Según las Reglas de orden de Robert , una guía ampliamente utilizada para el procedimiento parlamentario , una reunión es una reunión de un grupo de personas para tomar decisiones. [1] Este sentido de "reunión" puede ser diferente del sentido general en el sentido de que una reunión en general puede no necesariamente realizarse con el propósito de tomar decisiones.
Cada reunión puede ser una sesión independiente o no formar parte de un grupo de reuniones que constituyen una sesión. Las reuniones varían en su frecuencia, y ciertas acciones se ven afectadas según si las reuniones se celebran con más de un intervalo de tiempo trimestral. Hay diferentes tipos de reuniones, como una reunión ordinaria, una reunión especial o una reunión anual. Cada reunión puede tener una agenda, que enumera los asuntos que se tratarán durante la reunión. Un registro de la reunión se resume en las actas.
Una sesión es una reunión o una serie de reuniones conectadas dedicadas a un solo orden del día, programa, agenda o propósito anunciado. [2] [3] Los estatutos de una organización pueden definir un significado específico del término "sesión". En la mayoría de las organizaciones, cada sesión consta de una sola reunión (es decir, "sesión" y "reunión" son términos equivalentes en este caso).
La importancia de una sesión es que, por lo general, no se pueden tomar decisiones que vinculen a un grupo en una sesión futura. Una sesión tiene implicaciones para la posibilidad de renovar las mociones . La misma cuestión o una cuestión sustancialmente idéntica no se puede plantear dos veces en la misma sesión, excepto por medio de las mociones que plantean una cuestión nuevamente ante la asamblea . [4]
Un intervalo de tiempo trimestral representa una limitación temporal para la adopción o postergación de determinadas medidas. No existe más de un intervalo de tiempo trimestral entre dos sesiones cuando "la segunda sesión comienza en cualquier momento durante o antes del tercer mes calendario posterior al mes calendario en que termina la primera sesión". [5] Por ejemplo, si una reunión tiene lugar en enero, la otra reunión se encuentra dentro de un intervalo de tiempo trimestral cuando la reunión anterior se celebra el 1 de octubre o después del año calendario anterior o cuando la próxima reunión se celebra el 30 de abril o antes del año en curso. [5]
No se podrá aplazar una moción hasta la siguiente reunión si ésta se ha programado para dentro de un intervalo de tiempo superior a un trimestre. [6] Si la siguiente reunión de un organismo se ha programado para dentro de un intervalo de tiempo superior a un trimestre, es habitual designar una junta o comité para que apruebe las actas de la reunión en curso. [7] Una moción que se haya presentado sobre la mesa en una reunión y no se haya retirado de la mesa antes del final de la reunión no prosperará si la siguiente reunión se ha programado para dentro de un intervalo de tiempo superior a un trimestre, mientras que si la siguiente reunión se ha programado para dentro de un intervalo de tiempo inferior a un trimestre, la moción podrá retirarse de la mesa en esa reunión. [8]
Las Reglas de Orden de Robert recientemente revisadas describen los siguientes tipos de reuniones:
Los grupos también pueden reunirse en convenciones que pueden tener varias reuniones durante un día, una semana o más. [21] Las convenciones pueden celebrarse en conexión con la reunión anual de la organización.
Una "convocatoria" de la reunión es un aviso de la hora y el lugar que se envía con antelación para informar a los miembros. [10] [22] [23] Por lo general, el secretario de la organización es responsable de enviar la convocatoria. [24] [25] La convocatoria también puede incluir una agenda o una lista de los temas que se tratarán en la reunión. Las organizaciones pueden tener un requisito sobre la antelación con la que se debe realizar la convocatoria. Por ejemplo, se puede exigir que la convocatoria se envíe al menos 30 días antes de la reunión. [26]
Este sentido de "llamado" a la reunión es distinto de "llamar a orden la reunión", que significa que la reunión está comenzando. [27]
Una agenda es una lista de actividades de una reunión en el orden en que se deben abordar, comenzando con la convocatoria y terminando con el levantamiento de la sesión. [28] Por lo general, incluye uno o más puntos específicos sobre los que se debe actuar. Puede incluir horarios específicos para una o más actividades, pero no es obligatorio.
Las organizaciones tienen sus propias reglas para llevar a cabo sus reuniones. La mayoría de las organizaciones en los Estados Unidos utilizan las Reglas de Orden de Robert como guía complementaria a sus reglas. [29] Fuera de los Estados Unidos, las organizaciones pueden seguir reglas similares a las del Parlamento. [30]
Las actas , también conocidas como protocolos o, informalmente, notas, son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia. Por lo general, describen los eventos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de los temas considerados por los participantes y respuestas o decisiones relacionadas con los temas.
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