El software de gestión de inventario es un sistema de software para realizar un seguimiento de los niveles de inventario , pedidos, ventas y entregas. [1] También se puede utilizar en la industria manufacturera para crear una orden de trabajo , una lista de materiales y otros documentos relacionados con la producción. Las empresas utilizan el software de gestión de inventario para evitar el exceso de existencias y las interrupciones del producto . Es una herramienta para organizar los datos de inventario que antes se almacenaban generalmente en forma impresa o en hojas de cálculo .
El software de gestión de inventario se compone de varios componentes clave que trabajan juntos para crear un inventario coherente de los sistemas de muchas organizaciones. Estas características incluyen:
Si el inventario alcanza un umbral específico, el sistema de gestión de inventario de una empresa puede programarse para indicar a los gerentes que vuelvan a pedir ese producto. Esto ayuda a las empresas a evitar quedarse sin productos o inmovilizar demasiado capital en el inventario.
Cuando un producto se encuentra en un almacén o tienda, se puede rastrear a través de su código de barras y/u otros criterios de seguimiento, como el número de serie , el número de lote o el número de revisión. Systems. for Business, Encyclopedia of Business, 2.ª ed. Hoy en día, el software de gestión de inventario a menudo utiliza códigos de barras , identificación por radiofrecuencia (RFID) y/o tecnología de seguimiento inalámbrico .
Las empresas que se orientan principalmente a los servicios en lugar de a los productos pueden utilizar un software de gestión de inventario para realizar un seguimiento del coste de los materiales que utilizan para prestar servicios, como los suministros de limpieza. De esta manera, pueden asignar precios a sus servicios que reflejen el coste total de su realización.
Los códigos de barras son a menudo el medio por el cual se introducen datos sobre productos y pedidos en el software de gestión de inventario. Se utiliza un lector de códigos de barras para leer códigos de barras y buscar información sobre los productos que representan. Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y los métodos inalámbricos de identificación de productos también están ganando popularidad.
Los programas de inventario modernos pueden usar códigos QR o etiquetas NFC para identificar los artículos del inventario y los teléfonos inteligentes como escáneres. [ cita requerida ] Este método ofrece una opción para que las empresas rastreen el inventario mediante el escaneo de códigos de barras sin la necesidad de comprar costosos equipos de escaneo. [ cita requerida ]
Un sistema totalmente automatizado de previsión de demanda y optimización de inventario para alcanzar métricas clave de optimización de inventario como:
El Código Universal de Producto (UPC) fue adoptado por la industria de la alimentación en abril de 1973 como el código de barras estándar para todos los comercios, aunque no se introdujo en los establecimientos minoristas hasta 1974. [2] Esto ayudó a reducir los costos de gestión de inventario porque los minoristas de los Estados Unidos y Canadá no tenían que comprar varios lectores de códigos de barras para escanear códigos de barras de la competencia. Ahora había un código de barras principal para el que los comercios de alimentación y otros minoristas debían comprar un tipo de lector.
A principios de los años 80, las computadoras personales comenzaron a ser populares. [3] Esto redujo aún más el costo de los códigos de barras y los lectores. También permitió que se implementaran las primeras versiones de software de gestión de inventario. Uno de los mayores obstáculos para vender lectores y códigos de barras a los minoristas era el hecho de que no tenían un lugar para almacenar la información que escaneaban. A medida que las computadoras se volvieron más comunes y asequibles, este obstáculo se superó. Una vez que los códigos de barras y los programas de gestión de inventario comenzaron a difundirse en las tiendas de comestibles , la gestión de inventario a mano se volvió menos práctica. Escribir los datos de inventario a mano en papel fue reemplazado por el escaneo de productos y la introducción de información en una computadora a mano.
A principios de la década de 2000, el software de gestión de inventario progresó hasta el punto en que los empresarios ya no necesitaban ingresar datos a mano, sino que podían actualizar instantáneamente su base de datos con lectores de códigos de barras.
Además, la existencia de software empresarial basado en la nube y su creciente adopción por parte de las empresas marcan una nueva era para el software de gestión de inventario. [ cita requerida ] Ahora suelen permitir integraciones con otros procesos administrativos de la empresa, como la contabilidad y las ventas en línea. [ cita requerida ]
Las empresas suelen utilizar software de gestión de inventario para reducir sus costos de transporte. [4] El software se utiliza para rastrear productos y piezas a medida que se transportan desde un proveedor a un almacén, entre almacenes y, finalmente, a una ubicación minorista o directamente a un cliente.
