El mantenimiento diferido es la práctica de posponer actividades de mantenimiento, como reparaciones tanto de bienes inmuebles (es decir, infraestructura ) como de bienes personales (es decir, maquinaria ), con el fin de ahorrar costos, cumplir con los niveles de financiación del presupuesto o realinear los fondos presupuestarios disponibles. El hecho de no realizar las reparaciones necesarias podría provocar el deterioro de los activos y, en última instancia, su deterioro. En general, una política de mantenimiento diferido continuo puede dar lugar a mayores costos, fallas de los activos y, en algunos casos, implicaciones para la salud y la seguridad.
La comunidad técnica (por ejemplo, ingenieros, administradores de instalaciones y logistas , etc.) hace distinciones entre mantenimiento y reparaciones, mientras que los contadores generalmente no lo hacen. Los contadores generalmente consideran el mantenimiento y las reparaciones como costos del período que requieren una contabilización inmediata en lugar de mejoras de capital que se capitalizan y deprecian en un período futuro. La comunidad técnica a menudo define el mantenimiento en términos de conservar la funcionalidad de un activo en comparación con las reparaciones que restauran la funcionalidad de un activo.
El organismo que establece las normas de contabilidad para el gobierno de los EE. UU. ( FASAB ) define el mantenimiento diferido para incluir también las reparaciones diferidas de la siguiente manera: "El mantenimiento y las reparaciones diferidos" son actividades de mantenimiento y reparación que no se realizaron cuando debían haberse realizado o estaban programadas para realizarse y que, por lo tanto, se posponen o retrasan para un período futuro. El mantenimiento y las reparaciones son actividades dirigidas a mantener los activos fijos en una condición aceptable. Las actividades incluyen el mantenimiento preventivo; el reemplazo de piezas, sistemas o componentes; y otras actividades necesarias para preservar o mantener el activo. El mantenimiento y las reparaciones, a diferencia de las mejoras de capital, excluyen las actividades dirigidas a expandir la capacidad de un activo o actualizarlo de otro modo para satisfacer necesidades diferentes o significativamente mayores que su uso actual ". (Declaración de la Norma Federal de Contabilidad Financiera 40)
Un ejemplo de mantenimiento diferido en el caso de un hogar sería posponer la revisión anual recomendada del coche o las reparaciones recomendadas en esa revisión: el coche no funcionará tan bien ni con tanta eficiencia y tendrá más probabilidades de averiarse o chocar . Sin embargo, el término suele utilizarse en el contexto de grandes organizaciones o gobiernos.
El mantenimiento compite por financiación con otros programas y a menudo se pospone porque no hay asignaciones disponibles o se redirigen a otras prioridades o proyectos.
Con frecuencia, el mantenimiento postergado no se informa de inmediato y, en ocasiones, ni siquiera se informa. El mantenimiento postergado por falta de fondos puede generar mayores riesgos de seguridad, un servicio deficiente para el público, mayores costos en el futuro y operaciones ineficientes.
El 11 de mayo de 2011, el presidente del Consejo Asesor de Normas Federales de Contabilidad (FASAB, por sus siglas en inglés), Tom Allen, anunció que el FASAB había emitido la Declaración de Normas Federales de Contabilidad Financiera (SFFAS, por sus siglas en inglés) 40, Cambios de definición relacionados con el mantenimiento y las reparaciones diferidos: enmienda de la Declaración de Normas Federales de Contabilidad Financiera 6, Contabilidad de propiedades, plantas y equipos. La SFFAS 40 representa un primer paso hacia la mejora de la información sobre el mantenimiento y las reparaciones diferidos. El Consejo está trabajando, y seguirá trabajando, en estrecha colaboración con las partes interesadas en mejorar la información sobre el mantenimiento y las reparaciones diferidos. Al abordar las cuestiones de definición como primer paso, el Consejo facilitará la cooperación continua. Dos áreas que necesitan mejoras se relacionan con (1) la falta de comparabilidad al evaluar la condición de los activos tanto dentro como entre agencias y (2) las prácticas de medición y presentación de informes que varían enormemente entre agencias. Estos problemas surgen, en parte, debido a que las agencias tienen diferentes interpretaciones con respecto a la definición de “mantenimiento diferido” en SFFAS 6. “Redefinir el término 'mantenimiento' para incluir actividades de reparación y reflejar mejor las prácticas de gestión de activos es un paso inicial para resolver los problemas observados”, según el presidente Allen. “Sin embargo, la Junta también planea abordar cuestiones de medición e informes a través de consultas continuas con las partes interesadas que podrían conducir a la emisión de orientación y/o estándares adicionales.
En diciembre de 2011, FASAB finalizó la declaración de la norma federal de contabilidad financiera n.° 42 (SFFAS 42), que modifica las normas existentes en relación con la medición y la presentación de informes sobre mantenimiento y reparaciones diferidos (DM&R). Los principales cambios en esta SFFAS exigen que las entidades federales (1) describan las políticas sobre mantenimiento y reparaciones (M&R) y la priorización de las actividades de M&R, (2) identifiquen los factores que se tienen en cuenta para determinar los estándares de condición aceptable, (3) identifiquen la propiedad, planta y equipo (PP&E) general y la PP&E de administración a la que se relaciona DM&R y proporcionen la justificación para la PP&E que puede excluirse, (4) proporcionen los saldos de DM&R por categoría de PP&E y (5) expliquen los cambios significativos con respecto al año anterior.
De conformidad con las Normas y procedimientos de la FASAB, la Declaración propuesta se ha presentado simultáneamente al Director de la Oficina de Administración y Presupuesto, al Contralor General y al Secretario del Tesoro para su revisión en un plazo de 90 días. La FASAB la anunciará como Declaración final de la FASAB después de que venzan ambos períodos de revisión, a menos que se informe lo contrario dentro de cada uno de los respectivos períodos de revisión. Las normas incluidas en la Declaración entrarán en vigor para los períodos fiscales que comiencen después del 30 de septiembre de 2014.