La ofimática se refiere a la variedad de máquinas y programas informáticos que se utilizan para crear, recopilar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información de oficina necesaria para realizar tareas básicas. El almacenamiento de datos sin procesar , la transferencia electrónica y la gestión de la información comercial electrónica comprenden las actividades básicas de un sistema de ofimática. [1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos de oficina existentes.
La columna vertebral de la automatización de oficinas es una red de área local , que permite a los usuarios transferir datos, correo y voz a través de la red. Todas las funciones de oficina, incluyendo dictado, mecanografía , archivo, copia, fax , télex , microfilm y gestión de registros, operaciones de teléfono y centralita telefónica , entran en esta categoría. La automatización de oficinas fue un término popular en los años 1970 y 1980, cuando la computadora de escritorio irrumpió en escena. Las ventajas de la automatización de oficinas incluyen que puede realizar muchas tareas más rápido, elimina la necesidad de un gran personal, se requiere menos almacenamiento para almacenar datos y varias personas pueden actualizar los datos simultáneamente en caso de cambios en el cronograma. [2]
Las empresas pueden comprar y almacenar sus productos fácilmente con la ayuda de la tecnología. Muchas de las tareas manuales que antes se hacían a mano ahora se pueden realizar mediante dispositivos portátiles y códigos UPC y SKU . En el ámbito minorista, la automatización también aumenta la variedad. Los clientes pueden procesar fácilmente sus pagos a través de máquinas de tarjetas de crédito automatizadas y ya no tienen que esperar en la fila para que un empleado procese e ingrese manualmente los números de la tarjeta de crédito.
Las nóminas de las oficinas se han automatizado, lo que significa que nadie tiene que cortar cheques manualmente, y los cheques que se cortan se pueden imprimir a través de programas informáticos. El depósito directo se puede configurar automáticamente, lo que reduce aún más el proceso manual, y la mayoría de los empleados que participan en el depósito directo a menudo descubren que sus cheques de pago llegan antes que si tuvieran que esperar a que se emitan y luego sean compensados por el banco.
Otra forma en que la automatización ha reducido la mano de obra de los empleados en las tareas es la dirección de voz automatizada. Mediante el uso de indicaciones, menús telefónicos automatizados y llamadas dirigidas, se ha reducido y, en algunos casos, eliminado la necesidad de que los empleados se dediquen a responder los teléfonos.