Una descripción de trabajo o JD es una narración escrita que describe las tareas generales u otros deberes y responsabilidades relacionados con un puesto. Puede especificar el funcionario al que reporta el puesto, especificaciones como las calificaciones o habilidades que necesita la persona en el trabajo, información sobre el equipo, las herramientas y los medios de trabajo utilizados, las condiciones de trabajo, las exigencias físicas y un rango salarial . Las descripciones de trabajo suelen ser narrativas, [1] pero algunas pueden comprender una simple lista de competencias; por ejemplo, las metodologías de planificación estratégica de recursos humanos pueden utilizarse para desarrollar una arquitectura de competencias para una organización, a partir de la cual se construyen las descripciones de trabajo como una lista corta de competencias. [2] [ no lo suficientemente específico para verificar ]
Según Torrington, una descripción de trabajo se desarrolla generalmente mediante la realización de un análisis de trabajo , que incluye examinar las tareas y secuencias de tareas necesarias para realizar el trabajo. El análisis considera las áreas de conocimiento , habilidades y capacidades necesarias para realizar el trabajo. El análisis de trabajo generalmente implica los siguientes pasos: recopilar y registrar información del trabajo; verificar la información del trabajo para comprobar su precisión; escribir descripciones de trabajo basadas en la información; usar la información para determinar qué habilidades, capacidades y conocimientos se requieren para realizar el trabajo; actualizar la información de vez en cuando. [3] Un trabajo generalmente incluye varios roles . Según Hall, la descripción del trabajo puede ampliarse para formar una especificación de persona o puede conocerse como " términos de referencia ". La especificación de persona/trabajo puede presentarse como un documento independiente, pero en la práctica generalmente se incluye dentro de la descripción del trabajo. Los empleadores suelen utilizar una descripción del trabajo en el proceso de contratación . [4]
Una descripción del trabajo puede incluir relaciones con otras personas de la organización: nivel de supervisión, requisitos gerenciales y relaciones con otros colegas.
Una descripción de trabajo no debe limitarse a explicar la situación actual o el trabajo que se espera actualmente; también puede establecer objetivos para lo que se podría lograr en el futuro, como posibles rutas y condiciones de ascenso.
Una descripción del puesto es esencial para garantizar que quede claro por qué existe el puesto. Puede utilizarse:
Las descripciones de trabajo prescriptivas pueden ser vistas como un obstáculo en determinadas circunstancias: [5]
La gestión de descripciones de puestos es la creación y el mantenimiento de descripciones de puestos dentro de una organización. Una descripción de puesto es un documento que enumera las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto específico. Tener descripciones de puestos actualizadas, precisas y escritas profesionalmente es fundamental para la capacidad de una organización de atraer candidatos calificados, orientar y capacitar a los empleados, establecer estándares de desempeño laboral, desarrollar programas de compensación, realizar evaluaciones de desempeño, establecer metas y cumplir con los requisitos legales. La gestión de descripciones de puestos, así como otras facetas de la gestión de talentos, ha mejorado gracias a la expansión de la tecnología de la información. Hoy en día, existen diversas soluciones de recursos humanos basadas en Internet disponibles para los departamentos de recursos humanos. Un ejemplo de ello son los sistemas de gestión de talentos basados en la nube que permiten a las empresas almacenar fácilmente información de RR. HH., colaborar con otros departamentos y acceder a archivos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Antes de desarrollar la descripción del puesto, se debe realizar un análisis del puesto. El análisis del puesto , parte integral de la gestión de RR.HH., consiste en recopilar, analizar y documentar los aspectos importantes de un puesto, incluidos lo que hace el empleado, el contexto del puesto y los requisitos del mismo.
Una vez que se ha completado el análisis del puesto, se puede elaborar la descripción del puesto, incluida la especificación del mismo. La descripción del puesto describe las actividades que se deben realizar y la especificación del puesto enumera los conocimientos, las habilidades y las capacidades necesarias para desempeñar el puesto. La descripción del puesto contiene varias secciones, entre ellas una sección de identificación, un resumen general, funciones y deberes esenciales, especificaciones del puesto y exenciones de responsabilidad y aprobaciones.