El software de gestión de inventario se utiliza para una variedad de propósitos, entre ellos:
Los fabricantes utilizan principalmente software de gestión de inventario para crear órdenes de trabajo y listas de materiales. Esto facilita el proceso de fabricación al ayudar a los fabricantes a ensamblar de manera eficiente las herramientas y las piezas que necesitan para realizar tareas específicas. Para trabajos de fabricación más complejos, los fabricantes pueden crear órdenes de trabajo y listas de materiales de varios niveles, que tienen una línea de tiempo de los procesos que deben realizarse en el orden adecuado para construir un producto final. Otras órdenes de trabajo que se pueden crear utilizando software de gestión de inventario incluyen órdenes de trabajo inversas y órdenes de trabajo automáticas. Los fabricantes también utilizan software de gestión de inventario para realizar un seguimiento de activos, recibir nuevo inventario y tareas adicionales para las que lo utilizan las empresas de otras industrias.
Existen varias ventajas al utilizar un software de gestión de inventario en un entorno empresarial.
El inventario de una empresa representa una de sus mayores inversiones, junto con su fuerza laboral y sus ubicaciones. El software de gestión de inventario ayuda a las empresas a reducir los gastos al minimizar la cantidad de piezas y productos innecesarios en el almacenamiento . También ayuda a las empresas a mantener las ventas perdidas al mínimo al tener suficiente stock disponible para satisfacer la demanda.
El software de gestión de inventarios suele permitir la automatización de muchas tareas relacionadas con el inventario. Por ejemplo, el software puede recopilar datos, realizar cálculos y crear registros automáticamente. Esto no solo genera ahorros de tiempo y costos, sino que también aumenta la eficiencia empresarial.
El software de gestión de inventario puede ayudar a los distribuidores , mayoristas , fabricantes y minoristas a optimizar sus almacenes. Si ciertos productos suelen venderse juntos o son más populares que otros, esos productos se pueden agrupar o colocar cerca del área de entrega para acelerar el proceso de selección.
Para 2018, el 66% de los almacenes "están preparados para experimentar un cambio radical, pasando de los procesos de lápiz y papel que aún prevalecen a soluciones de inventario automatizadas y mecanizadas. Con estos nuevos procesos automatizados, los recuentos cíclicos se realizarán con mayor frecuencia y con menos esfuerzo, lo que aumentará la visibilidad del inventario y conducirá a un cumplimiento más preciso, menos situaciones de falta de existencias y menos ventas perdidas. Una mayor confianza en la precisión del inventario conducirá a un nuevo enfoque en la optimización de la mezcla, la expansión de una selección y la aceleración de las rotaciones de inventario". [ cita requerida ]
Otra ventaja que ofrece el software de gestión de inventario a las empresas es la información actualizada y en tiempo real sobre las condiciones y los niveles de inventario. Los ejecutivos de la empresa suelen poder acceder al software a través de un dispositivo móvil , un ordenador portátil o una PC para comprobar los números de inventario actuales. Esta actualización automática de los registros de inventario permite a las empresas tomar decisiones informadas. [ cita requerida ]
Con la ayuda de derechos de usuario restringidos, los administradores de la empresa pueden permitir que muchos empleados ayuden en la gestión del inventario. Pueden otorgar a los empleados acceso a la información suficiente para recibir productos, realizar pedidos, transferir productos y realizar otras tareas sin comprometer la seguridad de la empresa . Esto puede acelerar el proceso de gestión del inventario y ahorrar tiempo a los administradores.
El software de gestión de inventarios permite realizar un seguimiento de dónde se almacenan los productos, de qué proveedores proceden y durante cuánto tiempo se almacenan. Al analizar estos datos, las empresas pueden controlar los niveles de inventario y maximizar el uso del espacio de almacenamiento. Además, las empresas están más preparadas para las demandas y los suministros del mercado, especialmente durante circunstancias especiales, como una temporada alta en un mes determinado. A través de los informes generados por el software de gestión de inventarios, las empresas también pueden recopilar datos importantes que pueden incluirse en un modelo para su análisis. [ cita requerida ]
Las principales desventajas del software de gestión de inventario son su costo y complejidad.
El costo puede ser una desventaja importante del software de gestión de inventario. Muchas grandes empresas utilizan un ERP como software de gestión de inventario, pero las pequeñas empresas pueden tener dificultades para costearlo. Los lectores de códigos de barras y otros equipos pueden agravar este problema al añadir aún más costos a las empresas. La ventaja de permitir que varios empleados realicen tareas de gestión de inventario se ve atenuada por el costo de los lectores de códigos de barras adicionales. El uso de teléfonos inteligentes como lectores de códigos QR ha sido una forma de que las empresas más pequeñas eviten el alto gasto de hardware personalizado para la gestión de inventario.
