La gestión de flotas es la gestión de:
La gestión de flotas (vehículos) puede incluir una variedad de funciones, como arrendamiento y financiación de vehículos, mantenimiento de vehículos, concesión de licencias y cumplimiento, gestión de la cadena de suministro, gestión y subrogación de accidentes, telemática de vehículos (seguimiento y diagnóstico), gestión de conductores, gestión de velocidad, combustible. gestión, gestión de seguridad y salud, y recomercialización de vehículos. La Gestión de Flotas es una función que permite a las empresas que dependen del transporte en su negocio eliminar o minimizar los riesgos asociados con la inversión en vehículos, mejorando la eficiencia , la productividad y reduciendo sus costos generales de transporte y personal, brindando un 100% de cumplimiento con la legislación gubernamental (deber de cuidado). y muchos más. Estas funciones pueden ser realizadas por un departamento interno de gestión de flotas o por un proveedor de gestión de flotas subcontratado. El número de vehículos ligeros matriculados en flotas comerciales en Europa [3] en 2016 fue de 15 millones, y de 19,5 millones en América del Norte [4] Incluso con estas cifras récord de matriculaciones, los vehículos ligeros representan solo el 62 % de todas las ventas de flotas. .
La gama de funciones involucradas en la gestión de flotas está altamente interrelacionada y generalmente integrada. Si bien algunos servicios y productos se pueden contratar por separado, para un rendimiento óptimo se requiere un sistema general que integre los datos de varias funciones. Los sistemas de seguimiento de vehículos proporcionan una serie de puntos de datos sobre el diagnóstico del motor, el comportamiento de conducción y la ubicación geográfica. Pero hay muchos otros puntos de datos fuera de los sistemas de seguimiento de vehículos que impactan significativamente el rendimiento de la flota. Datos de transacciones de combustible, datos de reparación de mantenimiento, documentos de vehículos individuales, como registros de vehículos, títulos y permisos de viaje, datos de la cadena de suministro, incluidas especificaciones de vehículos y equipos, garantías, datos de fabricación y entrega, datos de identificación de vehículos y datos centrados en el conductor, como la aceptación de las políticas de la flota, la finalización de la capacitación en seguridad requerida, así como los datos demográficos sobre los tipos de trabajo, contribuyen al conjunto de datos de la flota. Cuantas más funciones especializadas realice una flota, más sistemas y puntos de datos estarán involucrados en la integración.
Un componente clave en los sistemas de gestión de flotas es el componente de seguimiento de vehículos . Este componente suele estar basado en GPS , pero a veces puede basarse en GLONASS o una plataforma de triangulación celular . [5] Una vez que se determinan la ubicación, dirección y velocidad del vehículo a partir de los componentes GPS, capacidades de seguimiento adicionales transmiten esta información a una aplicación de software de gestión de flotas. Los métodos de transmisión de datos incluyen tanto terrestre como satelital. Las comunicaciones de seguimiento por satélite , si bien son más caras, son fundamentales para que el seguimiento de vehículos funcione en entornos remotos sin interrupciones. Los usuarios pueden ver ubicaciones reales y en tiempo real de su flota en un mapa. Esto se utiliza a menudo para responder rápidamente a eventos en el campo.
Un sistema avanzado de gestión de flotas ( FMS ) puede conectarse a la computadora de a bordo del vehículo y recopilar datos para el usuario. Datos como el kilometraje y el consumo de combustible se recopilan en un esquema de estadísticas global.
Los sistemas telemáticos de vehículos y gestión de flotas altamente desarrollados recopilan una gama completa de datos en tiempo real y para los administradores de flotas y transporte. Combinando los datos recibidos del sistema de seguimiento del vehículo y el ordenador de a bordo, es posible formar un perfil para cualquier conductor (velocidad media, frecuencia de desvíos, pausas, gravedad de las maniobras, elección de marchas, etc.). Estos datos se pueden utilizar para resaltar a los conductores con hábitos peligrosos y sugerir capacitación correctiva aplicable a los problemas, o para garantizar que los conductores cumplan con los KPI . Se ha demostrado que las aplicaciones de gestión de flotas reducen los incidentes de conducción. [6]
Muchos sistemas telemáticos de vehículos y gestión de flotas utilizan geocercas para mejorar la seguridad de los activos. Geofencing permite que cualquier dispositivo con acceso a Internet y una aplicación de seguimiento de activos o GPS establezca un límite virtual alrededor de una ubicación particular utilizando tecnología cartográfica. También permite a los usuarios establecer desencadenantes de acciones, de modo que cuando un activo entra o sale de los límites predefinidos, los usuarios reciben una alerta, ya sea a través de mensajes de texto, correos electrónicos o notificaciones automáticas.
