Los datos maestros representan "datos sobre las entidades comerciales que brindan contexto para las transacciones comerciales". [1] Las categorías de datos maestros que se encuentran con mayor frecuencia son las partes (individuos y organizaciones, y sus roles, como clientes, proveedores, empleados), productos, estructuras financieras (como libros contables y centros de costos) y conceptos de ubicación. [1] [2]
Los datos maestros deben distinguirse de los datos de referencia . Si bien ambos proporcionan contexto para las transacciones comerciales, los datos de referencia se ocupan de la clasificación y categorización, mientras que los datos maestros se ocupan de las entidades comerciales.
Los datos maestros, por su propia naturaleza, casi siempre son de naturaleza no transaccional. Existen casos extremos en los que una organización puede necesitar tratar ciertos procesos y operaciones transaccionales como "datos maestros". Esto ocurre, por ejemplo, cuando la información sobre entidades de datos maestros, como clientes o productos, solo está contenida dentro de datos transaccionales como pedidos y recibos y no se almacena por separado. [3]
Una definición alternativa del término datos maestros es que representan los objetos comerciales que contienen la información más valiosa y acordada que se comparte en toda la organización. [4] En este sentido, da contexto a las actividades y transacciones comerciales, respondiendo preguntas como quién, qué, cuándo y cómo, además de ampliar la capacidad de dar sentido a estas actividades mediante categorizaciones, agrupaciones y jerarquías. Puede cubrir datos de referencia relativamente estáticos, transaccionales , no estructurados , analíticos, jerárquicos y metadatos . [5] Por lo tanto, lo que constituye datos maestros según esta definición no se trata de una calidad esencial de los datos (por ejemplo, es una entidad comercial que proporciona contexto para las transacciones comerciales), sino más bien del contexto en el que la organización ha decidido tratar los datos.
Para la mayoría de las organizaciones, la mayoría o la totalidad de los datos maestros se definen y gestionan dentro de esa organización.
Sin embargo, algunos datos maestros pueden definirse y gestionarse externamente. Esto representa la única fuente de datos empresariales básicos que se utilizan en un mercado, independientemente de la organización o la ubicación. Por lo tanto, pueden ser utilizados por varias empresas dentro de una cadena de valor, lo que facilita la "integración de múltiples fuentes de datos y, literalmente, [pone] a todos en el mercado en la misma página". [6] Un ejemplo de datos maestros de mercado es el Código Universal de Producto (UPC) que se encuentra en los productos de consumo.
La conservación y gestión de los datos maestros es fundamental para garantizar su calidad y, por tanto, su idoneidad para el propósito. Todos los aspectos de una organización, operativos y analíticos, dependen en gran medida de la calidad de los datos maestros de la organización. Por tanto, los datos maestros son el foco de la disciplina de tecnología de la información (TI) de la gestión de datos maestros (MDM). Sin esta disciplina, las organizaciones suelen tener dificultades para tener múltiples versiones de "la verdad" sobre una entidad empresarial, tanto dentro de aplicaciones individuales como distribuidas entre ellas.