida como se desee y normalmente se imprimen.
Los informes se diseñan utilizando un generador de informes integrado en el sistema de gestión de bases de datos.