Una copia certificada es una copia (a menudo una fotocopia ) de un documento primario que tiene un respaldo o certificado de que es una copia fiel del documento primario. No certifica que el documento primario sea genuino, solo que es una copia fiel del documento primario.
Una copia certificada se utiliza a menudo en los países de derecho consuetudinario de habla inglesa como una forma conveniente de proporcionar una copia de los documentos. Su obtención suele ser económica. Es posible que se requiera una copia certificada para fines oficiales gubernamentales o judiciales y para fines comerciales. Evita que el propietario de documentos importantes (especialmente documentos de identidad ) ceda su posesión, lo que podría significar un riesgo de pérdida o daño.
Tiene algunas similitudes con una copia notariada, que es un formulario utilizado en algunos países, y particularmente en algunos estados de EE. UU. Una copia notariada está firmada por un notario público (no debe confundirse con un notario en un país de derecho civil ).
La copia certificada está firmada por una persona designada por la persona o agencia que la solicita. Normalmente, se hace referencia a la persona como persona autorizada. La persona autorizada para firmar el certificado variará según el país. A veces una persona está autorizada por la legislación para hacerlo (por ejemplo, un secretario judicial , un procurador o un notario público), pero no siempre es así. En algunos países, por ejemplo el Reino Unido y Sudáfrica, los documentos de identidad también pueden ser certificados por personal autorizado de la oficina de correos. [1]
Es posible que una copia de un documento primario que se vaya a utilizar internacionalmente deba presentarse en forma de copia notariada en lugar de copia certificada. Una copia notariada puede resultar más costosa de obtener. Una copia de un documento que se utilizará internacionalmente también puede tener que cumplir con reglas especiales: Convenio de La Haya que abolió el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros .
Si es necesario traducir el documento principal, normalmente se requiere un certificado adicional. Por lo general, el documento debe traducirse profesionalmente y tener el certificado de exactitud del profesional adjunto a la traducción junto con una copia del documento principal. Luego, se fotocopian en forma de copia certificada el documento principal, la traducción y el certificado de exactitud. Por ejemplo, para un certificado de nacimiento ruso utilizado en un país de habla inglesa, se requerirá una copia notariada.
En Australia, las copias certificadas son únicamente la creación de una práctica administrativa. No existe legislación específica a nivel federal, estatal o territorial.
Las copias certificadas se han utilizado durante mucho tiempo para dar un barniz de autenticidad a una fotocopia de un documento primario. En la práctica, son muy fáciles de obtener casi sin coste alguno aparte de la fotocopia, y se utilizan en una amplia gama de situaciones, especialmente con documentos de identidad.
En la práctica, y puramente por conveniencia, una copia generalmente puede ser certificada por una persona que pueda presenciar una declaración estatutaria según la legislación federal sobre Declaraciones Estatutarias . Las categorías de personas se enumeran en el Anexo 2 del Reglamento de declaraciones legales de 1993 (Cth). [2] El Anexo 2 establece que los quiroprácticos, dentistas, abogados, médicos, enfermeras, optometristas, abogados de patentes, farmacéuticos, fisioterapeutas, psicólogos, abogados de marcas y cirujanos veterinarios pueden certificar copias. En la parte 2 del anexo se enumeran otras profesiones y cargos, cuyos miembros u ocupantes también pueden certificar copias (por ejemplo, jueces, agentes de policía y parlamentarios).
Un certificado típico respaldado en la fotocopia, a menudo mecanografiado o estampado excepto la firma:
COPIA CERTIFICADA FIEL DEL ORIGINALCertifico que esta es una copia fiel del documento original.Firmado:Con fecha de:Autoridad para firmar:Número de teléfono:
Las copias certificadas pueden ser bastante básicas en Australia debido a la falta de legislación. A menudo la persona o agencia que los solicita requiere más detalles. A veces, la persona o agencia se comunicará con la persona que certifica la copia para limitar la posibilidad de una copia fraudulenta.
En algunos estados y territorios, las comisarías de policía y las bibliotecas cuentan con disposiciones que permiten que un juez de paz certifique o testifique los documentos sin costo alguno.
Las fotocopias se pueden certificar de forma gratuita en una comisaría de policía. Las copias certificadas, por ejemplo del documento de identidad estatal "Omang", se utilizan ampliamente y a menudo son necesarias para solicitar empleo, etc.
En la India, según la sección 2(j)(ii) de la Ley de Derecho a la Información de 2005, el Oficial de Información Pública (PIO) está obligado a "proporcionar al apelante "copias certificadas de documentos o registros".' , el PIO solo certifica que las copias de documentos o registros son copias fieles de los que se encuentran en una página 'X' de un archivo 'X' de la Autoridad Pública, independientemente de su fuente original.
En Sri Lanka, una copia certificada o copia fiel de un documento original puede ser certificada por un abogado , un notario público o un juez de paz .
Se deben obtener copias certificadas de registros públicos, como certificados de nacimiento y matrimonio, en la oficina que posee el registro. [3]
En la mayoría de los estados y territorios de EE. UU. , los notarios públicos están autorizados a certificar copias de cualquier documento que no sea registro público. [4] Por ejemplo, podrán certificar copias de pasaportes, cédulas de identidad, licencias de conducir, declaraciones y contratos. [3] En este caso, el notario firma una declaración certificando directamente que la copia es verdadera. [5] En otros estados, los notarios no están autorizados a certificar copias, o pueden certificar copias de sólo unos pocos tipos de documentos, como sus propios diarios notariales. [4] En caso de que el notario no esté autorizado a certificar una copia, es posible realizar un procedimiento alternativo, conocido como “certificación de copia por custodio de documento”, donde el titular del documento firma una declaración afirmando que la copia es verdadera, y el notario sólo certifica que el titular firmó y afirmó esta declaración. [4] [5]
Para certificar que la copia es verdadera, algunos estados requieren que el notario haga o supervise personalmente el proceso de fotocopia, mientras que otros permiten que el notario compare visualmente una copia presentada por el solicitante con el documento original.
Ejemplo de certificación de copia ante notario:
Estado de ________________, Condado de ________________Certifico que esta es una copia fiel y correcta de un registro en posesión de _______________________________.Con fecha de ______________________________________________________________ (Sello notarial, incluyendo nombre,(Notario Público) título y vencimiento de la comisión)
Ejemplo de certificación de copia por parte del custodio del documento:
Yo, _____________________________, por la presente declaro que la reproducción adjunta de _______________________________ es copia fiel y correcta del documento original._______________________________(Custodio de documentos)Estado de ________________, Condado de ________________Firmado y jurado (o afirmado) ante mí el _______________________________ por _______________________________._______________________________ (Sello notarial, incluyendo nombre,(Notario Público) título y vencimiento de la comisión)
En Vietnam, una copia certificada o una copia fiel de un documento original puede ser certificada por un comité popular de distrito o superior o por una oficina notarial, no sólo los documentos oficiales vietnamitas sino también los documentos extranjeros.