En la gestión de proyectos , una carta del proyecto , definición del proyecto o enunciado del proyecto es una declaración del alcance , los objetivos y los participantes en un proyecto. Proporciona una delineación preliminar de roles y responsabilidades, describe los objetivos clave del proyecto, identifica a las principales partes interesadas y define la autoridad del gerente del proyecto . [1] En términos más generales, este documento puede denominarse "Carta del equipo" con el propósito de formalizar los roles del equipo y la estructura de tareas al comienzo de cualquier iniciativa orientada al equipo. Los equipos que abordan una tarea con un diseño consciente de la dinámica del equipo y la estructura de tareas tienen más probabilidades de tener éxito. [2]
El nombre de este documento varía según la institución. La Iniciativa para el Diálogo sobre Políticas (IPD) se refiere a este documento como la carta del proyecto. En la gestión de relaciones con los clientes (CRM), se lo conoce como el informe de definición del proyecto. Tanto la IPD como la CRM exigen este documento como parte del proceso de gestión de proyectos.
La carta del proyecto suele ser un documento breve que explica un proyecto de forma clara y concisa y que remite a documentos más detallados para obtener información adicional. [3] Una carta del proyecto debe:
Una carta de proyecto generalmente documenta la mayor parte de lo siguiente: [5] [6]
La carta del proyecto establece la autoridad asignada al director del proyecto, especialmente en un entorno de gestión matricial . [7] Se considera la mejor práctica de la industria.
Los tres usos principales de la carta del proyecto son:
El acta de constitución del proyecto se crea en el grupo de procesos de iniciación de una fase o un proyecto desde el principio. La elaboración del acta y la identificación de las partes interesadas son las dos acciones principales del grupo de procesos de iniciación. Normalmente, un director de proyecto toma la iniciativa en la elaboración del acta. El director de proyecto empleará su experiencia y conocimientos para elaborar el acta. El director de proyecto trabajará con las partes interesadas clave (clientes y patrocinadores comerciales), la PMO , los expertos en la materia dentro y fuera de la organización, otras unidades dentro de la organización y también puede trabajar con grupos de la industria o entidades profesionales para elaborar el acta. El director de proyecto empleará técnicas de facilitación como la lluvia de ideas, la resolución de problemas, la resolución de conflictos, las reuniones, la gestión de expectativas , etc. para elaborar el acta.
Los insumos para desarrollar una carta pueden ser:
Una vez firmada la carta, ésta otorgará autoridad al director del proyecto para ejecutar oficialmente el proyecto y emplear fondos y recursos de la organización para que el proyecto sea exitoso.
En el caso de un proyecto grande de varias fases, se puede crear una carta para cada fase individual. [7] Por ejemplo, puede haber una carta inicial durante la fase de alcance y búsqueda de un proyecto, seguida de una carta de planificación y una carta de ejecución durante la fase de construcción del proyecto.