Una carpeta de archivo (o simplemente carpeta ) es un tipo de carpeta que mantiene los documentos juntos para organizarlos y protegerlos. [1] Las carpetas de archivo generalmente consisten en una hoja de papel grueso u otro material delgado, pero rígido, que se dobla por la mitad y se utilizan para guardar documentos en papel . A menudo se utilizan junto con un archivador para almacenamiento. Las carpetas de archivo se pueden comprar fácilmente en tiendas de suministros de oficina .
Las carpetas de archivos suelen etiquetarse en función de lo que contienen. Las carpetas se pueden etiquetar directamente en la pestaña con un bolígrafo o un lápiz . Otros escriben en etiquetas adhesivas que se colocan en las pestañas. También hay rotuladoras electrónicas que se pueden utilizar para hacer las etiquetas.
Las carpetas para archivar pueden estar hechas de plástico o papel. Cuando se utiliza papel, es preferible que esté hecho de pulpa de papel con fibras largas de celulosa , como papel kraft o papel manila .
Las carpetas de archivo son una herramienta organizativa fundamental de la burocracia , la administración de empresas y la gestión científica . La profesión médica , en particular, hace un uso intensivo de las carpetas de archivo para los registros de pacientes individuales, generalmente ordenados alfabéticamente en filas de estanterías de archivadores , y continúa haciéndolo en muchas prácticas a pesar de la migración en curso hacia los registros médicos electrónicos . Las carpetas de archivo también son frecuentes en los sistemas de archivo de la profesión jurídica .
La eliminación de los registros en papel y de las carpetas de archivos que se utilizan para organizarlos es un objetivo de la oficina sin papel . La digitalización de documentos mediante software de captura de documentos sigue siendo un proceso laborioso para los materiales de archivo; los registros de archivo a menudo terminan guardados en cajas de Bankers junto con carpetas de archivos en instalaciones de almacenamiento seguras, con un tiempo de recuperación de horas a días.
Los archivadores son otros términos que se utilizan para referirse a los archivadores, pero el nombre de archivador es común en Estados Unidos. Los archivadores Manila son probablemente los más comunes, pero los archivadores vienen en muchas formas diferentes. En Estados Unidos, los tamaños carta y legal son comunes.
La forma exacta de referirse a este tipo de carpeta no está muy clara. No existe un término estándar internacional. El término carpeta de archivos parece ser uno que domina el lenguaje norteamericano, pero no parece tan común en otros países. Como se dijo, algunos se refieren a las carpetas de archivos simplemente como carpetas, pero en Norteamérica, esto es confuso porque carpeta puede referirse a varias cosas diferentes. Otros usan el término carpetas manila, pero esto es confuso porque no todas las carpetas de archivos están hechas de cáñamo de Manila . A este tipo de carpeta a veces se la denomina incorrectamente "carpeta vainilla".
Otro tipo de carpeta que se utiliza con frecuencia es la carpeta colgante, que tiene ganchos en las cuatro esquinas que se deslizan sobre un riel. Normalmente, las carpetas colgantes se utilizan para archivar una o más carpetas manila, y no es una práctica común colocar hojas sueltas directamente en las carpetas colgantes. Cuando es necesario recuperar algunos documentos, se retiran las carpetas manila correspondientes de la carpeta colgante. La carpeta colgante en sí se deja en su lugar sobre los rieles.
Ocasionalmente, el término para el artículo cambia según su contexto. Algunos pueden referirse a las carpetas de archivos como archivos cuando se utilizan para almacenar. Por ejemplo, alguien podría decir: "¿Me podrías conseguir el archivo del caso Patterson?" O alguien podría decir: "Esa información está con los archivos de las reclamaciones del seguro". Carpeta de archivos o simplemente carpeta parece ser la forma en que muchos se refieren al artículo cuando se compra o aún no contiene ningún papel. Por ejemplo, alguien podría decir: "¿Me darías una carpeta vacía de la caja? Necesito hacer un archivo sobre el patrimonio de Thompson". O alguien podría decir: "Cuando vayas a la tienda, ¿me conseguirías algunas carpetas de archivo de tamaño legal?" Por otra parte, a los muebles de oficina que contienen documentos en papel se los denomina invariablemente archivadores o simplemente archivadores, y nunca archivadores.
Los términos están aún más distorsionados en sus contrapartes digitales. En informática, la palabra "carpeta" (o, en algunos casos, "carpeta de archivos") se usa a menudo como sinónimo de " directorio ", mientras que la palabra "archivo" se usa universalmente para los elementos de datos reales en un disco (a veces llamados "documentos", especialmente en Apple Macintosh ). En los sistemas tipo Unix , esto se resuelve hasta cierto punto con el credo de que " todo es un archivo "; las carpetas son en sí mismas solo un tipo especial de archivo, y muchos comandos (para copiar, eliminar, mover o cambiar el nombre) se pueden ejecutar sin saber si el archivo identifica una carpeta completa o no.
Las carpetas de archivos pueden tener pestañas. Las pestañas suelen ser útiles cuando se almacenan muchos archivos juntos y es necesario que haya una forma sencilla de diferenciarlos. Las pestañas pueden estar en la parte superior de las carpetas (algo habitual en las oficinas comerciales) o en el extremo o el lateral (algo habitual en los consultorios médicos). Los tamaños de las pestañas varían y se designan en función del tamaño de cada pestaña en proporción a la longitud total de la carpeta. Pueden ser:
Como las pestañas se pueden cortar en distintas posiciones, también se puede hacer referencia a la posición de la pestaña. Por ejemplo, para el estilo de corte 1/3 , se considera que las carpetas con pestañas en la posición más a la derecha tienen una pestaña en la posición número tres.
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