Los Archivos del Estado ( en francés : Archives de l'État o AE; en neerlandés : Rijksarchief ) son la institución que conserva los archivos nacionales de Bélgica . Se trata de un instituto de investigación de la Oficina Federal de Política Científica de Bélgica (Belspo), dependiente del Gobierno Federal belga .
Los Archivos del Estado están compuestos por los Archivos Nacionales de Bruselas y 18 repositorios repartidos por toda Bélgica. Cada repositorio dispone de su propia sala de lectura, en la que el público puede consultar los archivos en papel o digitales respetando las normas y leyes relativas a la confidencialidad de determinados datos.
Centro de conocimientos sobre información histórica y archivística, los Archivos del Estado conservan 325 kilómetros de archivos y 25 kilómetros de libros. Xavier Jacques-Jourion es el actual director general.
Los Archivos Nacionales y los Archivos Estatales en las Provincias se dividen en cuatro departamentos:
Una de las misiones principales del Archivo de Estado es la conservación material de los archivos que conserva. Los documentos se almacenan para su conservación a largo plazo en depósitos especialmente acondicionados que cumplen con los más altos estándares de temperatura, humedad del aire, protección contra incendios e inundaciones. Los documentos se almacenan en carpetas y cajas de archivo libres de ácido provistas de todos los elementos de identificación necesarios. Los productores de archivos pueden comprar estas cajas de archivo libres de ácido en el Archivo de Estado a un precio razonable. Los archivos deteriorados por el paso del tiempo se restauran y se vuelven a encuadernar. Los documentos de consulta frecuente por el público (registros parroquiales, registros del estado civil, mapas, planos y dibujos, cartas antiguas en pergamino) se microfilman y, cada vez con más frecuencia, se digitalizan para evitar dañar los originales. El Archivo de Estado coordina la política archivística a nivel nacional y fomenta una cooperación internacional eficaz.
Los Archivos de Estado supervisan los archivos de las autoridades públicas belgas: juzgados, tribunales, administraciones e instituciones públicas. Ningún documento producido o recibido por las autoridades públicas puede ser destruido sin la autorización previa del Archivero Nacional o de sus delegados. Esta supervisión de los archivos públicos está a cargo de la sección “Supervisión de archivos, informes y coordinación de la recopilación y selección de archivos” de los Archivos de Estado, que supervisa los servicios centrales de la administración federal, y de los archiveros de los depósitos de los Archivos de Estado en las provincias, que supervisan los servicios externos de las administraciones federales, los juzgados y tribunales del poder judicial y las administraciones regionales y locales. Los Archivos de Estado velan así por la correcta conservación de los documentos de archivo producidos y gestionados por las autoridades públicas belgas. Para ello, emiten directivas y recomendaciones, realizan inspecciones, organizan formaciones para funcionarios públicos y asesoran sobre la construcción y el mobiliario de los depósitos y sobre la organización de la gestión de los archivos en una administración pública. Las directivas, folletos y recomendaciones se pueden descargar del sitio web de los Archivos de Estado.
El Archivo Estatal adquiere y conserva (previa selección) los archivos con más de 30 años de antigüedad de juzgados y tribunales, administraciones públicas, notarios, así como del sector privado y de particulares (empresas, políticos, asociaciones y sociedades, familias influyentes, etc. que hayan desempeñado un papel importante en la vida social). Vela por que los archivos públicos se transfieran de acuerdo con las normas archivísticas.
Los Archivos de Estado ponen a disposición del público los archivos que conservan, respetando el carácter privado de algunos datos. Disponen de salas de lectura abiertas a todo el mundo en cada uno de sus 19 depósitos. Allí, estudiantes, genealogistas, historiadores, investigadores, etc. pueden consultar numerosos documentos de archivo en papel, microfilm o en formato digital. Diversas publicaciones de ayuda a la investigación (inventarios, guías, etc.) están disponibles en las salas de lectura o se pueden comprar en la tienda de los Archivos Nacionales. Otra prioridad de los Archivos de Estado es hacer accesible el máximo de información a través de Internet. Se pueden descargar gratuitamente numerosas publicaciones desde el sitio web de la institución. Se trata, por ejemplo, de los registros eclesiásticos, numerosos registros de estado civil con más de 100 años de antigüedad, las actas de las reuniones del Consejo de Ministros de 1917 a 1979, etc. Para dar a conocer sus vastas colecciones al público, los Archivos de Estado organizan regularmente exposiciones temáticas en sus diferentes depósitos, presentando los documentos de archivo en su contexto social y cultural más amplio. Con motivo de estos eventos se publica un catálogo, un dossier científico o un folleto. Se organizan coloquios, simposios, conferencias y seminarios para públicos específicos. El Archivo Estatal también participa en otros eventos (por ejemplo, Open Monument Day) que se anuncian en la página web de la institución, en su página de Facebook o a través de su boletín informativo.
