Facility Management [1] o Facility Management ( FM ) es una disciplina de gestión profesional centrada en la prestación eficiente y eficaz de servicios logísticos y otros servicios de apoyo relacionados con bienes inmuebles y edificios . Abarca múltiples disciplinas para garantizar la funcionalidad, la comodidad, la seguridad y la eficiencia del entorno construido mediante la integración de personas, lugares, procesos y tecnología, tal como lo define la Organización Internacional de Normalización (ISO). La profesión está certificada a través de las organizaciones miembros de la Global Facility Management Association (Global FM).
El término "gestión de instalaciones" fue acuñado en la década de 1960 por el ex alumno de IBM y fundador de Electronic Data Systems, Ross Perot , en referencia a la gestión de redes de sistemas de TI , y pronto se amplió para incluir todos los elementos de la gestión de espacios comerciales. [2] [3]
La gestión de instalaciones como parte integral de los procesos de planificación estratégica organizacional fue presentada durante una conferencia patrocinada por Herman Miller en 1979. [2] Después de la reunión, el fabricante de muebles abrió el Facility Management Institute (FMI), con sede en Ann Arbor, Michigan . [2]
La Asociación Nacional de Gestión de Instalaciones (NFMA) se formó en 1980, separando la profesión en general de una sola empresa. [2] En 1982, la NFMA se expandió para formar la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA) [4]
En 1986 se creó en el Reino Unido la primera organización profesional de gestión de instalaciones, la Asociación de Gestores de Instalaciones (AFM). [2]
La gestión de instalaciones profesional, como función empresarial interdisciplinaria , tiene como objetivo coordinar la demanda y la oferta de instalaciones y servicios en organizaciones públicas y privadas. El término "instalación" (pl. instalaciones) significa algo que se construye, instala o establece para cumplir un propósito, International Facility Management Association (IFMA), 1998 que, en general, es todo "activo tangible que respalda a una organización". [5] Algunos ejemplos incluyen: bienes raíces , edificios , infraestructura técnica, HVAC , iluminación , transporte , servicios de TI , mobiliario , custodia , mantenimiento de jardines y otros equipos y aparatos específicos del usuario.
En abril de 2017, la Organización Internacional de Normalización publicó la norma ISO 41011:2017 para la gestión de instalaciones, definiéndola como la "función organizacional que integra personas, lugares y procesos dentro del entorno construido con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal". [6] La definición ISO fue adoptada formalmente por BIFM en agosto de 2017. [6]
La ISO también ha desarrollado una norma de sistema de gestión para la gestión de instalaciones y la ha publicado como ISO 41001:2018. [7] [8]
La gestión de instalaciones se divide en dos áreas:
Sus dos grandes áreas de operación se conocen comúnmente como "FM duro" y "FM blando". [10] El primero se refiere al entorno físico construido con un enfoque en el espacio de trabajo y la infraestructura del edificio. El segundo cubre a las personas y la organización y está relacionado con la psicología del trabajo y la fisiología ocupacional. [11]
Según la IFMA: “La gestión de instalaciones es la práctica de coordinar el lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de la organización. Integra los principios de la administración de empresas, la arquitectura y las ciencias del comportamiento y la ingeniería”. [12] En un análisis global de tareas laborales de 2017, [13] la IFMA identificó once competencias de gestión de instalaciones como:
El Instituto de Gestión de Instalaciones y Lugares de Trabajo , anteriormente el Instituto Británico de Gestión de Instalaciones, [14] adoptó la definición europea y a través de su marco de cualificación acreditado ofrece un plan de estudios de trayectoria profesional que abarca desde el nivel de egreso escolar hasta el nivel de maestría , alineado con el marco europeo de cualificaciones. [ cita requerida ]
La gestión de la gestión también puede abarcar otras actividades que no sean servicios empresariales: se las denomina funciones no esenciales y varían de un sector empresarial a otro. La gestión de la gestión también está sujeta a innovación y desarrollo continuos, bajo presión para reducir costos y agregar valor a la actividad principal de las organizaciones clientes del sector público o privado. [15]
La gestión de instalaciones se apoya en la educación, la formación y las cualificaciones profesionales que suelen coordinar institutos, universidades y asociaciones de gestión de instalaciones. Existen programas de grado tanto de grado como de posgrado. La gestión de instalaciones [16] ha sido una disciplina académica reconocida desde los años 90. El trabajo inicial de investigación sobre gestión de instalaciones en Europa comenzó en universidades del Reino Unido, los Países Bajos y los países nórdicos, donde las academias financiaron centros de investigación y comenzaron a establecer cursos de nivel de licenciatura, maestría y doctorado. [ cita requerida ]
Entre los primeros centros de investigación europeos en FM se incluyen el Centro de Gestión de Instalaciones (CFM), fundado en Glasgow en 1990; el Centro para Personas y Edificios de la Universidad Tecnológica de Delft ; y Metamorphose en la Universidad Noruega de Ciencia y Tecnología. [ cita requerida ] La Facultad de Arquitectura de la Universidad de Moratuwa en Sri Lanka ofrece una licenciatura en Gestión de Instalaciones desde 2006. [17]
En 2018, 50 universidades e instituciones de investigación estuvieron representadas en EUROFM. [18] La Asociación Alemana de Gestión de Instalaciones (GEFMA) ha certificado 16 programas y cursos de estudios de FM en universidades y escuelas superiores de ciencias aplicadas en Alemania. [19]
A partir de 2021, la IFMA acredita programas de títulos universitarios en Estados Unidos, Sri Lanka, Corea del Sur, Singapur, Alemania, Suecia, Hong Kong, Irlanda y los Países Bajos. [20]
Los gerentes de instalaciones (FM) operan en todas las funciones de la empresa. La principal prioridad de un FM es mantener a las personas con vida y seguras. Los gerentes de instalaciones deben operar en dos niveles:
El departamento de FM de una organización debe identificar, analizar, evaluar, controlar y gestionar muchos problemas relacionados con el medio ambiente y la seguridad. Si no lo hace, pueden producirse condiciones insalubres que provoquen enfermedades, lesiones, pérdidas de negocios, procesos judiciales y reclamaciones de seguros. La confianza de los clientes e inversores en la empresa también puede verse afectada por la publicidad negativa derivada de las fallas en materia de seguridad.
