La gestión de programas es el proceso de gestionar varios proyectos relacionados , a menudo con la intención de mejorar el rendimiento de una organización . Es distinta de la gestión de proyectos. [1]
En la práctica y en sus objetivos, la gestión de programas suele estar estrechamente relacionada con la ingeniería de sistemas , la ingeniería industrial , la gestión del cambio y la transformación empresarial . En el sector de defensa, es el enfoque dominante para gestionar grandes proyectos. Debido a que los principales programas de defensa implican trabajar con contratistas, también se denomina gestión de adquisiciones , lo que indica que el comprador gubernamental adquiere bienes y servicios por medio de contratistas.
El director del programa supervisa el propósito y el estado de los proyectos de un programa y puede utilizar esta supervisión para respaldar la actividad a nivel de proyecto y garantizar que se cumplan los objetivos del programa, proporcionando una capacidad de toma de decisiones que no se puede lograr a nivel de proyecto o proporcionando al director del proyecto una perspectiva del programa cuando sea necesario, o como caja de resonancia para ideas y enfoques para resolver problemas del proyecto que tengan impacto en el programa. El director del programa puede estar en una buena posición para proporcionar esta información al buscar activamente dicha información de los directores del proyecto, aunque en proyectos grandes y/o complejos, puede requerirse un rol específico. Sin embargo, esta información surge, el director del programa la necesita para estar seguro de que los objetivos generales del programa son alcanzables.
Muchos programas se centran en la creación de capacidades para el cambio y normalmente están diseñados para implementar la estrategia o la transformación empresarial de la organización. La gestión de programas también hace hincapié en la coordinación y priorización de los recursos en los distintos proyectos, gestionando los vínculos entre los proyectos y los costos y riesgos generales del programa.
El Project Management Institute, una asociación profesional estadounidense sin fines de lucro dedicada a la gestión de proyectos, lo resume de la siguiente manera: "un programa es un grupo de proyectos relacionados que se gestionan de manera coordinada para obtener beneficios y un control que NO se obtendrían si se los gestionara individualmente. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos discretos del programa... Algunos proyectos dentro de un programa pueden generar beneficios incrementales útiles para la organización antes de que el programa en sí haya finalizado". [2]
En el trabajo del sector público en Europa, el término normalmente se refiere a proyectos de cambio múltiples: proyectos que están diseñados para brindar beneficios a la organización anfitriona, por ejemplo, la Oficina de Comercio Gubernamental del gobierno del Reino Unido .
Muchas organizaciones sólo ejecutan un programa a la vez en forma de un programa general que contiene todos sus proyectos. En la terminología del Project Management Institute, es más probable que se trate de una cartera de proyectos que de un programa. Algunas organizaciones más grandes pueden tener varios programas, cada uno diseñado para ofrecer una variedad de mejoras. Algunas organizaciones utilizan el concepto de ingeniería de sistemas , mientras que otras utilizan la gestión de programas.
Existen dos puntos de vista diferentes sobre cómo los programas se diferencian de los proyectos. En un punto de vista, los proyectos entregan resultados, parcelas discretas o "fragmentos" de cambio; [8] los programas crean resultados. [9] En este punto de vista, un proyecto puede entregar una nueva fábrica, hospital o sistema de TI. Al combinar estos proyectos con otros entregables y cambios, sus programas pueden generar mayores ingresos a partir de un nuevo producto, listas de espera más cortas en el hospital o menores costos operativos debido a una tecnología mejorada. El otro punto de vista [10] es que un programa no es nada más que un gran proyecto o un conjunto (o cartera) de proyectos. En este segundo punto de vista, el objetivo de tener un programa es explotar economías de escala y reducir los costos y riesgos de coordinación. El trabajo del gerente de proyecto es asegurar que el proyecto tenga éxito. El gerente de programa, por otro lado, se preocupa por el resultado agregado o los resultados finales de la colección de proyectos en un programa en particular. Por ejemplo, en una institución financiera, un programa puede incluir un proyecto diseñado para aprovechar un mercado en alza y otro diseñado para protegerse contra las consecuencias negativas de un mercado en baja. El primero busca aprovechar las posibles ventajas, mientras que el segundo busca limitar las posibles desventajas. Una analogía sencilla es Fix-a-Flat : este producto en aerosol altamente presurizado inyecta un sellador de fugas en un neumático pinchado para detener la salida de aire (proyecto A) y, al mismo tiempo, vuelve a inflar el neumático (proyecto B), lo que da como resultado un neumático que vuelve a funcionar (el programa comprendía los proyectos A y B). [11]
Según la idea de que "los programas producen resultados, pero los proyectos producen productos", la gestión de programas se ocupa de realizar los proyectos adecuados. Se ha dicho que el director de programas "juega al ajedrez" y tiene en mente una visión general, y que las piezas que se deben utilizar o sacrificar son los proyectos. [12] En cambio, la gestión de proyectos se ocupa de realizar los proyectos correctamente. En otras palabras, un proyecto exitoso entrega los resultados a tiempo, dentro del presupuesto y de las especificaciones, mientras que un programa exitoso produce mejoras a largo plazo para una organización. Una organización debe seleccionar el grupo de programas que más la lleve hacia sus objetivos estratégicos, sin salirse de su capacidad para producir los cambios. Por otra parte, la idea de que los programas son simplemente grandes proyectos o conjuntos de proyectos permite determinar cuándo un programa puede necesitar producir beneficios tangibles rápidamente.
Según una fuente, la diferencia clave entre un programa y un proyecto es la naturaleza finita de un proyecto [13] : un proyecto siempre debe tener una fecha de finalización específica, de lo contrario es un programa en curso.
Una visión de las diferencias entre un programa y un proyecto en los negocios es que:
Otra perspectiva y otra forma exitosa de gestión no considera que ninguno de los factores enumerados anteriormente distinga los proyectos de los programas, sino que considera que el programa es una cuestión de gestión de cartera. Según esta perspectiva, la gestión de programas consiste en seleccionar proyectos, ajustar la velocidad a la que se ejecutan y ajustar su alcance, con el fin de maximizar el valor de la cartera en su conjunto y a medida que cambian las condiciones económicas u otras condiciones externas. Sin embargo, algunos destacan que, mientras que una cartera consta de proyectos independientes, un programa es una colección de proyectos interdependientes, lo que añade una dimensión de complejidad a la tarea de gestión.
Otra perspectiva es que la gestión de un programa no es más que un proyecto grande y complejo, donde el aspecto de integración de la gestión de proyectos es más importante que en proyectos más pequeños. La gestión de la integración es una característica clave del enfoque de la gestión de proyectos del Project Management Institute. Sin embargo, algunos aceptan que existe una distinción relacionada con las interdependencias entre los elementos de un proyecto y un programa. En esta perspectiva, un programa es un sistema acoplado de manera relativamente flexible, mientras que los proyectos grandes y complejos están acoplados de manera estrecha. Esta diferencia hace que el programa del proyecto sea una tarea más ambigua de gestionar, [14] con más incertidumbre, [14] lo que refleja un mayor grado de libertad y una tarea de gestión más abierta a explotar las oportunidades a medida que surgen o la gestión del programa se da cuenta de ellas.
En la práctica, no está claro que exista una distinción clara. Los proyectos (o programas) varían desde pequeños y simples hasta grandes y complejos; lo que debe gestionarse como un programa en una cultura u organización puede gestionarse como un proyecto en otra.
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