El Sistema de Presentación Electrónica (o EFS) es la plataforma electrónica del Poder Judicial de Singapur para la presentación y notificación de documentos en el marco del proceso de litigio . Además, proporciona a los registros de la Corte Suprema y de los Tribunales Subordinados un sistema electrónico de registro y flujo de trabajo, así como un expediente electrónico. Las mejoras recientes han añadido un módulo que facilita la realización de audiencias utilizando documentos que se han presentado electrónicamente.
El EFS proporciona a los profesionales del derecho un expediente electrónico rudimentario desde el que se pueden presentar documentos electrónicamente ante los tribunales o notificarlos a las otras partes de un caso. El EFS también es la fuente de búsquedas electrónicas de expedientes judiciales que se ofrecen a través del módulo Litigios de LawNet. El EFS será reemplazado por iELS en el futuro.
El sistema de presentación electrónica (EFS, por sus siglas en inglés) fue implementado por el Poder Judicial de Singapur para brindar una plataforma a los bufetes de abogados para presentar documentos a los tribunales de manera electrónica a través de Internet. El EFS fue diseñado específicamente para aprovechar al máximo la superautopista electrónica para minimizar no solo el movimiento físico de personas y documentos judiciales en papel desde los bufetes de abogados hasta los tribunales, sino también para aprovechar los beneficios del almacenamiento electrónico dentro de los tribunales: es decir, presentación y recuperación de documentos más rápida, erradicación de la ubicación incorrecta de los expedientes de los casos, acceso simultáneo para ver el mismo caso presentado por diferentes partes, etc.
En los tribunales, el sistema EFS permite enviar automáticamente documentos electrónicos al personal de registro correspondiente para su procesamiento. El sistema permite enviarlos más tarde dentro de los tribunales, por ejemplo, para que el registrador de turno los apruebe y luego envíe una respuesta que se envía de vuelta al oficial de registro de origen. Esto ha permitido lograr mejoras en la eficiencia al minimizar el flujo de papel para acortar el tiempo de procesamiento de los casos. El sistema EFS deduce automáticamente las tarifas que deben pagar los oficiales de registro por presentar documentos al tribunal. Todo el proceso es rápido, conveniente y eficiente.
Para los abogados litigantes, el EFS proporciona un expediente electrónico que muestra las fechas de las audiencias y los documentos que han presentado, notificado o recibido de los tribunales. También proporciona una plataforma electrónica para la notificación de documentos a otros abogados litigantes. El EFS también permite una respuesta más rápida, así como información precisa y actualizada. Por lo tanto, otros beneficios del EFS incluyen la inspección rápida de documentos electrónicamente y la capacidad de solicitar y recibir extractos electrónicos de documentos a través de Internet. Las búsquedas electrónicas de libros de causas y la investigación jurídica también están disponibles a través de LawNet. Los abogados pueden incluso obtener detalles de las fechas de las audiencias a través del Sistema de Mensajes Cortos (SMS) utilizando sus teléfonos móviles.
Dentro de la sala del tribunal, los registradores utilizan el EFS para llevar a cabo audiencias en las cámaras de forma electrónica utilizando el EFS.
El EFS consta de los siguientes componentes:
El FE de EFS es una solución basada en la web a la que los abogados litigantes pueden acceder desde sus ordenadores a través de Internet. Para poder acceder, los abogados litigantes deben registrarse. Una vez registrados, se les entregarán tarjetas inteligentes que contienen los certificados digitales de la autoridad de certificación del tribunal. El FE proporciona a los abogados litigantes un expediente en línea a través del cual pueden ver los documentos que han presentado, notificado o contestado los tribunales. Las próximas fechas de audiencia también se envían a través del EF a nivel de bufete de abogados y a nivel de caso. La función File-n-Serve del FE facilita la notificación de documentos a otras partes del caso con un solo clic del ratón.
Los documentos se transmiten en formato de documento portátil (PDF). Para presentar o notificar un documento, el LF debe completar el formulario en línea correspondiente en el FE y adjuntar el documento que se va a presentar o notificar en formato PDF. La presentación completa puede constar de uno o varios documentos y se firma digitalmente utilizando la tarjeta inteligente emitida al momento del registro para garantizar la autenticidad y el no repudio.