La amenaza de incendio conlleva uno de los mayores riesgos de pérdida de vidas y la posibilidad de dañar la propiedad o cerrar una empresa. El departamento de gestión de instalaciones implementará el mantenimiento, la inspección y las pruebas de todos los equipos y sistemas de seguridad contra incendios de la instalación, y mantendrá registros y certificados de cumplimiento.
La protección de los empleados y de la empresa suele estar bajo el control del departamento de gestión de instalaciones, en particular el mantenimiento del equipo de seguridad. La vigilancia con personal puede estar bajo el control de un departamento independiente.
Se requieren programas de mantenimiento, pruebas e inspección para garantizar que las instalaciones funcionen de manera segura y eficiente de conformidad con las obligaciones legales, para maximizar la vida útil de los equipos y para reducir el riesgo de fallas. El trabajo se planifica, a menudo mediante un sistema de gestión de instalaciones asistida por computadora (CAFM). El mantenimiento de edificios incluye todos los trabajos preventivos, correctivos y de actualización necesarios para el mantenimiento y la mejora de los edificios y sus componentes. Estos trabajos pueden incluir disciplinas como pintura y decoración, carpintería, plomería, vidriería, yeso y alicatado.
Los edificios pueden diseñarse con vistas a minimizar sus necesidades de mantenimiento. [21]
Las operaciones de limpieza a menudo se llevan a cabo fuera del horario comercial, pero se pueden prever durante los períodos de ocupación actividades para limpiar los baños, reponer los consumibles (como rollos de papel higiénico y jabón), además de recoger la basura, y se programa una respuesta reactiva como una serie de tareas periódicas (diarias, semanales y mensuales).
El departamento de gestión de instalaciones tiene responsabilidades sobre el funcionamiento diario del edificio; estas tareas pueden ser subcontratadas o llevadas a cabo por personal empleado directamente. Se trata de una cuestión de política, pero debido a la inmediatez de la respuesta requerida en muchas de las actividades involucradas, el gerente de instalaciones a menudo requerirá informes diarios o un procedimiento de escalamiento.
Algunos problemas requieren más que un simple mantenimiento periódico, por ejemplo, aquellos que pueden detener o dificultar la productividad de la empresa o que tienen implicaciones de seguridad. Muchos de ellos son gestionados por el "servicio de asistencia" de gestión de instalaciones, al que se puede contactar con el personal por teléfono o correo electrónico. La respuesta a las llamadas al servicio de asistencia se prioriza, pero pueden ser tan simples como demasiado calor o demasiado frío , luces que no funcionan, fotocopiadora atascada, derrames de café o problemas con las máquinas expendedoras.
Los servicios de asistencia técnica pueden utilizarse para reservar salas de reuniones, plazas de aparcamiento y muchos otros servicios, pero esto suele depender de cómo esté organizado el departamento de instalaciones. Las instalaciones pueden dividirse en dos secciones, a las que a menudo se hace referencia como servicios "blandos", como la recepción y la sala de correo, y servicios "duros", como los servicios mecánicos, de bomberos y eléctricos. [22] Debido al cambio climático , los proveedores de FM se centran cada vez más en consideraciones de cumplimiento ambiental, social y de gobernanza. [23] [24]
Todas las organizaciones deben contar con un plan de continuidad para que, en caso de incendio o falla importante, la empresa pueda recuperarse rápidamente. En las organizaciones grandes, puede suceder que el personal se traslade a otro sitio que se haya creado para modelar la operación existente. El departamento de gestión de instalaciones sería uno de los actores clave en caso de que fuera necesario trasladar la empresa a un sitio de recuperación.
En muchas organizaciones, la distribución de las oficinas está sujeta a cambios frecuentes. Este proceso se conoce como rotación, y el porcentaje del personal que se traslada durante un año se conoce como "tasa de rotación". Estos traslados normalmente los planifica el departamento de gestión de instalaciones mediante un sistema de diseño asistido por ordenador (CAD). Además de satisfacer las necesidades de la empresa, el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la distribución de las oficinas incluye:
También se puede considerar la posibilidad de utilizar máquinas expendedoras, servicio de catering o un lugar donde el personal pueda preparar una bebida y tomar un descanso de su escritorio.
Desde 2009, Global FM patrocina un Día Mundial de Gestión de Instalaciones anual, el "Día Mundial de FM". [25] "El tema del Día Mundial de FM 2022 (22 de mayo de 2022) fue 'liderar un futuro sostenible'; el propósito del día es 'reconocer y celebrar el trabajo vital que los gerentes de instalaciones y lugares de trabajo y la industria en general contribuyen a las empresas en todo el mundo'". [26]
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