La gestión de flotas es la gestión de:
La gestión de flotas (vehículos) puede incluir una variedad de funciones, como arrendamiento y financiación de vehículos, mantenimiento de vehículos, licencias y cumplimiento, gestión de la cadena de suministro, gestión de accidentes y subrogación, telemática de vehículos (seguimiento y diagnóstico), gestión de conductores, gestión de velocidad, gestión de combustible, gestión de salud y seguridad y recomercialización de vehículos. La gestión de flotas es una función que permite a las empresas que dependen del transporte en los negocios eliminar o minimizar los riesgos asociados con la inversión en vehículos, mejorando la eficiencia , la productividad y reduciendo sus costos generales de transporte y personal, proporcionando un cumplimiento del 100% con la legislación gubernamental (deber de cuidado) y mucho más. Estas funciones pueden ser manejadas por un departamento de gestión de flotas interno o un proveedor de gestión de flotas subcontratado. El número de vehículos ligeros registrados en flotas comerciales en Europa [3] a partir de 2016 fue de 15 millones, y 19,5 millones en América del Norte [4] Incluso con estos números récord de registro, los vehículos ligeros representan solo el 62% de todas las ventas de flotas.
La gama de funciones involucradas en la gestión de flotas está altamente interrelacionada y generalmente integrada. Si bien algunos servicios y productos pueden emplearse por separado, se requiere un sistema general que integre los datos de varias funciones para un rendimiento óptimo. Los sistemas de seguimiento de vehículos proporcionan una serie de puntos de datos relacionados con el diagnóstico del motor, los comportamientos de conducción y la ubicación geográfica. Pero hay una multitud de otros puntos de datos fuera de los sistemas de seguimiento de vehículos que afectan significativamente al rendimiento de la flota. Los datos de transacciones de combustible, datos de mantenimiento y reparación, documentos de vehículos individuales como registros de vehículos, títulos y permisos de viaje, datos de la cadena de suministro que incluyen especificaciones de vehículos y equipos, garantías, datos de fabricación y entrega, y datos de identificación de vehículos, y datos centrados en el conductor como la aceptación de políticas de la flota, la finalización de la capacitación de seguridad requerida, así como datos demográficos sobre tipos de trabajo, todos contribuyen al conjunto de datos de la flota. Cuanto más especializadas sean las funciones que realiza una flota, más sistemas y puntos de datos participan en la integración.
Un componente clave en los sistemas de gestión de flotas es el componente de seguimiento de vehículos . Este componente suele estar basado en GPS , pero a veces puede estar basado en GLONASS o en una plataforma de triangulación celular . [5] Una vez que se determinan la ubicación, la dirección y la velocidad del vehículo a partir de los componentes GPS, las capacidades de seguimiento adicionales transmiten esta información a una aplicación de software de gestión de flotas. Los métodos de transmisión de datos incluyen tanto terrestres como satelitales. Las comunicaciones de seguimiento por satélite , aunque más caras, son fundamentales para que el seguimiento de vehículos funcione en entornos remotos sin interrupciones. Los usuarios pueden ver las ubicaciones reales y en tiempo real de su flota en un mapa. Esto se utiliza a menudo para responder rápidamente a los eventos en el campo.
Un sistema avanzado de gestión de flotas ( FMS ) puede conectarse a la computadora de a bordo del vehículo y recopilar datos para el usuario. Datos como el kilometraje y el consumo de combustible se recopilan en un esquema de estadísticas global.
Los sistemas de gestión de flotas y telemática de vehículos altamente desarrollados recopilan una gama completa de datos en tiempo real para los administradores de transporte y flotas. Al combinar los datos recibidos del sistema de seguimiento del vehículo y el ordenador de a bordo, es posible formar un perfil para cualquier conductor determinado (velocidad media, frecuencia de desvíos, pausas, severidad de las maniobras, elección de marchas, etc.). Estos datos se pueden utilizar para identificar a los conductores con hábitos peligrosos y sugerir cursos de formación correctivos aplicables a los problemas, o para garantizar que los conductores cumplan los indicadores clave de rendimiento. Se ha demostrado que las aplicaciones de gestión de flotas reducen los incidentes de conducción. [6]
Muchos sistemas de gestión de flotas y telemática de vehículos utilizan geofencing para mejorar la seguridad de los activos. El geofencing permite que cualquier dispositivo con acceso a Internet y una aplicación de seguimiento de activos o GPS establezca un límite virtual alrededor de una ubicación particular mediante tecnología de mapeo. También permite a los usuarios establecer activadores de acciones, de modo que cuando un activo ingresa o sale de los límites predefinidos, los usuarios reciben una alerta, ya sea por mensajes de texto, correos electrónicos o notificaciones automáticas.
El software de gestión de flotas permite a las personas realizar una serie de tareas específicas en la gestión de cualquiera o todos los aspectos relacionados con la flota de vehículos de una empresa. Estas tareas específicas abarcan todas las operaciones desde la adquisición del vehículo hasta su eliminación. El software, según sus capacidades, permite funciones como el registro de los datos del conductor y del vehículo, el seguimiento de los costes de adquisición, la programación de tareas de mantenimiento y servicio, la importación de transacciones de combustible, la optimización de rutas y la medición del rendimiento de la flota mediante informes y gráficos.
