Archives New Zealand ( en maorí : Te Rua Mahara o te Kāwanatanga ) es el archivo nacional de Nueva Zelanda y el custodio oficial de sus archivos públicos. Como autoridad de conservación de registros del gobierno, administra la Ley de Registros Públicos de 2005 y promueve la buena gestión de la información en todo el gobierno.
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En 1954, el gabinete del Primer Gobierno Nacional aprobó la creación de un archivo nacional y la oficina de un archivero jefe, así como la redacción de la legislación que lo habilitaba. La Ley de Archivos de 1957 creó los Archivos Nacionales dentro del Departamento de Asuntos Internos (DIA). También le dio al archivero jefe el poder de aprobar la disposición de registros oficiales y de exigir la transferencia de registros a los Archivos Nacionales después de 25 años. La Ley de Archivos también afirmó el acceso público a los Archivos Nacionales. Si bien los Archivos Nacionales se establecieron en 1957, fueron precedidos por los Archivos del Dominio y los antiguos archivos de guerra en el edificio Hope Gibbons en Wellington. [2]
En 1977, una enmienda a la Ley de Gobierno Local de 1974 extendió una protección limitada a los archivos de los gobiernos locales. Durante los primeros veinte años, los Archivos Nacionales tuvieron que lidiar con un almacenamiento y una dotación de personal inadecuados. Tras el informe de Wilfred I. Smith, [3] el Gobierno tomó medidas para abordar esos problemas y, en 1990 , la sede se trasladó al edificio de 4 plantas de 1966 [4] de la antigua Imprenta del Gobierno en Thorndon Quay [5]. [6] La posición jurídica de los Archivos Nacionales se afianzó aún más con la aprobación de leyes como la Ley del Defensor del Pueblo de 1975, la Ley de Información Oficial de 1982 y la Ley del Sector Estatal de 1988.
En 2000, los Archivos Nacionales se separaron del Departamento de Asuntos Internos y pasaron a llamarse Archivos de Nueva Zelanda . [2]
En 2005, el quinto gobierno laborista aprobó la Ley de Registros Públicos de 2005 [7] para abordar los archivos digitales y la creación de empresas estatales . La ley también amplió en gran medida el papel de Archives New Zealand y los poderes del Archivero Jefe, y estableció el Consejo de Archivos para asesorar al Ministro responsable de Archives New Zealand. La organización ahora tiene un papel de liderazgo en materia de mantenimiento de registros en todo el gobierno central y local. [2] [8]
En 2011, Archivos de Nueva Zelanda y la Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda se fusionaron nuevamente en el Departamento de Asuntos Internos. [2] [9] Antes del 1 de febrero de 2011, Archivos de Nueva Zelanda era un departamento gubernamental separado. [9]
En 2018, la oficina de Christchurch se mudó a una nueva ubicación en Wigram, cerca del Museo de la Fuerza Aérea de Nueva Zelanda . [10] [11]
El volumen 3, n.° 1, páginas 5 a 10 del Archivista de Nueva Zelanda incluye una historia más completa de los archivos en Nueva Zelanda. [12]
En diciembre de 2020, la DIA confirmó que Archives NZ junto con la Biblioteca Nacional y Ngā Taonga Sound & Vision se mudarían a un parque empresarial especialmente diseñado llamado Horowhenua Business Park en Levin en una fecha futura no especificada. [13]
En febrero de 2022, el Ministro de Asuntos Internos Jan Tinetti , el archivista jefe de Archives NZ Stephen Clarke y la iwi (tribu) maorí Taranaki Whānui Te Āti Awa confirmaron que el Gobierno construiría un nuevo edificio de archivos en el sitio de la antigua Casa de Defensa en la calle Aitken de Wellington, entre los edificios actuales de Archives NZ y la Biblioteca Nacional. El nuevo edificio de 290 millones de dólares neozelandeses tendrá 19.300 metros cuadrados de superficie alquilable y se espera que abra en 2026. Albergará un depósito de archivos e instalaciones especializadas para Archives NZ, la Biblioteca Nacional y Ngā Taonga Sound & Vision. [14] [15]
El 9 de mayo de 2024, Archives NZ suspendió su programa de digitalización, que había comenzado hace siete años, alegando la limitación temporal de la financiación del programa. Se espera que la suspensión del programa de digitalización provoque la pérdida de tres puestos de trabajo permanentes y algunos puestos fijos. El historiador Vincent O'Malley describió la finalización del programa de digitalización como "un golpe devastador". [16]