Cuando el LF presenta un documento al Tribunal, el GW recibe la presentación y luego realiza ciertas validaciones, calcula las tarifas que se cobrarán e identifica a qué departamento usuario se debe enviar la presentación. El GW recibe las respuestas del Tribunal y las envía al LF correcto para su recuperación. El GW realiza las siguientes funciones cruciales: (a) Verificaciones de validación automáticas cuando se presentan documentos; (b) Implementación de ciertas reglas especiales; (c) Envío automático de presentaciones a las bandejas de entrada de los Tribunales; (d) Cálculo de los sellos y otras tarifas de presentación; (e) Intercambio de información entre el Back End y el Front End.
La lógica empresarial de los tribunales está integrada en esta aplicación. Encapsula el enrutamiento del flujo de trabajo, la gestión de documentos y la generación de informes estadísticos; los documentos se almacenan en una máquina de discos. Un expediente electrónico permite recuperar fácilmente los documentos; y una próxima mejora recopilará y presentará la información relacionada con un expediente dentro de una única interfaz fácil de usar.
El módulo de audiencias está personalizado para permitir que los secretarios y los jueces utilicen el EFS para llevar a cabo audiencias sin papel en las salas. El módulo de audiencias recupera con antelación el expediente completo de las audiencias fijadas ante un secretario en la PC local para permitir una rápida recuperación de los documentos. Se implementan pantallas duales para permitir la visualización del expediente y las actas en una pantalla y la visualización de los documentos en la otra. La función Pack-n-Go permite a los secretarios y jueces descargar todos los documentos de un expediente en una memoria USB para leerlos en casa.
Los Tribunales funcionan como una autoridad de certificación independiente que emite certificados digitales en tarjetas inteligentes para los LF. El sistema de gestión de claves (KMS), que es fundamental para esta función, comprende los siguientes componentes: (a) un sistema de gestión de la autoridad de certificación utilizado para emitir y revocar certificados digitales; (b) un servidor de certificados que almacena de forma centralizada los certificados digitales; (d) un sistema de cliente de certificados basado en la web que los LF utilizan para gestionar las tarjetas inteligentes que se les emiten y para solicitar y recibir certificados digitales que luego se almacenan en las tarjetas inteligentes; y (e) un software de generación de claves basado en la web que los LF utilizan para generar su par de claves pública y privada.
A principios de la década de 1990 surgieron una serie de iniciativas tecnológicas que eventualmente allanarían el camino para el desarrollo del EFS.
El servicio de información LawNet, que en un principio ofrecía una única base de datos de estatutos para la profesión jurídica, se puso en marcha en 1990. El funcionamiento de LawNet y otros desarrollos tecnológicos relacionados estaba bajo la supervisión del Consejo de LawNet (el predecesor del actual Comité de Gestión de LawNet). LawNet pasó de ser un servicio básico de investigación jurídica a convertirse, entre 1992 y 1997, en una red integral de servicios informáticos para el sector jurídico, compuesta por seis módulos que abarcan las principales áreas de la práctica jurídica:
En 1994 se completó un programa de informatización de la administración judicial, en el marco del cual se creó una infraestructura de red integral para dar soporte a diversas aplicaciones, incluida la conectividad con sistemas externos. También se creó un tablón de anuncios electrónico para facilitar la comunicación por medios electrónicos, como paso hacia un entorno de oficina sin papel .
En 1995 se puso en marcha el primer Tribunal Tecnológico, que ofrecía grabación y transcripción digital de procedimientos, así como instalaciones para la presentación multimedia de pruebas. También se puso en marcha un Sistema de Audiencias a Distancia para que los miembros de la profesión jurídica pudieran escuchar asuntos ex parte mediante videoconferencias de escritorio, y se creó un Tablón de Anuncios para Oficiales Judiciales como parte del cambio gradual hacia un sistema judicial sin papel.
Como piedra angular de un nuevo sistema de gestión electrónica de casos sin papel, la iniciativa del Sistema de Presentación Electrónica (EFS) se propuso por primera vez al Consejo LawNet en 1995. Conforme al EFS propuesto, los bufetes de abogados podrían presentar sus demandas y enviar documentos a través de un intercambio electrónico de datos . Además de la presentación electrónica, el EFS propuesto incorporaría un servicio electrónico de extracto de documentos de casos, permitiría la notificación electrónica de documentos y proporcionaría un servicio de información electrónica integral.
