Un inventario es una lista detallada de objetos que un museo ha adquirido o recibido en préstamo y que debe ser localizada físicamente por un examinador. Se debe realizar un inventario completo, al cien por cien, o un inventario aleatorio de la colección periódicamente para garantizar que el museo esté operando de acuerdo con las mejores prácticas y por motivos de seguridad. [1] El museo es legalmente responsable y éticamente obligado a mantener información actualizada que detalle la ubicación de todos los objetos dentro de la colección, incluidos los objetos prestados y los objetos que aún no se han adquirido; esto lo estipulan muchas asociaciones de museos, incluida la Asociación Estadounidense de Museos . [2]
La Asociación Americana de Museos publicó en 1925 su “Código de Ética para los Trabajadores de Museos” [3] que presagiaba la creación de cursos de formación para la gestión adecuada de las colecciones de los museos. [4] Las primeras normas para el registro de objetos de museos se publicaron en 1958, obra de Dorothy H. Dudley, del Museo de Arte Moderno de Nueva York e Irma Bezold, del Museo Metropolitano . [5]
El mantenimiento de un registro de inventario de las colecciones es necesario para una rendición de cuentas mínima de las mismas. [6] Los inventarios proporcionan al administrador de las colecciones y/o al registrador información para fines de seguro, seguridad y alertan al personal sobre posibles necesidades de conservación o preservación de la colección. [7]
La realización y el mantenimiento de un sistema de inventario ayudan a prevenir y ayudar a detectar de forma temprana el robo de la colección. El Consejo Internacional de Museos (ICOM) insta a los museos a completar y mantener sus sistemas de inventario porque "si un museo no sabe qué hay en su colección, dónde se encuentran las obras y en qué estado se encuentran, en efecto, invita al robo porque no tendrá una sensación inmediata de que un objeto ha desaparecido y, lo que es más importante, no tendrá información descriptiva que ayude a la recuperación de un objeto en caso de robo". [8]
El tipo de sistema de inventario utilizado por un museo estará dictado por la Política de Gestión de Colecciones (PGC) . La PGC determinará con qué frecuencia, qué artículos y cuántos artículos se deben inventariar. Los museos deben completar periódicamente un inventario del cien por ciento de su colección, pero para el período entre la finalización de dicho inventario, es suficiente una muestra aleatoria de la colección. Una muestra aleatoria de la colección sirve como indicador para el resto de la colección. Si se contabilizan todos los elementos en un muestreo aleatorio, se puede suponer que los registros del resto de las colecciones son igualmente fiables. Sin embargo, un inventario completo proporciona a la institución la certeza de que se puede contabilizar toda la colección; el muestreo aleatorio se utiliza para comprobar la coherencia de los registros de las colecciones.
Un método de inventario continuo es un sistema que realiza inventarios de forma regular de artículos de alto valor o artículos que son más susceptibles de robo. Este método se asemeja a un iceberg, con los artículos de alto valor en la parte superior del iceberg. A medida que el método de inventario avanza más hacia abajo en el iceberg, se pueden encontrar artículos de menor valor. Los artículos que se encuentran hacia el centro del iceberg deben inventariarse menos que los que se encuentran más arriba en el iceberg y más que los que se encuentran debajo de su posición. Los artículos en la posición más baja del iceberg, debajo de la superficie del agua, pueden necesitar ser inventariados solo una vez al año. [9] Con este tipo de sistema de inventario, los objetos más importantes o más valiosos se contabilizan de forma regular.