Las descripciones de puestos se utilizan luego para desarrollar iniciativas efectivas de EEO/ADA, planificación de RR.HH., reclutamiento y selección; para mantener una continuidad clara entre la planificación de compensaciones, los esfuerzos de capacitación y la gestión del desempeño; y para identificar factores laborales que puedan contribuir a la seguridad y la salud en el lugar de trabajo y a las relaciones entre empleados y trabajadores.
La manipulación de descripciones de puestos de trabajo es una práctica de mala fe muy extendida que consiste en modificar deliberadamente las descripciones de puestos de trabajo con la intención de favorecer a candidatos o grupos de candidatos específicos, a menudo para cumplir con determinadas preferencias u objetivos de contratación. Esta manipulación puede implicar alterar las cualificaciones, responsabilidades o requisitos establecidos en una publicación de empleo de una manera que no necesariamente se ajuste a las necesidades reales del puesto. [6]
Esto incluye incluso la manipulación de las Cualificaciones Ocupacionales Bona Fide (BFOQs, por sus siglas en inglés). Las BFOQs son requisitos laborales legítimos que se consideran esenciales para el desempeño eficaz de un puesto en particular. Sin embargo, en casos de manipulación de la descripción del puesto, estas cualificaciones pueden ajustarse o exagerarse para incluir o excluir a ciertos candidatos. Esto se hace enfatizando o restando importancia a habilidades específicas, estipulando un requisito de vehículo para un trabajo de oficina, imponiendo requisitos de idioma, solicitando certificaciones paralelas y poco comunes, especificando niveles de experiencia o especificando antecedentes educativos que pueden no estar directamente relacionados con las funciones principales del puesto, etc. [6]
En última instancia, la manipulación de las descripciones de puestos de trabajo está impulsada por diversos factores, entre ellos los sesgos organizacionales, las preferencias personales y la necesidad de mantener la apariencia de inclusión. La manipulación de las descripciones de puestos de trabajo cumple una función excluyente en los procesos de contratación para disuadir a los candidatos racializados de postularse o privarlos de una participación significativa en las oportunidades de ascenso profesional. Viola las leyes contra la discriminación y las normas de igualdad de oportunidades de empleo. Este sesgo racial en las prácticas de contratación prospera en países y entornos en los que no se exigen auditorías y revisiones independientes de las prácticas de contratación de las organizaciones. [6]
Las descripciones de puestos bien organizadas y actualizadas ayudan a cumplir con las leyes y normativas. En los Estados Unidos, por ejemplo, las Directrices uniformes sobre el procedimiento de selección de empleados de 1978 se desarrollaron con el fin de estandarizar el proceso de selección de empleados y dejan en claro que los requisitos de recursos humanos deben estar vinculados con los factores relacionados con el trabajo. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (ADA) exige que las organizaciones identifiquen las funciones esenciales del trabajo y documenten los pasos que se toman para identificar las responsabilidades laborales, mientras que la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que los gerentes de recursos humanos determinen si un trabajo debe clasificarse como exento o no exento, lo que significa determinar si un empleado sería elegible para el pago de horas extra o si se lo consideraría asalariado y exento de las regulaciones sobre horas extra.
Las organizaciones de atención médica no solo tienen que cumplir con las leyes laborales, sino también con las leyes de atención médica y las agencias de acreditación. La Comisión Conjunta (Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations) acredita y certifica a miles de organizaciones de atención médica en todo Estados Unidos. Para cumplir con las pautas de la Comisión Conjunta, las organizaciones de atención médica deben mantener descripciones de trabajo actualizadas, precisas, completas y correctamente redactadas.
Las normas mencionadas anteriormente exigen que las empresas mantengan registros claros de sus descripciones de puestos de trabajo. Tener un sistema automatizado bien organizado ayuda a eliminar parte del pánico asociado con una auditoría de cumplimiento.