Los gobiernos u otras organizaciones recopilan datos administrativos por motivos no estadísticos para proporcionar información general sobre el registro, las transacciones y el mantenimiento de registros. [1] Evalúan parte del resultado de la administración de un programa. Los registros fronterizos, las pensiones, los impuestos y los registros vitales como nacimientos y defunciones son ejemplos de datos administrativos. [2] Estos tipos de datos se utilizan para producir información de gestión, como datos de registro, de forma rentable. Esto permite que los datos administrativos, cuando se conviertan en indicadores, muestren tendencias a lo largo del tiempo y reflejen información del mundo real. La gestión de esta información incluye Internet, software, tecnología, telecomunicaciones, bases de datos y sistemas de gestión, métodos de desarrollo de sistemas, sistemas de información, etc. La gestión de los recursos del sector público es una rutina compleja. Comienza con la recopilación de datos, luego pasa por el hardware y el software que almacena, manipula y transforma los datos. Luego se abordan las políticas públicas, incluidas las políticas y procedimientos organizacionales. [3]
Los registros de tenencia de tierras se han utilizado para administrar impuestos en todo el mundo durante muchos siglos. [4] En el siglo XIX se crearon instituciones internacionales de cooperación, como el Instituto Internacional de Estadística . [4]
En las últimas décadas, los datos administrativos sobre individuos y organizaciones están cada vez más informatizados y sistemáticos y, por lo tanto, son más factibles de utilizar para las estadísticas, aunque no provienen de muestras aleatorias. Utilizando las herramientas de presentación de informes de rutina, pistas de auditoría y programación informática para examinar bases de datos, los datos administrativos se utilizan cada vez más para la investigación. [5]
El atractivo de los datos administrativos es su fácil disponibilidad, su bajo costo y el hecho de que pueden abarcar varios años. [6] El gobierno produce este tipo de datos porque proporciona una visión histórica y no es invasivo para la población. Estos datos registran personas que pueden no responder a las encuestas, lo que permite que el sistema administrativo conserve registros más completos. [1] La información que el censo puede proporcionar al sistema administrativo es financieramente limitada y está sujeta a limitaciones de tiempo, razón por la cual los datos administrativos pueden ser valiosos, especialmente cuando están vinculados. [5]
Los datos administrativos abiertos permiten transparencia, participación, eficiencia e innovación económica. [7] Los datos administrativos vinculados permiten la creación de grandes conjuntos de datos y se han convertido en una herramienta vital para que los gobiernos centrales y locales realicen investigaciones. [5] Al vincular secciones de datos individualmente, se construye la red en línea de conjuntos de datos administrativos. Por ejemplo, la apertura de datos del sector público en Europa aumentó los usuarios en un 1000%. [7] Este estudio de 2011 cubrió 21 proyectos de datos abiertos en 10 países con operaciones de costo marginal. [7] El programa Open Data Ottawa se lanzó en 2010 con el fin de involucrar a los ciudadanos, crear transparencia, reducir costos y promover la colaboración con el público. [8]
Los entusiastas de los datos abiertos buscan datos administrativos en parte porque los datos ya han sido recopilados y pueden reutilizarse con un costo adicional mínimo. Estos datos se actualizan periódicamente y transmiten datos en tiempo real a medida que se recopilan de forma constante.
El Justice Data Lab (JDL), establecido en el Reino Unido por el Ministerio de Justicia, propuso cómo mejorar el acceso a los datos administrativos vinculando los datos administrativos con los datos producidos por los servicios públicos. El estudio de caso de JDL explora cómo las organizaciones más pequeñas obtienen acceso a datos administrativos. El estudio reveló que al trabajar junto con los actores (organizaciones VCS, empresas sociales y empresas privadas), el compromiso de los departamentos gubernamentales con los usuarios aumentó el volumen de producción. Debido a esto, se prevé que otros laboratorios de datos desarrollen nuevos conjuntos de datos y metodologías para mostrar cómo los datos administrativos abiertos y vinculados pueden ayudar a una amplia gama de organizaciones. [9] Sin embargo, el costo de producción y la tecnología institucional necesarios para realizar y almacenar estos datos no son gratuitos. Las preocupaciones sobre los datos abiertos y vinculados más allá de la financiación gubernamental y los resultados opuestos aún no se han examinado en profundidad. El examen se centra principalmente en la creación de proyectos para obtener beneficios políticos y económicos y menos en la implementación, la sostenibilidad, la capacidad del usuario y la política arraigada. [7]
Algunas desventajas de los datos administrativos son que la información recopilada no siempre es abierta y está restringida a ciertos usuarios. [1] También hay una falta de control sobre el contenido; por ejemplo, Statistics Canada utiliza datos administrativos para enriquecer, reemplazar datos de encuestas o aumentar la eficiencia de las operaciones estadísticas. [10] Este tipo de datos no tienen antecedentes y en ocasiones faltan datos. [1] Los cambios en la metodología pueden dar lugar a altercados en los datos recopilados, por ejemplo, cuando se utilizan estos datos para evaluar la calidad de la atención médica, la introducción de nuevos diagnósticos y los avances en la tecnología pueden afectar la identificación y el registro de diagnósticos en reclamaciones administrativas. [6] Los problemas con la protección de datos son motivo de preocupación a medida que cada vez más datos administrativos se convierten en datos abiertos. Statistics Canada busca reducir la invasión de la privacidad de los identificadores personales al eliminarlos del archivo vinculado. [11] La información personal, como el nombre, el número de salud o el número de seguro social, se almacena por separado. Sin embargo, el acceso a archivos vinculados con identificadores personales está permitido en casos con autorización y seguridad aplicada, como cifrado.
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