Una cuenta de gastos es el derecho al reembolso del dinero gastado por los empleados para fines relacionados con el trabajo. [1] Algunas cuentas de gastos comunes son el costo de ventas, el gasto de servicios públicos, el descuento permitido, el gasto de limpieza, el gasto de depreciación, el gasto de entrega, el gasto de impuesto sobre la renta, el gasto de seguro, el gasto de intereses, el gasto de publicidad, el gasto de promoción, el gasto de reparaciones, el gasto de mantenimiento, el gasto de alquiler, el gasto de salarios y sueldos, el gasto de transporte, el gasto de suministros y el gasto de refrigerio. [2]
Para aumentar una cuenta de gastos, se debe debitar. [3] Para disminuir una cuenta de gastos, se debe acreditar. [3] El saldo normal de la cuenta de gastos es un débito. [3] Para entender por qué se debitan los gastos, es importante tener en cuenta la ecuación contable, Activos = Pasivos + Patrimonio. [4] Los gastos aparecen en la parte del patrimonio de la ecuación porque el patrimonio es el capital social más las ganancias retenidas y las ganancias retenidas son los ingresos menos los gastos menos los dividendos. [2] Los gastos se consideran cuentas temporales en esta ecuación, porque al final del período, las cuentas de gastos se cierran. [4] Debido a que las cuentas de gastos disminuyen el saldo acreedor del patrimonio del propietario, los gastos deben debitarse. [5]
Al final del año, las cuentas de gastos deben cerrarse o ponerse a cero. [6] Las cuentas de gastos deben cerrarse porque son temporales, lo que significa que pertenecen solo a un período contable determinado y no se trasladarán al siguiente. [2] Cuando se cierran las cuentas de gastos, se cierran otra cuenta temporal, conocida como Resumen de ingresos. [2] Por lo tanto, las cuentas de gastos deben acreditarse y el Resumen de ingresos se debitará. [2] [6] La pérdida o ganancia neta en esta cuenta se transfiere a Ganancias retenidas, que es una cuenta permanente. [4]
Las cuentas contrarias son cuentas que están relacionadas, pero separadas de su cuenta particular. [7] Una cuenta contraria de gastos se comportará de manera opuesta a una cuenta de gastos normal; en lugar de debitar para aumentar, una cuenta contraria debe acreditar para aumentar. [7] En lugar de acreditar para disminuir, se acreditará para aumentar. [7] Un ejemplo de una cuenta contraria de gastos es Devoluciones y bonificaciones de compras. [4]
En Estados Unidos , el uso de una cuenta de gastos se remonta a George Washington , quien decidió renunciar a un salario y dependió de una cuenta de gastos para cubrir sus compras durante su liderazgo militar en la Revolución estadounidense . [8]
Según las leyes tributarias actuales de los Estados Unidos , las cuentas de gastos se tratan como "contables" o "no contables". Las cuentas de gastos contables están sujetas a una variedad de regulaciones del Servicio de Impuestos Internos . Debe haber un propósito comercial documentado para la cuenta. El gasto de la cuenta debe ser documentable, generalmente mediante recibos . Cualquier dinero confiado al empleado desde la cuenta que no se gaste para fines comerciales y se contabilice debe devolverse al empleador. [9]
El dinero pagado a un empleado en virtud de una cuenta de gastos contables no se considera un ingreso imponible para el empleado; mientras que el dinero pagado a un empleado en virtud de un plan no contable se considera un ingreso para el empleado. Los gastos comerciales pagados a través de un plan no contable son deducibles del ingreso imponible del empleado solo como deducciones detalladas misceláneas , e incluso entonces, solo son deducibles si los gastos son iguales o superiores al 2 % del ingreso del empleado.
Existen normas especiales que regulan ciertos tipos de gastos comerciales, incluidas las normas sobre viajes, entretenimiento, comida y regalos. [10]
Las cuentas de gastos también están reguladas de forma privada por auditores internos para muchos empleadores, a menudo para garantizar que los fondos se manejen adecuadamente. [1] [11]
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