Los viáticos ( del latín "por día" o "por cada día") o asignación diaria es una cantidad específica de dinero que una organización le da a un individuo, generalmente un empleado, por día para cubrir los gastos de manutención cuando viaja por negocios del empleador.
Un pago diario puede cubrir parte o la totalidad de los gastos incurridos. Por ejemplo, puede incluir un subsidio de alojamiento o puede cubrir solo las comidas (y los costos reales de alojamiento se reembolsan por separado o se pagan por adelantado). Los viajes, particularmente en vehículos de motor, a menudo se reembolsan a una tasa determinada únicamente por la distancia recorrida, por ejemplo, la tasa de reembolso por millaje comercial en Estados Unidos .
Las tarifas fijas de viáticos (y por milla ) eliminan la necesidad de que los empleados preparen y los empleadores examinen un informe de gastos detallado con recibos de respaldo para documentar los montos gastados durante los viajes de negocios. En cambio, los empleadores pagan a los empleados una tarifa diaria estándar sin tener en cuenta el gasto real. En algunos países, el código del impuesto sobre la renta especifica una asignación diaria máxima: aunque un empleador puede pagar una tasa más alta, el exceso está sujeto al impuesto sobre la renta.
Los pagos de alojamiento y subsistencia (comidas) pagados como cantidades diarias fijas se describen como "pagos de gastos de tarifa escalonada" por HM Revenue & Customs (HMRC). La guía de HMRC no utiliza el término "viáticos", [1] pero algunas organizaciones lo utilizan. [2] HMRC permite pagos de gastos de tasa escalonada a efectos del impuesto sobre la renta para viajes dentro del Reino Unido, [3] y permite una dispensa para dichos pagos para viajes al extranjero. [1]
Las empresas y organizaciones estadounidenses utilizan la guía de tarifas de viáticos publicada por la Administración de Servicios Generales , que proporciona tarifas para varias ciudades de los Estados Unidos continentales. [4] Para ubicaciones en los EE. UU. fuera de los EE. UU. continentales, incluidos Alaska, Hawái y los territorios y posesiones de los EE. UU., las tarifas viáticos las publica el Comité de dietas, viajes y transporte (también conocido como Comité de viáticos o PDTATAC). . [ cita necesaria ] Para todas las ubicaciones en el extranjero, las tarifas viáticos las establece el Departamento de Estado.
Se entiende por dietas los gastos adicionales que se generan al vivir fuera del hogar, básicamente la necesidad de tener dos residencias. [5] La GSA establece tarifas viáticos dentro de los Estados Unidos continentales para hoteles "basadas en datos de tarifas diarias promedio (ADR) proporcionados por el contratista de propiedades a prueba de incendios en la industria hotelera local"; [6] esto significa que las dietas varían según la ubicación del hotel; por ejemplo, la ciudad de Nueva York tiene una tarifa más alta que Gadsden, Alabama . [7]
Para calificar para viáticos , la actividad comercial relacionada con el trabajo generalmente requiere pasar la noche. El código del IRS no especifica una cantidad de millas. Sin embargo, según los precedentes de casos y las sentencias del IRS, se acepta comúnmente que una estadía de una noche debe realmente ser requerida y realmente ocurrir, para justificar el pago de viáticos. [8] El propósito del pago de viáticos (o la deducción de gastos cuando se proporcionan reembolsos inadecuados) es aliviar la carga de los contribuyentes cuyos viajes de negocios o de empleo generan gastos duplicados.
El ejército estadounidense paga dietas a sus miembros de acuerdo con el Reglamento Conjunto de Viajes. [9] De acuerdo con este reglamento, el primer y último día de viaje se paga el 75% de la tarifa diaria de la Administración de Servicios Generales, PDTATAC o DOS, mientras que todos los demás días de viaje reciben la tarifa completa. [10] El JTR también establece que los impuestos de alojamiento para CONUS y OCONUS no extranjeros son un gasto reembolsable pero requieren un recibo. [11] El JTR también sigue la regla 'los gastos inferiores a $75 no requieren recibo', establecida por el Servicio de Impuestos Internos, aunque los funcionarios desembolsos locales pueden cuestionar los cargos que consideren que pueden ser falsos. [ cita necesaria ]
El gobierno de los EE. UU. también permite a los empleados federales comprar una casa en el lugar de servicio temporal y reclamar los gastos permitidos de: intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad y costos de servicios públicos realmente incurridos. [12]
Además, los camioneros tienen una forma especial de calcular la deducción fiscal por dietas. Todos los conductores sujetos a las horas de servicio del USDOT son elegibles. A partir del 1 de octubre de 2009, la tarifa diaria es de $59 por día y pueden deducir el 80% de esta cantidad de su ingreso imponible. [13]
Debido al gran número de partidos fuera de casa y los días de viaje asociados en los deportes estadounidenses, las dietas suelen ser componentes importantes en los acuerdos de negociación colectiva entre las ligas y los sindicatos de jugadores. A partir de 2016, la NBA tiene el viático más alto para los jugadores con $115 por día, seguida por la NHL, cuyo viático comenzó con una base de $100 por día en 2012-13 y se ajusta cada año según los cambios en los EE. UU. Índice de precios al consumidor . Los atletas profesionales menores y universitarios también reciben dinero para comidas por viajes nocturnos, generalmente pagados según una tarifa establecida por la liga o universidad a la que están afiliados. A medida que los salarios de los atletas han aumentado, las dietas en ocasiones se han convertido en un tema polémico al negociar convenios colectivos: por ejemplo, en 2016, las Grandes Ligas de Béisbol redujeron las asignaciones de $100 por día a $35 por día, citando altos salarios y equipos que ahora brindan servicios antes y después del juego. comida a los jugadores en el camino como su justificación. [14]
Para los ferrocarriles estadounidenses, los viáticos son un cargo que cobran los ferrocarriles cuando sus vagones de carga están en propiedad de otros ferrocarriles, para asegurar un pronto retorno.