En abril de 2003, el Honorable Presidente del Tribunal Supremo designó un Comité de Revisión del EFS para que realizara una evaluación exhaustiva del EFS. Esta revisión garantizaría la pertinencia continua del sistema, en sintonía con el desarrollo de la tecnología y las necesidades cambiantes de la profesión jurídica. El Comité de Revisión del EFS formuló ciertas recomendaciones para mejorar el EFS, que fueron aceptadas por el Honorable Presidente del Tribunal Supremo.
El Comité de Revisión de Implementación del EFS (ERIC) se creó en agosto de 2003 para implementar las recomendaciones formuladas por el Comité de Revisión del EFS. El ERIC debía supervisar el desarrollo de un nuevo Sistema Electrónico de Litigios que reemplazara al actual EFS. Este sistema aprovecharía la experiencia adquirida con el actual EFS y aprovecharía la tecnología nueva y mejorada proyectada para el nuevo sistema electrónico de gestión de casos. A este respecto, el ERIC debía elaborar un Documento de Hoja de Ruta que trazara la dirección del nuevo Sistema Electrónico de Litigios, así como coordinarse con el Comité de Reglamentos para revisar y modernizar el Reglamento de los Tribunales.
El primer proyecto que emprendió ERIC fue la organización del Coloquio sobre Litigios Electrónicos, que se celebró el 17 de abril de 2004 en The Sentosa Spa & Resort (antes conocido como The Beaufort). El objetivo del coloquio era proporcionar una plataforma para que las partes interesadas en el EFS se reunieran y analizaran sus puntos de vista e ideas sobre cómo debería ser el nuevo panorama de los litigios electrónicos en Singapur . Se invitó al Coloquio a representantes de los tribunales , los abogados , los proveedores de TI y la Autoridad de Desarrollo de InfoComm de Singapur (IDA) con el fin de obtener una buena representación de las diversas partes interesadas en el proceso de litigio.
Posteriormente, se creó un Grupo Selecto para redactar el Documento de Hoja de Ruta y elaborar un plan para allanar el camino para el desarrollo del nuevo Sistema de Litigios Electrónicos.
Durante los debates, se decidió que la terminología apropiada para el nuevo sistema era “Sistemas de Litigios Electrónicos” (ELS), ya que la interoperabilidad de diferentes sistemas sería necesaria para dar cabida a la gran cantidad de nuevas características del ELS.
El documento de la hoja de ruta se divide en dos secciones principales. La primera sección describe las funcionalidades que proporcionará el ELS. La segunda parte aborda ciertas cuestiones derivadas de la primera sección. La estructura del documento de la hoja de ruta es la siguiente:
Parte I: Funcionalidades del ELS (a) Gestión de casos para despachos de abogados; (b) Gestión de casos para los tribunales; y (c) Audiencias electrónicas.
Parte II: Consideraciones complementarias (a) Revisión del proceso de litigio; (b) Costos y modelos de negocios; y (c) Estándares técnicos abiertos para la integración y la interoperabilidad.
Tras la primera publicación de la Hoja de Ruta para Litigios Electrónicos el 10 de enero de 2005, se abrió un período de consulta pública en el que se invitó a los tribunales, los bufetes de abogados, los departamentos gubernamentales y los proveedores de TI a que dieran su opinión sobre las ideas planteadas en la Hoja de Ruta para Litigios Electrónicos. Con este fin, el Documento de la Hoja de Ruta para Litigios Electrónicos se publicó en los sitios web de la Corte Suprema, los Tribunales Subordinados, la Academia de Derecho de Singapur y LawNet.
Se recibió una cantidad alentadora de respuestas, con una distribución equilibrada de los comentarios de las partes interesadas involucradas. En general, las respuestas respaldaron las ideas propuestas en el documento de la hoja de ruta de ELS y aportaron observaciones y comentarios pertinentes (y, en ocasiones, muy detallados) sobre los diversos conceptos que contenía.
Al término de la consulta pública, se revisó la hoja de ruta de litigio electrónico para incorporar las respuestas pertinentes recibidas. El ERIC también se reorganizó para formar el Comité ELS en mayo de 2005. Se prevé que, durante la implementación del ELS, se llevarán a cabo debates en grupos de discusión para recabar opiniones sobre aspectos específicos del ELS. Al mismo tiempo, se solicitará a las distintas partes interesadas que revisen el ELS a intervalos apropiados durante el proceso de implementación. [1]