La oficina nacional de Archives New Zealand está en Wellington . También tiene oficinas en Auckland , Christchurch y Dunedin . [17] [2]
Se prevé que en 2026 se complete en Wellington una nueva instalación de archivos nacionales de 290 millones de dólares. [18] La nueva instalación, cuya construcción comenzó en 2022, tendrá una mayor capacidad para albergar las colecciones de archivos del país, que crecen rápidamente, y para mantener y proteger las colecciones durante incidentes como cortes de energía y terremotos. [19] Su diseño se ha creado teniendo en cuenta la cosmovisión te ao Māori, con la agencia de diseño Tīhei y el artista escultor maorí Rangi Kipa trabajando junto con los arquitectos Warren & Mahoney para "conectar el edificio con el terreno en el que se asienta y reconocer a los tūpuna que vivieron allí antes". [18]
El Departamento de Asuntos Internos está trabajando junto con los administradores de fondos AMP Capital Ltd. para construir las nuevas instalaciones de Archivos con los socios de construcción, LT McGuiness. [19]
Fuentes [20] [12]
Los cargos de Director del Archivo Nacional y Archivero Jefe se desempeñaron simultáneamente desde finales de 1982. [26]
Archivos de Nueva Zelanda tiene cuatro unidades: [35]
Archivos de Nueva Zelanda:
Norma de gestión de información y registros
Las normas de gestión de registros e información de archivo son de suma importancia, ya que garantizan la coherencia de la prestación de servicios para las organizaciones que utilizan los servicios de Archive NZ. Para Archives New Zealand, actúan como principios básicos para su propósito de recopilar, preservar y proporcionar acceso a registros que tienen importancia histórica, legal y cultural. [36] En virtud del artículo 27 de la Ley de Registros Públicos de 2005, el Archivero Jefe de Archives New Zealand tiene esta responsabilidad y ha emitido dichas normas. [36] Para emitir una norma, el Archivero Jefe debe poner a disposición una copia del borrador y tener un proceso establecido para comunicarse con todas las oficinas públicas, repositorios aprobados, autoridades locales y cualquier otra persona que se considere afectada por la norma propuesta o esté interesada en ella. [37]
Estas normas respaldan y establecen cómo Archive NZ puede gestionar su información y registros de manera sistemática y eficiente. Describen las obligaciones de Archive NZ y otras organizaciones reguladas por la Ley de Registros Públicos y establecen el nivel mínimo de cumplimiento que deben cumplir estas organizaciones. [38] “Se considera que los registros son cualquier información, independientemente de su forma y formato, desde documentos hasta datos”. [36] Además de esto, también se utilizan como evidencia de la actividad comercial y los activos de información. También incluyen metadatos que se administran como un registro. [39]
La norma también respalda los derechos de los maoríes, según el Tratado de Waitangi/Te Tiriti o Waitangi, de acceder, utilizar y reutilizar cualquier información y registros que sean taonga. [36]
La información y los registros son activos estratégicos clave para el sector público. Por lo tanto, la gestión adecuada de la información y los registros es importante de diversas maneras para Archives NZ, entre ellas, permitir que el público exija cuentas al gobierno; ayudar a cualquier organización a planificar y alcanzar sus objetivos; brindar información para respaldar la toma de decisiones informada; describir las responsabilidades individuales; documentar los derechos de las personas y los diferentes grupos; fomentar la colaboración y la comunicación; facilitar que los grupos sean creativos y también garantizar que el conocimiento público importante esté disponible para la investigación, el descubrimiento y la reutilización. [36]
Teniendo en cuenta estos importantes factores, toda la información y los registros deben ser:
Los Archivos de Nueva Zelanda son los reguladores de toda la información creada por el sector público en Nueva Zelanda. [40] Su función reguladora es garantizar que la información se cree y gestione con un alto estándar, para asegurar la transparencia y la rendición de cuentas y apoyar los derechos y beneficios de los ciudadanos de Nueva Zelanda.
