La digitalización de documentos es una categoría de tecnología de la información para sistemas capaces de replicar documentos que se utilizan comúnmente en los negocios. Los sistemas de digitalización de documentos pueden adoptar muchas formas, entre ellas , microfilmes , impresoras a pedido , máquinas de fax , fotocopiadoras , impresoras multifunción , escáneres de documentos , microfilmes de salida de computadora (COM) y grabadoras de archivos. La digitalización de documentos significa la conversión de archivos en papel (de cualquier tamaño o descripción) o microfilmes/fichas a imágenes digitales.
El Reino Unido ha estado trabajando lentamente durante la última década para realizar la transición a los procesos digitales. En 2013, el gobierno lanzó un portal de reclamaciones en línea para ayudar a realizar un seguimiento y gestionar las reclamaciones de manera eficiente y rápida. Creado para tratar reclamaciones de hasta 25.000 libras esterlinas, el portal se aplica a las organizaciones que reciben reclamaciones por responsabilidad civil y de responsabilidad civil. El 31 de mayo de 2021, se lanzó un nuevo sistema independiente llamado Reclamación por lesiones oficiales. Este servicio se ocupa de los accidentes de tráfico y gestiona las reclamaciones por lesiones personales de hasta 5.000 libras esterlinas. Las audiencias virtuales realizadas por teléfono y enlaces de vídeo se están convirtiendo en una práctica más común, lo que resulta extremadamente útil en casos judiciales delicados. En los últimos años, en parte impulsados por el RGPD, muchos bufetes de abogados se han visto obligados a repensar la forma en que gestionan los datos. Los expedientes en papel y los procesos manuales todavía eran muy frecuentes en el sector jurídico antes de la COVID. Sin embargo, la crisis actual ha cambiado por completo la forma de trabajar de los bufetes de abogados, que han tenido que adoptar rápidamente nuevas formas de trabajo. Esto ha abierto una ventana de oportunidad para que los bufetes de abogados privados revisen las estructuras de las empresas e identifiquen las ineficiencias que han existido durante años. La necesidad de un método de trabajo eficiente se puso de relieve aún más durante el confinamiento, cuando los empleados que no tenían acceso electrónico a la documentación tuvieron dificultades para trabajar desde casa. [1]
La digitalización de documentos es parte de la gestión de contenido empresarial . [2] En los primeros tiempos de las tecnologías de gestión de contenido, el término "digitalización de documentos" se utilizaba indistintamente con "gestión de imágenes de documentos", ya que la industria intentaba separarse de las tecnologías micrográficas y reprográficas. [ cita requerida ]
A finales de los años 1980, surgió una nueva tecnología de gestión documental: la gestión electrónica de documentos . Esta tecnología se creó en torno a la necesidad de gestionar y proteger el creciente volumen de documentos electrónicos ( hojas de cálculo , documentos de procesamiento de textos , archivos PDF , correos electrónicos ) generados en las organizaciones. [3]
El escaneo y almacenamiento de documentos de identidad de clientes se utiliza con el propósito de verificar la edad, identificar a miembros excluidos e identificar a personas ante las autoridades en caso de incidentes criminales. Por lo general, se utilizan en clubes nocturnos , casinos , salas de música y muchas entidades regidas por el Programa de Identificación de Clientes (CIP) de los EE. UU. [4]
Los sistemas utilizados incluyen los productos Scan Net e ID Vista de Id Scan Biometrics . [5] El sistema Id Scan Biometrics fue desarrollado por Tamlyn Thompson en 2005. [ cita requerida ]
Las autoridades de concesión de licencias del Reino Unido exigen cada vez más a los clubes nocturnos que escaneen y conserven los datos de identificación de los asistentes. Los clientes y el grupo de protesta NO2ID han planteado preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos . [5] [6] [7] Por ejemplo, Clubscan era un sistema de escaneo de tarjetas de identificación inventado en 2003. [ cita requerida ] Tomaba imágenes escaneadas de los documentos de identidad de los clientes de los clubes nocturnos y almacenaba sus datos personales, con el fin de verificar la edad, identificar a los miembros excluidos e identificar a las personas ante las autoridades en caso de incidentes criminales. Clubscan ahora está descontinuado y reemplazado por SCAN NET (la red de clubes nocturnos más seguros) y presta servicio a más de 1200 lugares conectados en el Reino Unido.
El recibo de POD se puede generar en una imagen digital y el informe completo del estado de POD se genera en una hoja de cálculo de Excel. Con la recuperación electrónica de documentos de envío, [8] las funciones básicas se dimensionan y las operaciones administrativas recientemente optimizadas se convierten de repente en un paso muy estratégico en un modelo de negocios.