Una de las principales tareas del personal científico es hacer accesibles los enormes volúmenes de archivos conservados por el Archivo Estatal mediante la creación de instrumentos de investigación científica: guías de investigación, guías y resúmenes de archivos, inventarios, estudios institucionales. El objetivo de estas publicaciones es permitir a los investigadores encontrar con la mayor precisión posible la información que buscan en un tiempo razonable. El Archivo Estatal es un centro de conocimiento de información histórica y ciencias archivísticas. El personal científico de la institución realiza continuamente investigaciones científicas en ciencias archivísticas, conservación e historia institucional de las instituciones productoras de archivos en el marco del cumplimiento responsable de las tareas mencionadas anteriormente, es decir, adquisición, conservación, control intelectual y puesta a disposición de los archivos al público. Investigación científica Como institución científica, el Archivo Estatal realiza actividades científicas en los campos relacionados con él por esencia: ciencia archivística, conservación e historia de las instituciones productoras de archivos. De hecho, es imposible cumplir con las tareas enumeradas anteriormente (adquisición, conservación, control intelectual y puesta a disposición de los archivos al público), si no se basa continuamente en la investigación científica. Una parte importante de la actividad científica del Archivo Estatal se lleva a cabo en estrecha colaboración con las universidades.
Los Archivos de Estado han iniciado recientemente un vasto proyecto a largo plazo: la digitalización de sus archivos. Para ello, todos los depósitos de los Archivos de Estado han sido equipados con salas de lectura digitales. Desde agosto de 2009, los registros eclesiásticos y los registros del estado civil digitalizados de todo el país se han puesto progresivamente a disposición del público a través de las 19 salas de lectura de los Archivos de Estado. Desde enero de 2013, unos 27.000 registros eclesiásticos y un número cada vez mayor de registros del estado civil también están disponibles de forma gratuita en el sitio web de los Archivos de Estado. También se pueden consultar otros tipos de documentos en el sitio web de los Archivos de Estado: actas del Consejo de Ministros (1918-1979), el anuario estadístico de Bélgica (y del Congo Belga) de 1870, más de 38.000 moldes de sellos, etc.
Los orígenes más antiguos de los Archivos Estatales Belgas se remontan a la época austriaca. En 1773 se creó en Bruselas una Oficina de Archivos. Este depósito general y permanente estaba destinado a los principales archivos de los Países Bajos austríacos y constituía un primer intento, aunque tímido, de centralización por parte de las autoridades públicas.
La ley del 7 de Messidor del año II (25 de junio de 1794) establece la creación de un depósito central de archivos para toda la República. Establece también el principio fundamental, aunque revolucionario, de que los archivos de la nación deben ser accesibles a los ciudadanos. El decreto del 5 de Brumario del año V (26 de octubre de 1796) ordena la creación de un depósito de archivos en cada departamento. Así pues, se establecieron depósitos en todos los departamentos, excepto en Deux-Nèthes (provincia de Amberes). En 1800, la ley pasó a depender del secretario general de la prefectura. Primero se nombraron conservadores pagados por el Estado en Bruselas y Lieja, luego en Mons y Gante. En virtud del Real Decreto del 17 de diciembre de 1851, los archivos del Estado en las provincias se pusieron bajo la dirección del Archivero Nacional del Reino.
Cuando Bélgica se independizó, se crearon servicios de archivos estatales en cada una de las provincias siguientes: Brujas (1834), Namur (1849), Arlon (1851), Hasselt (1869), Amberes (1896) y Tournai (de 1834 a 1895). En 1964, se abrieron cuatro archivos de distrito: en Huy (cerrado desde febrero de 2008), Kortrijk, Ronse (cerrado desde septiembre de 2010) y Tournai. Se abrieron archivos auxiliares en Saint-Hubert (1960) y Beveren (1964). El archivo estatal de Eupen se creó en 1988 tras la segunda reforma estatal de Bélgica. Los archivos estatales de Lovaina (2001), Anderlecht (2002) y Louvain-la-Neuve (2009) se crearon tras la división de la provincia de Brabante. Próximamente se inaugurará el repositorio Joseph Cuvelier del Archivo Nacional 2.
En 1773, el conde Jean-Baptiste Goswin de Wynants (1726-1796) fue nombrado primer director general de los Archivos de los Países Bajos en Bruselas. El Archivero Nacional residía en Bruselas, donde permaneció el servicio principal de archivos tras la retirada de los austriacos y la llegada de los franceses. Este servicio adquirió aún más importancia durante el periodo del Reino Unido de los Países Bajos. A finales de 1814, Pierre Jean L'Ortye fue nombrado "secretario archivista" de los Archivos Nacionales de Bruselas y se encargó de supervisar la conservación y la gestión de los archivos producidos por los organismos públicos. En 1831, Louis Prosper Gachard , su adjunto desde 1826, lo sucedió y se convirtió en el primer verdadero Archivero Nacional del Reino. Gachard estuvo en el cargo desde 1831 hasta 1885, hasta su muerte en vísperas de Navidad.
Los Archivos del Estado se rigen por la Ley de Archivos del 24 de junio de 1955, modificada por la Ley del 6 de mayo de 2009. En 2009, el plazo de conservación se redujo de cien a treinta años. Esta medida, en vigor tras un periodo de transición, tiene por objeto responder a las expectativas de los ciudadanos que desean realizar investigaciones sobre la historia reciente o la genealogía. Sin embargo, la consulta de determinados archivos puede estar sujeta a limitaciones debido a la legislación sobre la protección de la vida privada y la legislación sobre la publicidad de los registros del estado civil.