La gestión de flotas también se refiere a la gestión de los barcos mientras están en el mar. Los contratos de gestión de flotas de transporte marítimo normalmente se otorgan a empresas de gestión de flotas que se encargan de aspectos como la dotación de tripulación, el mantenimiento y las operaciones diarias. Esto le da tiempo al propietario del barco para concentrarse en la reserva de carga .
Los recientes avances en la gestión de flotas permiten la incorporación de seguridad y control por aire (OTA) de los vehículos de la flota. La seguridad y el control de la flota incluyen la seguridad del vehículo cuando está detenido o no está en funcionamiento y la capacidad de desactivar de forma segura un vehículo mientras está en funcionamiento. Esto permite al administrador de la flota recuperar vehículos robados o no autorizados, al tiempo que reduce la posibilidad de pérdida o robo de carga. La incorporación de la seguridad y el control de la flota a un sistema de gestión de flotas proporciona al administrador de tarjetas de flota medidas preventivas para abordar los daños y pérdidas de carga.
Los sistemas de desactivación remota de vehículos brindan a los usuarios en ubicaciones remotas la capacidad de evitar que un motor arranque, evitar el movimiento de un vehículo y detener o reducir la velocidad de un vehículo en funcionamiento. La desactivación remota permite que un despachador u otro personal autorizado desacelere gradualmente un vehículo al reducir la velocidad, limitar la capacidad del acelerador o purgar el aire del sistema de frenos desde una ubicación remota. Algunos de estos sistemas notifican con anticipación al conductor que la desactivación del vehículo está a punto de ocurrir. Después de detener un vehículo, algunos sistemas bloquearán los frenos del vehículo o no permitirán que se vuelva a encender el motor del vehículo dentro de un período de tiempo determinado.
Los sistemas de desactivación remota también pueden integrarse en un sistema de notificación remota de pánico y emergencia . En caso de emergencia, un conductor puede enviar una alerta de emergencia presionando un botón de pánico en el tablero o usando un botón de pánico en un llavero si el conductor está cerca del camión. Luego, el transportista u otra organización aprobada puede recibir una alerta remota para permitir que un despachador u otro personal autorizado evalúe la situación, se comunique con el conductor y/o potencialmente desactive el vehículo. [7]
El reemplazo oportuno de vehículos y equipos es un proceso que requiere la capacidad de predecir los ciclos de vida de los activos en función de la información de costos, la utilización y la antigüedad de los activos. Las organizaciones prefieren utilizar una flota nueva como estrategia para la reducción de costos, donde la flota usada se vende para mantener una flota nueva.
Los requisitos de financiación también son un problema, porque muchas organizaciones, especialmente las gubernamentales, compran vehículos en efectivo. La naturaleza ad hoc y los bajos niveles tradicionales de financiación en efectivo han hecho que muchas operaciones tengan una flota envejecida. Esta falta de financiación adecuada para la sustitución también puede dar lugar a unos costes de mantenimiento más elevados debido a la antigüedad de los vehículos.
En el Reino Unido, en abril de 2008, se reforzó la Ley de Homicidio Corporativo para perseguir a los directores de empresas, así como a sus conductores, en los casos de muertes en la carretera en las que se vean implicados vehículos utilizados en el trabajo. La policía ha declarado que ahora trata cada muerte en la carretera como "un homicidio ilícito" y tiene el poder de incautar los registros y ordenadores de la empresa durante sus investigaciones. Presentarán cargos contra los directores de empresas que no proporcionen políticas y orientaciones claras para sus empleados que conduzcan en el trabajo. [8] Desafortunadamente, en el Reino Unido varias empresas no están cumpliendo con su deber de cuidado. En particular, se pueden presentar cargos contra los directores de empresas por no cumplir con su deber de cuidado y permitir que las horas de conducción de vehículos pesados superen los límites legales. El incumplimiento de las normas de la UE puede dar lugar a una multa fija de hasta 300 libras, un depósito escalonado de hasta 1500 libras o puede ser citado a juicio. Es posible que los directores y propietarios de empresas no sepan que los vehículos privados utilizados para viajes de negocios reciben exactamente el mismo trato que los vehículos de propiedad de la empresa. Los directores tienen la misma responsabilidad, según la ley, de garantizar que estos vehículos también estén en condiciones de circular y correctamente asegurados. Es fundamental que todas las empresas cuenten con una póliza de "Conducción en el trabajo" que cubra todos los elementos de la operación de sus vehículos comerciales, sin importar cuántos vehículos estén involucrados ni quién sea su propietario. Todos los empleados que conduzcan por motivos de trabajo deben suscribirse a la póliza. De esta manera, los directores pueden reducir el riesgo de ser procesados y de recibir una posible sentencia de prisión.