Un plan de cafetería o sistema de cafetería es un tipo de plan de beneficios para empleados que se ofrece en los Estados Unidos de conformidad con la Sección 125 del Código de Rentas Internas . [1] Su nombre proviene de los primeros planes de este tipo que permitían a los empleados elegir entre diferentes tipos de beneficios, de manera similar a la capacidad de un cliente de elegir entre los artículos disponibles en una cafetería . Los planes de cafetería calificados están excluidos de los ingresos brutos . [2] Para calificar, un plan de cafetería debe permitir a los empleados elegir entre dos o más beneficios que consisten en efectivo o planes de beneficios calificados. [3] El Código de Rentas Internas excluye explícitamente a los planes de compensación diferida de calificar como un plan de cafetería sujeto a una exención de ingresos brutos. [4] La Sección 125 también proporciona dos excepciones. [5]
Si el plan de cafetería discrimina a favor de los empleados altamente remunerados, estos deberán declarar sus beneficios del plan de cafetería como ingresos. [6] La segunda excepción es que si "los beneficios no imponibles establecidos por la ley que se brindan a los empleados clave exceden el 25 por ciento del total de dichos beneficios que se brindan a todos los empleados conforme al plan", entonces los empleados clave deben declarar sus beneficios del plan de cafetería como ingresos. [7] A partir del 1 de enero de 2011, los empleadores elegibles que cumplan con los requisitos de contribución y los requisitos de elegibilidad y participación pueden establecer un plan de cafetería "simple". Los planes de cafetería simples se consideran que cumplen con los requisitos de no discriminación de un plan de cafetería y con ciertos beneficios conforme a un plan de cafetería. [8]
El Plan de Beneficios de Cafetería fue ideado por Thomas Ellsworth Wood, de Hewitt Associates y presidente del Consejo Corporativo de la Fundación Internacional de Planes de Beneficios para Empleados. Wood, que dijo en una ocasión que "un programa de beneficios universal ya no puede hacer el trabajo", fue el creador de la compensación flexible debido al hecho de que las corporaciones y los hogares estadounidenses se estaban volviendo cada vez más dinámicos y globalizados. Como se cita en su capítulo de la publicación empresarial Business, Work, and Benefits: Adjusting to Change (Negocios, trabajo y beneficios: cómo adaptarse al cambio) , producida por el Employee Benefit Research Institute (Instituto de Investigación de Beneficios para Empleados), "el marco de Wood crea un panorama específico y detallado. Los conceptos incluyen el establecimiento de una "red de seguridad" básica de beneficios para cubrir los riesgos financieros asociados con la vejez, la muerte y la discapacidad, y los gastos médicos catastróficos, con beneficios complementarios ofrecidos sobre una base de contribución definida". [9]
Los planes de cafetería se agregaron al Código de Rentas Internas en noviembre de 1978. [10] [11] La Sección 125 del Código de Rentas Internas establece los requisitos y el tratamiento fiscal de los planes de cafetería. [12] La Sección 125 ha sido enmendada varias veces desde su promulgación. [13]
En mayo de 2005, el Departamento del Tesoro y el Servicio de Impuestos Internos anunciaron que, con efecto inmediato, se permitiría a los empleadores diseñar planes de cafetería que permitan a los participantes recibir reembolsos por reclamos incurridos hasta 2 meses y medio después del cierre de un año del plan. Antes de este aviso, los reembolsos se permitían sólo por reclamos incurridos durante el año del plan. Según la nueva norma, un empleado que participe en un plan de Cuenta de Gastos Flexibles que finalice el 31 de diciembre aún puede recibir reembolsos por reclamos incurridos hasta el 15 de marzo si el empleador adopta el período de gracia extendido.
Dado que el miedo de muchos empleados a "úselo o piérdalo" se redujo significativamente gracias al ciclo ampliado de reembolso de reclamos, y ahora el acceso a los fondos se puede orientar mejor a las compras que el empleado realmente necesita, ha habido un claro aumento tanto en el porcentaje de empleados que optan por participar en un Plan Flexible como en el nivel de elecciones anuales, lo que mejora los ahorros de FICA tanto para los empleados como para los empleadores.
Los empleados de empleadores con planes de cafetería pueden obtener beneficios tales como seguro médico, seguro de vida colectivo, seguro "complementario" voluntario (dental, de la vista, cáncer, hospitalización, accidentes, etc.) y cuentas de gastos flexibles a través del plan. Aunque algunos planes de cafetería ofrecen una opción explícita de efectivo o beneficios, la mayoría hoy en día funcionan a través de un "acuerdo de redirección salarial", que es una deducción de nómina en todo menos en el nombre. Las deducciones bajo tales acuerdos a menudo se denominan deducciones antes de impuestos . Las contribuciones de redirección salarial no son recibidas real o constructivamente por el participante. Por lo tanto, esas contribuciones generalmente no se consideran salarios para fines del impuesto a la renta federal, [14] ni suelen estar sujetas al impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) [15] y la Ley Federal del Impuesto al Desempleo (FUTA). [16]
Las razones para implementar un plan de la Sección 125 son principalmente las ventajas de ahorro fiscal para el empleador y el empleado. Ambas partes ahorran en impuestos y, por lo tanto, aumentan sus ingresos disponibles. Las contribuciones antes de impuestos de los empleados no están sujetas a impuestos federales, estatales o de seguridad social. Los empleadores ahorran en la parte que les corresponde a los empleadores de las primas de seguro de compensación para trabajadores, FICA y FUTA. [17]
Un plan de cafetería puede permitir que un empleado revoque una elección durante un período de cobertura y haga una nueva elección solo en circunstancias limitadas, como un evento de cambio de estado. Un evento de cambio de estado incluye cambios en el número de dependientes de un empleado. [18] [19]
A continuación se incluye una lista de artículos comunes de venta libre sin receta que pueden ser objeto de reembolso, artículos de doble propósito que pueden ser reembolsables con una declaración del médico y artículos que no son reembolsables. Esta lista no incluye todos los artículos.
La siguiente es una lista de medicamentos de venta libre que el IRS ha determinado que son principalmente para atención médica y que son elegibles para reembolso. Los medicamentos de venta libre solo están permitidos con una recomendación escrita de un médico.
La siguiente lista de artículos de venta libre de doble uso pueden ser reembolsados si se utilizan con fines médicos. Deben ir acompañados de una nota del médico que indique que el artículo es para tratar una afección médica específica y no un procedimiento cosmético.