Los inventarios sirven para varios propósitos, entre ellos, la oportunidad de revisión por parte del departamento de cobranzas . Dicha revisión incluye:
Un inventario permite realizar una revisión sistemática de los registros del departamento de cobranzas y ayuda a identificar cualquier problema. La fluidez con la que se realiza un inventario es en realidad un reflejo de la institución. Si un inventario se completa sin problemas o con pocos, entonces el departamento de cobranzas está funcionando bien; sin embargo, si surgen muchos problemas durante el proceso de inventario, esto puede ser un indicio de que el departamento de cobranzas necesita una revisión y un cambio. [10]
Todos los museos deben realizar un inventario periódicamente y este requisito debe estar estipulado en el plan de gestión de los museos. El plan de gestión de los museos también debe describir los pasos que deben llevarse a cabo en el proceso de inventario, incluidos:
Se debe dedicar suficiente tiempo a la planificación antes de comenzar una tarea como el inventario. Un procedimiento de inventario bien pensado permitirá utilizar de manera eficiente el personal y su tiempo. Dicho procedimiento debe incluir:
Ahora que se han establecido la política y el procedimiento de inventario, es hora de realizar el inventario. La realización de un inventario es el paso final del proceso de inventario; es relativamente simple, ya que las acciones son repetitivas, pero puede ser una de las partes que más tiempo consume, según el tamaño de la colección y el alcance previsto del inventario.
Seleccione un método de abordaje al iniciar el proceso de inventario. ¿Cómo se inventariará la colección? ¿Estante por estante; o en orden numérico del catálogo? Una vez que se decide el método de inventario, se debe crear un registro de inventario uniforme y básico para cada objeto. Dicho registro podría contener lo siguiente:
– Aunque el libro se centra en la gestión de la información, también contiene consejos útiles sobre cómo realizar un inventario (lo que se denomina auditoría) de una colección. El procedimiento de auditoría que se enumera contiene quince pasos detallados, con especial atención a la preparación antes de realizar la auditoría.
– Esta publicación, aunque escrita específicamente para los repositorios federales, tiene aplicaciones para muchos museos. El ensayo señala que los inventarios son obligatorios por ley, especialmente desde la aprobación de la NAGPRA, que ordenó un inventario completo de todos los restos humanos de los nativos americanos y los objetos funerarios asociados.
– El tema de los inventarios se menciona a lo largo del libro y, en particular, hay una parte del ensayo que trata el tema, "Registro en un museo de casas históricas", de Diane Green Taylor. En Métodos de registro en museos se analizan los conceptos básicos y las funciones de los inventarios. Sin embargo, Taylor analiza el tema con más profundidad y revela que la fluidez con la que se realiza un inventario es, en realidad, un reflejo de la institución.
– Aunque los inventarios pueden revelar problemas, ayudan a resolverlos y a prevenir su aparición en el futuro. Este ensayo no es necesariamente un ensayo de "cómo hacer", sino que explica la necesidad de completar y mantener actualizados los inventarios en las instituciones.
– Holm proporciona un procedimiento básico paso a paso sobre cómo configurar un nuevo sistema de inventario en una colección.
– Los autores de esta publicación ofrecen una breve descripción general de la necesidad de implementar un sistema de inventario. La prevención de robos se cita como la razón principal para tener un sistema de inventario en funcionamiento.
– El tema del inventario se incluyó en este ensayo como parte de una descripción general de los problemas de seguridad en la gestión de colecciones. El trabajo brindó una descripción general de por qué se necesitan y exigen los inventarios y ofrece una sinopsis muy básica sobre cómo realizar un inventario.
– McKenna y Patsatzi ofrecen una descripción general de lo que es un inventario e incluyen el procedimiento para la configuración y revisión de un sistema de inventario. El ensayo también incorpora una breve introducción sobre posibles cuestiones legales y requisitos de políticas.
– En esta publicación, el Servicio de Parques Nacionales ofrece una descripción general detallada del proceso de inventario, que incluye temas como el inventario de objetos educativos, reproducciones e historia viva; la determinación del valor de los objetos de museo; la notificación de pérdidas de objetos de museo; y la lista continúa con otras cinco secciones. Esta obra es, con diferencia, la publicación más extensa y detallada sobre el proceso de inventario que se ha encontrado hasta el momento.
– Aunque este libro se publicó originalmente en 1991, las bases de datos informáticas debían de ser algo que sólo los grandes museos podían permitirse, porque las técnicas de inventario hacen referencia a ordenadores, pero describen cómo completar un inventario utilizando un sistema de catalogación de fichas. Puede que esta obra no sea de gran utilidad para la mayoría de los museos, pero para aquellos que no disponen de una base de datos, la publicación sería de gran ayuda.