El software de adquisiciones hace referencia a una gama de software empresarial diseñado para optimizar y automatizar los procesos de compra de empresas y organizaciones. Al gestionar los flujos de información y las transacciones entre entidades de compras, proveedores y socios, el software de adquisiciones tiene como objetivo reducir costos, mejorar la eficiencia y aumentar el rendimiento organizacional.
Las funciones del software incluyen la emisión y evaluación de licitaciones , la generación y aprobación de órdenes de compra , la selección y el pedido del producto o servicio, la recepción y cotejo de la factura y el pedido, y el pago de las facturas, lo que permite al departamento de compras ver todo lo que se pide, garantizar que no se pueda pedir nada sin las aprobaciones correctas y asegurar el mejor valor combinando varios pedidos del mismo tipo de producto o incluso conseguir que los proveedores presenten ofertas por el negocio. La elección del software por parte de una organización compradora puede estar impulsada por las fortalezas particulares que ofrece cada sistema individual y la cantidad de proveedores disponibles a través de ellos. Una multinacional u otra organización grande utilizará un sistema de compras compartido para aprovechar las economías de escala y reducir el costo de las compras. Si bien algunos servicios están disponibles para comprar a través de sistemas automatizados, la fortaleza clave de estos sistemas radica en la adquisición de productos que son mucho más fáciles de estandarizar.
El mercado de software de adquisiciones surgió en la década de 1980, cuando los sistemas de planificación de recursos de fabricación (MRP) como SAP , ASK y Oracle comenzaron a incorporar módulos para gestionar los procesos de compra a pago. Las primeras soluciones se centraban principalmente en las órdenes de compra, la recepción y la facturación. A medida que el mercado maduró, se introdujeron funciones más completas de abastecimiento, gestión de contratos, automatización de facturas y análisis de gastos. En el primer auge de Internet , empresas como Ariba y Commerce One ofrecían sistemas de software de adquisiciones electrónicas dedicados para automatizar el proceso de solicitud de compra al permitir a los usuarios explorar catálogos en línea para ver productos y servicios de proveedores aprobados.
El rápido éxito de las empresas de software de adquisiciones puras Ariba y Commerce One a finales de los años 90 impulsó a los principales actores del software empresarial Oracle y SAP a introducir sus propias soluciones. En 2004, Oracle adquirió PeopleSoft [1] , obteniendo en el proceso su naciente aplicación PeopleSoft eProcurement [2 ]. Oracle desarrolló rápidamente esta aplicación y la rebautizó como Oracle Procurement. Mientras tanto, SAP lanzó rápidamente una oferta de E-procurement (EBP) que finalmente se lanzó como SAP SRM en 2005. Aunque inicialmente se retrasaron, las ofertas de adquisiciones de Oracle y SAP maduraron en los años siguientes para proporcionar integración con sus sistemas ERP más amplios y desafiar la ventaja de ser pioneros de los mejores especialistas en compras a pago. Esta feroz competencia establecida continuó presionando la innovación y dominando el mercado durante los años siguientes.
Sin embargo, a principios de la década de 2010 se hizo evidente que una integración más profunda con los sistemas empresariales centrales era una prioridad para muchos compradores. Esto llevó a Oracle y SAP a alinear las capacidades de compras con su software ERP y financiero. [3] Pero el espacio todavía estaba maduro para nuevos participantes, en particular Coupa en 2007. [4] Ariba fue adquirida por SAP en 2012. [5] Los mejores adoptaron arquitecturas de integración abiertas para conectarse de manera flexible con una variedad de sistemas back-end.
Si bien el mercado de software de adquisiciones sigue dividido entre opciones integradas y las mejores del mercado, ahora hay un mayor enfoque en la interoperabilidad y en las asociaciones conjuntas de salida al mercado entre proveedores.
Los principales beneficios para las organizaciones que utilizan software de adquisiciones incluyen la facilidad de administración, el acceso a la información y el potencial ahorro de costos a largo plazo. Tener una única interfaz para la información de gestión relacionada con las adquisiciones reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para controlar el gasto de la organización. El uso de este tipo de software también permite a los gerentes de adquisiciones controlar a los proveedores utilizados por la organización en general, de modo que todos los empleados aprovechen las tarifas negociadas y otros términos de servicio. Entre las empresas destacadas en el mercado se incluyen SAP , Coupa , Oracle , Infor , Precoro, Workday , Proactis y Procurify. [6]