Se pueden utilizar cláusulas de viáticos en los contratos para especificar la acumulación de sanciones. Esta redacción se encontraría en referencia a la fecha de cierre prevista para un contrato inmobiliario, normalmente compensando al vendedor por la falta de conveniencia del comprador. [ cita necesaria ] .
Las dietas en Rusia normalmente las establecen las empresas, pero de acuerdo con la legislación no pueden ser inferiores a 700 ₽ para viajes dentro de Rusia y 2500 ₽ para viajes fuera de Rusia. Si los empleados pagan un hotel en efectivo o con tarjeta de pago, deben conservar las facturas de facturación ( ruso : кассовый чек , romanizado : kassovy check ). Las regulaciones que rigen el uso de facturas por parte de entidades comerciales permiten a ciertos contribuyentes presentar recibos escritos a mano ( ruso : квитанция , romanizado : kvitansia ) en un punto de venta en lugar de facturas impresas. Los recibos escritos a mano suelen contener la misma información que los recibos y las facturas y se tratan como prueba suficiente de gastos. [ cita necesaria ]
Generalmente, una dieta cubre:
Las regulaciones fiscales rusas no prevén ninguna alternativa al método de viáticos para reembolsar el costo de las comidas de los empleados y los gastos adicionales. Los costos de comidas y otros gastos incidentales no pueden considerarse gastos deducibles porque ya están cubiertos por las dietas.
Las comidas pueden considerarse gastos deducibles sólo si califican como gastos de hospitalidad. Las empresas son libres de establecer sus propias dietas o asignaciones máximas que los empleados reciben por los gastos incurridos durante un viaje de negocios.
La parte de las dietas que exceda de 700 ₽ para viajes dentro de Rusia y 2.500 ₽ para viajes fuera de Rusia se considera renta imponible del empleado. El exceso se trata como parte del ingreso bruto imponible del empleado y debe retenerse de sus ingresos. [15]
En Alemania, las dietas se calculan de acuerdo con las disposiciones de la Ley del Impuesto sobre la Renta de Alemania [16]. La ley establece los importes de las dietas que deben pagarse en función del lugar que visita temporalmente el trabajador y la duración de su estancia. . Las tarifas se revisan y normalmente aumentan anualmente. El reembolso de los gastos de viaje debe solicitarse dentro de los seis meses posteriores al viaje (a partir del primer día después de la finalización de su viaje). Los gastos de viaje no se pueden reclamar después de este período.
Existen diferentes reglas para viajes dentro del país y viajes internacionales. Para viajes de negocios nacionales de más de un día, los empleados reciben 28€ (antes 24€ hasta el 31/12/2019) por cada 24 horas que estén fuera de su domicilio y lugar de trabajo principal y 14€ (antes 12€ hasta el 31/12). /2019) para el día de salida y de llegada, si el empleado no pernocta en su domicilio. Para viajes de un solo día los empleados reciben 14€ (antes 12€ hasta el 31/12/2019) por el día natural si el empleado pasa al menos 8 horas fuera de su domicilio o lugar de trabajo principal. Si el viaje es fuera de Alemania el importe varía según el país (y en algunos casos ciudad).
El artículo 5(2)(a) de la Ley del Impuesto sobre la Renta de Kenia impone impuestos sobre la subsistencia, los viajes, el entretenimiento u otras asignaciones recibidas por un empleado con respecto al empleo o los servicios prestados. Sin embargo, cuando el Comisionado esté convencido de que las cantidades así recibidas “representan únicamente un reembolso” al empleado, las mismas no estarán sujetas a impuestos.
“Per diem” se refiere a los pagos con respecto a dietas, viajes, entretenimiento y otras asignaciones hechas por un empleador a su empleado mientras el empleado cumple funciones oficiales fuera de su lugar de trabajo habitual.
Cuando los viáticos representen únicamente un reembolso, una persona deberá proporcionar pruebas de respaldo al Comisionado, siempre que cuando la cantidad no exceda de dos mil chelines por día, no se requerirá dicha evidencia de respaldo.
Sin embargo, la organización puede solicitar la opinión del Comisionado con respecto a la admisibilidad de cualquier escala de dietas (o cualquier otra tasa) antes o después del pago, en cuyo caso, el monto de las dietas no estará sujeto a impuestos para el empleado.
El dictamen deberá acompañarse de los factores que influyen en la tarifa de viáticos y la justificación de las tarifas utilizadas, incluyendo: el costo de vida en diferentes zonas geográficas o localidades dentro del país y los viajes al extranjero, cuando corresponda.
Una dieta de subsistencia ( DSA ) comprende la contribución total del PNUD para gastos tales como alojamiento , comidas, propinas , costos de transporte desde el lugar de alojamiento hasta el primer lugar de negocios oficiales, y viceversa, y otros pagos realizados por servicios personales prestados.
Se aplica una dieta a los miembros del personal del PNUD en viajes oficiales autorizados y a los no miembros del personal cuando su viaje es organizado y pagado por el PNUD. Para los no funcionarios, se basará en las normas establecidas para los funcionarios, salvo disposición expresa en contrario en los términos de su contrato. [17]