Un notario electrónico es un notario público que certifica documentos electrónicamente. [1] Uno de los métodos empleados por los notarios electrónicos es el uso de una firma digital y un sello notarial digital para certificar documentos digitales y validarlos con un certificado digital . También conocida como notarización remota en línea (RON), la notarización electrónica es un proceso mediante el cual un notario coloca una firma electrónica y un sello notarial utilizando una clave pública segura en un documento electrónico (como un documento PDF o Word ). Una vez colocado en el documento electrónico, el documento se vuelve inviolable de modo que los intentos no autorizados de alterar el documento serán evidentes para las partes que confían. [2] El notario electrónico utilizará criptografía e infraestructura de clave pública para crear, administrar, distribuir, usar, almacenar y revocar el certificado digital. El notario electrónico mejorará la seguridad general del proceso de cierre con un mejor seguimiento de los archivos del cliente y una autenticación de identificación basada en el conocimiento, lo que ayudará a reducir la frecuencia de errores o fraudes. [3] El notario electrónico también debe mantener un registro electrónico de cada acto realizado.
En la mayoría de los casos, las notarizaciones electrónicas no significan que el notario pueda realizarlas de forma remota, ya que la mayoría de los estados aún exigen que los participantes y el notario estén físicamente presentes en el momento de la firma. También existen beneficios significativos al realizar las notarizaciones electrónicas, como ahorro de costos, mayor seguridad, autenticidad, registros de auditoría e integridad de los documentos, que son cosas que no están disponibles para las notarizaciones en papel.
Actualmente, las leyes sobre las notarizaciones electrónicas varían según la jurisdicción [4] y están permitidas en, al menos, Arizona , [5] California , [6] Colorado , Delaware , [7] Florida , [8] Georgia , [9] Indiana , Kansas , Kentucky , [10] Michigan , [11] Minnesota [12] Nuevo México , Carolina del Norte , [13] Oregón , [14] Pensilvania , [15] Texas , [16] Utah , Wisconsin y Virginia . [17]
El 1 de julio de 2012, Virginia se convirtió en el primer estado en autorizar a un firmante a estar en una ubicación remota y tener un documento notariado electrónicamente por un notario electrónico utilizando tecnología de conferencia audiovisual ( cámara web ), al aprobar los proyectos de ley SB 827 y HB 2318. [18]
En Virginia, en el caso de una notarización electrónica, la "evidencia satisfactoria de identidad" puede basarse en tecnología de video y audioconferencia, de conformidad con los estándares para comunicaciones electrónicas de video y audio establecidos en las subdivisiones B 1, B 2 y B 3, [19] que permiten al notario comunicarse con el principal e identificarlo en el momento del acto notarial, siempre que dicha identificación esté confirmada por (a) conocimiento personal, (b) un proceso de comprobación de identidad en persona anterior de conformidad con las especificaciones de la Autoridad de Certificación Federal Bridge, o (c) un certificado digital válido al que se acceda mediante datos biométricos o mediante el uso de una tarjeta de verificación de identidad personal interoperable que esté diseñada, emitida y administrada de conformidad con las especificaciones publicadas por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología y en los Estándares Federales de Procesamiento de Información.
La Asociación Nacional de Secretarios de Estado (NASS) afirma el papel del Secretario de Estado u otra entidad notarial estatal como la única autoridad para establecer estándares que permitan notarizaciones electrónicas que protegerán la credibilidad de las firmas, evitarán el fraude de identidad y brindarán responsabilidad al público a fin de promover el comercio electrónico seguro . [20]
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