Para desempeñar esta función, Archives New Zealand cuenta con varios poderes directivos. Sus herramientas regulatorias incluyen:
El Consejo de Archivos Te Rua Wānanga es un organismo no incorporado creado en virtud de la Ley de Registros Públicos de 2005. [7] Proporciona asesoramiento independiente al Ministro responsable de Archivos de Nueva Zelanda sobre asuntos de mantenimiento de registros y archivos, incluidos aquellos para los que el tikanga maorí es relevante.
El Consejo de Archivos se reúne cuatro veces al año para tratar cuestiones relativas a los archivos y la conservación de registros. El Consejo informa directamente al Ministro sobre sus funciones durante el año anterior. El Ministro, tan pronto como sea posible, presenta el informe a la Cámara de Representantes. [42]
Los informes del Consejo de Archivos al Ministro están disponibles en el sitio web de Archivos de Nueva Zelanda. [43] [44]
Archivos de Nueva Zelanda conserva más de 7 millones [45] de registros del gobierno de Nueva Zelanda que datan desde principios del siglo XIX hasta principios del siglo XXI. Los registros conservados incluyen los originales del Tratado de Waitangi , documentos gubernamentales, mapas, pinturas, fotografías y películas.
Las participaciones significativas incluyen:
Archives New Zealand no solo recopila documentos gubernamentales. De hecho, la institución también recopila una amplia gama de materiales que documentan la historia social, cultural y económica de Nueva Zelanda. Esto incluye documentos personales, archivos comunitarios y registros comerciales, así como fotografías, materiales audiovisuales, mapas y otros tipos de registros. Los documentos personales son un ejemplo de los registros no gubernamentales que conserva Archives New Zealand. Estos documentos pueden incluir diarios, cartas y fotografías que ofrecen una visión de la vida cotidiana de los neozelandeses en diferentes períodos de la historia. [47]
Los archivos comunitarios son otro tipo de registros no gubernamentales que conserva Archives New Zealand. Estos archivos pueden incluir registros de organizaciones y eventos locales, como clubes deportivos, iglesias y grupos comunitarios, que reflejan la diversidad social y cultural de Nueva Zelanda. [48]
Los registros comerciales también están en manos de Archives New Zealand y estos documentos brindan información sobre el desarrollo de industrias y sectores clave en Nueva Zelanda, como la agricultura, la silvicultura y la manufactura. [49]
La colección de registros no gubernamentales de Archivos de Nueva Zelanda es un recurso importante para investigadores, historiadores y el público en general, y contribuye a la preservación y promoción del patrimonio cultural de Nueva Zelanda.
Los investigadores pueden buscar descripciones de los registros utilizando Archway, una base de datos en línea de los registros que se conservan en Archives New Zealand. Archives New Zealand ha desarrollado programas e instalaciones de conservación para garantizar que los registros estén protegidos contra daños y degradación. La organización colabora con la Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda y otras instituciones de patrimonio cultural para digitalizar y proporcionar acceso a una amplia gama de contenido digital. [50]
Se puede acceder a los fondos a través de cuatro salas de lectura en Auckland, Wellington, Christchurch y Dunedin, y mediante un servicio de referencia remota. [51] En junio de 2018 se conservaban en almacenamiento 110.205 metros lineales de archivos físicos . [52]
Si bien la mayoría de los registros que conserva Archivos de Nueva Zelanda están abiertos al público, pueden aplicarse algunas restricciones de acceso en función de factores como la sensibilidad de la información y la privacidad de las personas. [53]
Además de preservar y brindar acceso a los registros históricos, Archives New Zealand también trabaja con agencias gubernamentales para administrar sus registros. Esto incluye brindar orientación sobre prácticas de mantenimiento de registros, desarrollar estándares para la gestión de registros y supervisar la transferencia de registros a Archives New Zealand para su preservación y acceso. [47]
En 2019, Archives New Zealand forjó una nueva asociación con la firma sueca Axiell Collections, que se encargará de gestionar su colección digital. [54] Se trata de una asociación clave, ya que Axiell es conocido como un proveedor de software líder en el sector de los archivos. Uno de sus mantras es que la cultura debe preservarse, compartirse y ser accesible a través de sistemas de alta calidad. [55] Esta fue una razón clave para que Archives New Zealand pasara de su sistema anterior (Archway) a Axiell Collections: para que los empleados puedan ser más eficientes, así como para que los neozelandeses tengan un mejor acceso a los archivos y taonga de Nueva Zelanda .
