El archivado de correo electrónico es el acto de preservar y hacer que se puedan buscar todos los mensajes de correo electrónico enviados a/desde una persona. Las soluciones de archivado de correo electrónico capturan el contenido de los mensajes de correo electrónico directamente desde la propia aplicación de correo electrónico o durante el transporte. Los mensajes se almacenan normalmente en un disco magnético y se indexan para simplificar las búsquedas futuras. Además de simplemente acumular mensajes de correo electrónico, estas aplicaciones indexan y proporcionan un acceso rápido y con capacidad de búsqueda a los mensajes archivados independientemente de los usuarios del sistema mediante un par de métodos técnicos de implementación diferentes. Las razones por las que una empresa puede optar por implementar una solución de archivado de correo electrónico incluyen la protección de datos críticos para la misión, para cumplir con los requisitos de retención y supervisión de las regulaciones aplicables y para fines de descubrimiento electrónico. Se prevé que el mercado de archivado de correo electrónico crecerá de casi $ 2.1 mil millones en 2009 a más de $ 5.1 mil millones en 2013. [1]
El archivado de correo electrónico es un proceso automatizado para preservar y proteger todos los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes (así como los archivos adjuntos y los metadatos) para que se pueda acceder a ellos en una fecha posterior si surge la necesidad. Los beneficios del archivado de correo electrónico incluyen la recuperación de correos electrónicos perdidos o eliminados accidentalmente, una respuesta de auditoría acelerada, la preservación de la propiedad intelectual contenida en el correo electrónico empresarial y sus archivos adjuntos y el "eDiscovery" en caso de litigio o investigaciones internas (qué sucedió, cuándo, quién dijo qué).
El archivado de correo electrónico es el proceso de capturar, preservar y hacer que sea fácil buscar todo el tráfico de correo electrónico hacia y desde una persona, organización o servicio determinado. Las soluciones de archivado de correo electrónico capturan el contenido de los correos electrónicos directamente desde el propio servidor de correo electrónico (registro) o durante el tránsito del mensaje. El archivo de correo electrónico se puede almacenar en cinta magnética, matrices de discos o, ahora más a menudo que nunca, en la nube. Independientemente de la ubicación del archivo de correo electrónico, se indexa para acelerar las búsquedas futuras, y la mayoría de los proveedores de archivos proporcionan una interfaz de usuario de búsqueda para simplificar la construcción de consultas.
Además del correo electrónico, los archivos adjuntos y los metadatos asociados , algunas aplicaciones de archivado de correo electrónico también pueden archivar aspectos adicionales de un buzón, incluidas carpetas públicas, archivos .pst , calendarios, contactos, notas, mensajes instantáneos y contexto.
Existen muchas motivaciones para que las empresas o los usuarios finales inviertan en una solución de archivado de correo electrónico, entre ellas:
A medida que las empresas de todos los tamaños dependen cada vez más del correo electrónico, también aumenta el valor comercial de ese contenido. Para proteger esta información cada vez más valiosa ( propiedad intelectual ), se han promulgado numerosas normas y regulaciones que exigen la protección y la conservación de registros, así como una respuesta oportuna a las solicitudes legales (de descubrimiento) y de información (FOIA). [2] Las soluciones modernas de archivado de correo electrónico permiten a las empresas cumplir con los requisitos normativos o las políticas corporativas al proteger y preservar los datos y proporcionar políticas de gestión de datos flexibles para permitir que los usuarios autorizados promulguen "retenciones legales", establezcan políticas de retención y purga, o realicen búsquedas en varios buzones de correo para completar varias consultas.
Algunos de los principales requisitos de cumplimiento que impulsan la necesidad de archivar correo electrónico seguro son ( en orden alfabético ):
Canadá
Alemania
Suiza
Reino Unido
Estados Unidos
Tenga en cuenta que muchas de las regulaciones de cumplimiento requieren la preservación de las "comunicaciones comerciales electrónicas", que no solo consisten en correo electrónico, sino que también pueden incluir mensajería instantánea, archivos adjuntos, Bloomberg Messaging, Reuters Messaging, mensajes de texto PIN a PIN y SMS, VoIP y otras comunicaciones de mensajería electrónica utilizadas en los negocios.
