Un registro comercial es un documento (impreso o digital) que registra un "acto, condición o evento" [1] relacionado con los negocios. Los registros comerciales incluyen actas de reuniones , memorandos , contratos de empleo y documentos fuente contables .
Debe ser recuperable en una fecha posterior para que las transacciones comerciales puedan revisarse con precisión según sea necesario. Dado que las empresas dependen de la confianza, no solo el registro debe ser preciso y fácil de recuperar, sino que los procesos relacionados con su creación y recuperación deben ser percibidos por los clientes y la comunidad empresarial como si se tratara de un registro completo y preciso, sin lagunas ni adiciones. [2]
La mayoría de los registros comerciales tienen períodos de retención específicos según los requisitos legales o las políticas internas de la empresa. Esto es importante porque en muchos países (incluido Estados Unidos), la ley puede exigir que muchos documentos se divulguen a las agencias reguladoras gubernamentales o al público en general. Asimismo, pueden ser descubiertos si la empresa es demandada . Según la excepción de registros comerciales en las Reglas Federales de Evidencia , ciertos tipos de registros comerciales, en particular los que se realizan y se conservan con regularidad, pueden considerarse admisibles en los tribunales a pesar de contener testimonios de oídas . [3]