Desafortunadamente, a fines de 2022, hubo brechas de seguridad por las cuales Axiell se disculpó formalmente. Esto se debió a fallas tecnológicas, junto con errores de entrada de datos, lo que provocó un cierre del sistema durante varios días en múltiples ocasiones. [56] La brecha de seguridad implicó que los miembros del público pudieran acceder a archivos restringidos a través del nuevo sistema, con 9000 archivos abiertos a ser expuestos. Los archivos estaban relacionados con la Comisión Real de Investigación sobre Abuso en la Atención . En particular, se trataba de tres conjuntos de registros médicos en un período de 21 años a partir de 1952, de un centro de salud mental en Canterbury. [57] Como se dijo, Axiell ha emitido una disculpa formal y está invirtiendo importantes recursos en solucionar la situación.
Los registros digitales también están disponibles a través de DigitalNZ . También hay una selección de registros disponibles en los canales de redes sociales de Archives New Zealand, incluidos YouTube y Flickr.
Ejemplos de registros digitalizados disponibles:
Para obtener detalles de lo que se digitaliza por tema, consulte el sitio web de Archivos de Nueva Zelanda. [61]
En mayo de 2017 se inauguró una nueva exposición de archivo permanente, He Tohu, en el edificio de la Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda en Molesworth Street , Wellington. [62]
He Tohu es una exposición de tres de los documentos constitucionales más importantes de Nueva Zelanda: [63]
El desarrollo de la exposición comenzó en 2014. [64] Ofrece una sala de documentos galardonada [65] que contiene la última tecnología de exposición y un espacio interactivo circundante para que los visitantes aprendan sobre los documentos y las personas que los firmaron. He Tohu está acompañado por un programa de educación y divulgación que incluye un componente en línea para que sea accesible para aquellos que no residen en Wellington. [66] He Tohu es presentado por Archives New Zealand y la Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda, que son parte del Departamento de Asuntos Internos . Los documentos permanecen al cuidado del Archivero Jefe según la Ley de Registros Públicos de 2005. [67] [64]
Antes de su creación en 1976, ARANZ formaba parte de la Asociación de Bibliotecas de Nueva Zelanda (NZLA). [68] En ese momento, la NZLA contenía una mezcla de historiadores , genealogistas , bibliotecarios y archivistas ; sin embargo, los archivistas expresaron la necesidad de centrarse más en su especialidad. [69] Este fue el catalizador para la creación de esta organización. La idea original era que debería estar abierta al público y servir más como un grupo de interés en lugar de limitar la membresía solo a los profesionales de los archivos. Esta es la forma que se mantiene hasta el día de hoy.
ARANZ es una sociedad anónima que es un actor clave en el sector de los archivos. [70] [71] Entre sus miembros se encuentran organizaciones profesionales, historiadores y, por supuesto, archivistas. Existen diversas razones por las que ARANZ es un socio importante para Archives New Zealand (así como para organizaciones similares). En concreto, ARANZ actúa como líder en lo que respecta a las mejores prácticas de la industria para el cuidado, la preservación y la administración de registros históricos; desempeña un papel de defensa del sector que incluye presentaciones al gobierno sobre mejoras a la legislación existente; otro papel incluye facilitar la mejora de las habilidades de los empleados a través del conocimiento compartido, así como funciones de asesoramiento para las instalaciones educativas adecuadas; y produce publicaciones e informes periódicos para facilitar estas funciones. [72]
En general, gracias a ARANZ y a su papel como actor clave en el sector, Archives New Zealand cuenta con el apoyo necesario para alcanzar sus objetivos delineados en la Ley de Registros Públicos de 2005. Entre otras funciones, se encuentran las siguientes: mantener la administración de los registros públicos; garantizar que los registros de las decisiones gubernamentales se almacenen de forma adecuada con la intención de que la sostenibilidad a largo plazo sea la prioridad de esta función; garantizar que los registros con valor a largo plazo se transfieran a su servicio; proporcionar asesoramiento e información sobre la conservación de registros a los departamentos gubernamentales; asegurarse de que los archivos públicos sean accesibles para el gobierno, otras organizaciones y el público; gestionar los archivos públicos en un entorno protegido y seguro; y proporcionar liderazgo y defensa dentro del sector. [73] [74]
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