El ex presidente estadounidense Barack Obama con la secretaria personal del presidente Katie Johnson
Un asistente personal , también conocido como asistente personal ( PA ) o secretario personal ( PS ), es un título de trabajo que describe a una persona que ayuda a una persona específica con su negocio diario o tarea personal. [1] [2] Es una subespecialidad de las funciones de secretaría .
Deberes, responsabilidades y funciones
Un asistente ayuda con la gestión diaria y del tiempo, de las reuniones, la correspondencia y la toma de notas. El papel de un asistente personal puede ser variado, como responder llamadas telefónicas, tomar notas, programar reuniones, enviar correos electrónicos, mensajes de texto, etc.
En contextos comerciales o personales, los asistentes son personas que brindan servicios que alivian a su empleador del estrés de las tareas asociadas con la gestión de la vida personal y/o empresarial. Ayudan con una variedad de tareas de gestión de la vida, incluyendo hacer recados, organizar viajes (por ejemplo, servicios de agentes de viajes , como comprar boletos de avión, reservar habitaciones de hotel y autos de alquiler, y organizar actividades, así como manejar servicios más localizados, como recomendar un ruta diferente al trabajo según las condiciones del camino o del viaje), finanzas (pagar facturas, comprar y vender acciones) y compras (planificación de comidas, recordar ocasiones especiales como cumpleaños).
Un asistente a menudo actúa como el primer punto de contacto del gerente con personas tanto dentro como fuera de la organización. Esto significa que sus tareas y habilidades a menudo se pueden dividir en dos campos: habilidades técnicas y habilidades personales.
Las tareas pueden incluir, entre otras:
diseñar y mantener sistemas de oficina, incluida la gestión y el archivo de datos;
organizar viajes, visas y alojamiento y, ocasionalmente, viajar con el gerente para tomar notas o dictar en reuniones o brindar asistencia general durante presentaciones;
examinar llamadas telefónicas, consultas y solicitudes, y gestionarlas cuando corresponda;
conocer y saludar a visitantes de todos los niveles de antigüedad;
organizar y mantener agendas y concertar citas;
ocuparse del correo electrónico, faxes y correspondencia entrantes, a menudo manteniendo correspondencia en nombre del gerente;
tomar dictados y actas;
realizar investigaciones de antecedentes y presentar resultados;
producir documentos, resúmenes, informes y presentaciones;
organizar y asistir a reuniones y garantizar que el gerente esté bien preparado para las reuniones;
relación con clientes, proveedores y demás personal.
Además de apoyar a los gerentes, su equipo y departamentos, muchos PA también tienen su propia carga de trabajo y responsabilidades personales. El alcance de la función de la AP puede ser extenso y deberes adicionales pueden incluir:
realizar proyectos e investigaciones específicas;
responsabilidad de cuentas y presupuestos;
asumir algunas de las responsabilidades del gerente y trabajar más estrechamente con la gerencia;
sustituir al gerente, tomar decisiones y delegar trabajo a otros en ausencia del gerente;
estar involucrado en los procesos de toma de decisiones.
Body man , jerga política estadounidense para referirse a un asistente personal de un político o candidato político.
Gerente (desambiguación) , título de algunas profesiones similares, especialmente en política y entretenimiento
Referencias
^ "Asistente personal: descripción del puesto | Prospects.ac.uk". Archivado desde el original el 27 de mayo de 2012 . Consultado el 3 de julio de 2012 .
^ "Crónica de la comunicación". Archivado desde el original el 20 de octubre de 2023 . Consultado el 7 de octubre de 2023 .