El software de gestión de flotas permite a las personas realizar una serie de tareas específicas en la gestión de cualquiera o todos los aspectos relacionados con la flota de vehículos de una empresa. Estas tareas específicas abarcan todas las operaciones, desde la adquisición del vehículo hasta su eliminación. El software, dependiendo de sus capacidades, permite funciones tales como registrar detalles del conductor y del vehículo, el seguimiento de los costos de adquisición, la programación de tareas de mantenimiento y servicio, la importación de transacciones de combustible, la optimización de rutas y la medición del rendimiento de la flota mediante informes y gráficos.
La gestión de flotas también se refiere a la gestión de los barcos en el mar. Los contratos de gestión de flotas marítimas normalmente se otorgan a empresas de gestión de flotas que se encargan de aspectos como la tripulación, el mantenimiento y las operaciones diarias. Esto le da al armador tiempo para concentrarse en la reserva de la carga .
Los avances recientes en la gestión de flotas permiten agregar seguridad y control inalámbricos (OTA) de los vehículos de la flota. La seguridad y el control de la flota incluyen la seguridad del vehículo mientras está detenido o no está en funcionamiento y la capacidad de desactivar de forma segura un vehículo mientras está en funcionamiento. Esto permite al administrador de la flota recuperar vehículos robados o no autorizados y, al mismo tiempo, reducir la posibilidad de pérdida o robo de carga. La adición de Seguridad y control de flota a un sistema de gestión de flota le brinda al administrador de tarjetas de flota medidas preventivas para abordar los daños y pérdidas de la carga.
Los sistemas de desactivación remota de vehículos brindan a los usuarios en ubicaciones remotas la capacidad de evitar que un motor arranque, impedir el movimiento de un vehículo y detener o reducir la velocidad de un vehículo en funcionamiento. La desactivación remota permite que un despachador u otro personal autorizado desacelere gradualmente un vehículo reduciendo la marcha, limitando la capacidad del acelerador o purgando aire del sistema de frenos desde una ubicación remota. Algunos de estos sistemas notifican por adelantado al conductor que el vehículo está a punto de inutilizarse. Después de detener un vehículo, algunos sistemas bloquearán los frenos del vehículo o no permitirán que el motor se reinicie dentro de un período de tiempo determinado.
Los sistemas de desactivación remota también se pueden integrar en un sistema remoto de notificación de emergencia y pánico . En caso de emergencia, un conductor puede enviar una alerta de emergencia presionando un botón de pánico en el tablero o usando un botón de pánico en el llavero si el conductor se encuentra muy cerca del camión. Luego, se puede alertar remotamente al transportista u otra organización aprobada para permitir que un despachador u otro personal autorizado evalúe la situación, se comunique con el conductor y/o potencialmente inutilice el vehículo. [7]
El reemplazo oportuno de vehículos y equipos es un proceso que requiere la capacidad de predecir los ciclos de vida de los activos en función de la información de costos, la utilización y la antigüedad de los activos. Las organizaciones prefieren utilizar una flota nueva como estrategia para reducir costos, donde la flota usada se vende para mantener una flota nueva.
Los requisitos de financiación también son un problema, porque muchas organizaciones, especialmente el gobierno, compran vehículos en efectivo. La naturaleza ad hoc y los tradicionales bajos niveles de financiación en efectivo han dejado muchas operaciones en una flota envejecida. Esta falta de financiación adecuada para el reemplazo también puede resultar en mayores costos de mantenimiento debido a los vehículos viejos.
En el Reino Unido, en abril de 2008, se reforzó la Ley de Homicidio Corporativo para atacar a los directores de empresas así como a sus conductores en casos de muertes en carretera relacionadas con vehículos utilizados en actividades comerciales. La policía ha dicho que ahora trata cada muerte en la carretera como "un homicidio ilegítimo" y tiene el poder de confiscar registros y ordenadores de la empresa durante sus investigaciones. Presentarán procesos contra los directores de empresas que no proporcionen políticas y orientación claras a sus empleados que conducen en el trabajo. [8] Desafortunadamente, en el Reino Unido varias empresas no cumplen con su deber de diligencia. En particular, se pueden iniciar procesos contra los directores de empresas por no cumplir con su deber de diligencia y permitir que las horas de conducción de vehículos pesados excedan los límites legales. El incumplimiento de las normas de la UE puede dar lugar a una multa fija de hasta £300, un depósito gradual de hasta £1500 o podría ser citado ante los tribunales. Es posible que los directores y propietarios de empresas no sepan que los vehículos de propiedad privada utilizados para viajes de negocios reciben exactamente el mismo trato que los vehículos de empresa. Los directores tienen la misma responsabilidad ante la ley de garantizar que estos vehículos también estén en condiciones de circular y correctamente asegurados. Es vital que cada empresa cuente con una política de "Conducción en el trabajo" que cubra todos los elementos de la operación de vehículos de su negocio, sin importar cuán pocos vehículos estén involucrados ni quién sea su propietario. Todos los empleados que conducen por negocios deben suscribirse a la póliza. De esta forma los administradores pueden reducir el riesgo de ser procesados y de una posible pena privativa de libertad.