Para el descubrimiento legal , las soluciones de archivado de correo electrónico reducirán el riesgo general de destrucción y acelerarán enormemente el descubrimiento electrónico. Esto se debe a que los mensajes se indexan, se proporcionan registros de auditoría, se eliminan los duplicados de los mensajes y se puede aplicar la retención/preservación legal. [6] Para el apoyo en litigios, el correo electrónico se puede recuperar rápidamente y existe un historial del correo electrónico para demostrar su autenticidad para la cadena de custodia. Para el apoyo de cumplimiento, los registros de correo electrónico se almacenan en el archivo de acuerdo con las políticas de retención definidas por el administrador. Cuando expiran los períodos de retención, la aplicación de archivado elimina automáticamente el correo electrónico. Para cumplir con las normas, una organización puede destruir intencionalmente los mensajes de correo electrónico, siempre que (1) la destrucción se realice de conformidad con una política establecida de la empresa y (2) la destrucción se detenga inmediatamente si ocurre un incidente que pueda dar lugar a una demanda. [7]
Si una organización tiene varias aplicaciones independientes, por ejemplo, para e-discovery, gestión de información de registros y archivado de correo electrónico, cada aplicación puede tener una base de datos independiente y resulta difícil desduplicar mensajes y garantizar que se esté aplicando una única política de retención. Desde un punto de vista legal, esto es importante porque una vez que han expirado los períodos de retención, el mensaje debe eliminarse del archivo. [8] Los mensajes que no se eliminan siguen siendo detectables, en caso de que surja un litigio en una fecha posterior. Por lo tanto, sin un archivo unificado es difícil garantizar una única política de retención. Este problema se magnifica para las grandes organizaciones que gestionan decenas de millones de correos electrónicos por día.
Sin el archivado de correo electrónico, es probable que el correo electrónico exista en alguna combinación de cintas de respaldo y en las estaciones de trabajo locales de los usuarios finales . Si se necesita encontrar un correo electrónico específico para una investigación interna o en respuesta a un litigio, puede llevar semanas encontrarlo y cuesta mucho dinero. Con las reglas de descubrimiento legal actuales (consulte FRCP: https://web.archive.org/web/20141021110256/http://www.uscourts.gov/uscourts/RulesAndPolicies/rules/EDiscovery_w_Notes.pdf) y las legislaciones de cumplimiento, se ha vuelto necesario que los departamentos de TI administren y archiven de manera centralizada el correo electrónico de su organización, de modo que se pueda buscar y encontrar el correo electrónico en minutos; no días o semanas.
El correo electrónico es el elemento vital de muchas empresas modernas y, en la actualidad, las empresas dependen cada vez más de un servicio de correo electrónico fiable. Prácticamente todas las empresas implementan una infraestructura de mensajería para conectar a los trabajadores y habilitar los procesos comerciales. En el ámbito del comercio electrónico , los empleados pueden necesitar acceso al correo electrónico para cerrar ventas y administrar cuentas. Estos empleados, además de muchos otros, pueden optar por conservar sus correos electrónicos indefinidamente, pero algunas organizaciones pueden exigir que se eliminen los correos electrónicos con más de 90 días de antigüedad. Establecer este tipo de políticas de retención merece una consideración cuidadosa, ya que un solo correo electrónico podría ayudar a una empresa a ganar una demanda o evitar un litigio por completo. El archivado de correo electrónico también se puede utilizar para la continuidad empresarial a nivel de empleado individual. Cuando un empleado renuncia, su reemplazo puede tener acceso a los mensajes archivados del empleado fallecido para preservar los registros de correspondencia y permitir una incorporación acelerada.
Como parte de un plan integral de recuperación ante desastres , un archivo de correo electrónico puede ser fundamental en el esfuerzo de una organización por "volver a la normalidad". Un archivo en línea externo significa que las instalaciones secundarias pueden poner en marcha servidores de mensajería y obtener acceso rápido a los últimos correos enviados/recibidos, así como a todos los datos históricos de mensajería. Los archivos externos pueden adoptar la forma de granjas de discos (SAN) en instalaciones de recuperación ante desastres distantes o archivos de correo electrónico almacenados en entornos de nube pública/privada. Aunque los productos de archivado de correo electrónico capturan y copian todos los mensajes, no son copias reflejadas del servidor de mensajería en sí y, por lo tanto, no pueden ayudar a recrear cuentas/grupos de usuarios en caso de un desastre.
Cada mensaje de correo electrónico ocupa espacio en el disco duro de un sistema de correo electrónico o en algún otro dispositivo de almacenamiento permanente (por ejemplo, almacenamiento conectado a red , red de área de almacenamiento , etc.). A medida que aumenta el número de estos mensajes, las operaciones simples como la recuperación, la búsqueda, la indexación, la copia de seguridad, etc. utilizan más recursos del sistema de información. En algún momento, los datos más antiguos deben eliminarse del sistema de correo electrónico de producción para que puedan mantener un nivel de rendimiento para su uso principal, el intercambio de mensajes de correo electrónico. Las soluciones de archivado de correo electrónico mejoran el rendimiento del servidor de correo electrónico y la eficiencia de almacenamiento al eliminar el correo electrónico y los archivos adjuntos del servidor de mensajería según las políticas definidas por el administrador. El correo electrónico archivado y los archivos adjuntos siguen siendo accesibles para los usuarios finales a través de las aplicaciones de cliente de correo electrónico existentes.
{{cite news}}: CS1 maint: multiple names: authors list (link)