El software de gestión de inventarios no es necesariamente sencillo ni fácil de aprender. El equipo directivo de una empresa debe dedicar una cierta cantidad de tiempo a aprender un nuevo sistema, tanto de software como de hardware, para poder ponerlo en uso. La mayoría de los software de gestión de inventarios incluyen manuales de formación y otra información a disposición de los usuarios. A pesar de su aparente complejidad, el software de gestión de inventarios ofrece un cierto grado de estabilidad a las empresas. Por ejemplo, si un empleado de TI a cargo del sistema deja la empresa, la formación de un sustituto puede resultar comparativamente más barata que si la empresa utilizara varios programas para almacenar los datos de inventario.
Los principales beneficios de un software de gestión de inventario en la nube incluyen:
Para las empresas emergentes y las PYMES , el seguimiento del inventario en tiempo real es muy importante. Los propietarios de empresas no solo pueden realizar un seguimiento y recopilar datos, sino que también pueden generar informes. Al mismo tiempo, los empresarios pueden acceder a los datos de inventario basados en la nube desde una amplia gama de dispositivos con acceso a Internet, incluidos teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles y computadoras de escritorio tradicionales. Además, los usuarios no tienen que estar dentro de las instalaciones de la empresa para utilizar el programa de inventario basado en la web y pueden acceder al software de inventario mientras están de viaje.
Como el software reside en la nube, los dueños de empresas no tienen que comprar ni mantener hardware costoso. En cambio, las PYMES y las empresas emergentes pueden destinar el capital y las ganancias a expandir el negocio para llegar a un público más amplio. Las soluciones basadas en la nube también eliminan la necesidad de contratar una gran fuerza laboral de TI. El proveedor de servicios se encargará del mantenimiento del software de inventario.
Implementar un software de inventario basado en la web es bastante fácil. Todo lo que los dueños de negocios tienen que hacer es suscribirse mensual o anual y comenzar a usar el software de gestión de inventario a través de Internet. Esta flexibilidad permite a las empresas crecer con relativa rapidez sin gastar una gran cantidad de dinero.
El software de gestión de inventario en la nube ofrece una fácil integración con los sistemas actuales para los propietarios de empresas. Por ejemplo, los propietarios de empresas pueden integrar el software de inventario con su tienda de comercio electrónico o software de contabilidad basado en la nube. [ cita requerida ] El aumento de la popularidad de los mercados de terceros impulsó a las empresas de gestión de inventario basadas en la nube a incluir la integración de dichos sitios con el resto del negocio minorista del propietario de una empresa, lo que permite ver y controlar el stock en todos los canales. [5]
Los sistemas de inventario en la nube aumentan la eficiencia de diversas maneras. Una de ellas es el control del inventario en tiempo real. Un único cambio puede replicarse en toda la empresa de forma instantánea. Como resultado, las empresas pueden tener mayor confianza en la precisión de la información del sistema y la dirección puede rastrear más fácilmente el flujo de suministros y productos, y generar informes. Además, las soluciones basadas en la nube ofrecen una mayor accesibilidad.
Los programas de inventario en la nube también permiten que los departamentos de una empresa trabajen juntos de manera más eficiente. El Departamento A puede obtener información sobre el inventario del Departamento B directamente desde el software sin necesidad de contactar al personal del Departamento B para obtener la información. Esta comunicación entre departamentos también facilita saber cuándo reponer existencias y qué pedidos de clientes se han enviado, etc. Las operaciones pueden funcionar de manera más fluida y eficiente, lo que mejora la experiencia del cliente. La información precisa sobre el inventario también puede tener un gran impacto en los resultados de una empresa. Le permite ver dónde están los cuellos de botella y los problemas de flujo de trabajo, y calcular los puntos de equilibrio, así como los márgenes de beneficio.
El uso de la nube significa que los datos son administrados por un proveedor externo y puede existir el riesgo de que usuarios no autorizados accedan a ellos.
Dado que el mantenimiento lo gestiona el proveedor, los usuarios dependen esencialmente del proveedor por completo.
Dependiendo del proveedor de servicios en la nube, las actualizaciones del sistema y del software se realizarán según su cronograma, por lo que las empresas pueden experimentar algunas limitaciones en la flexibilidad del proceso.
No todos los sistemas locales o proveedores de servicios pueden sincronizarse con el software en la nube utilizado.