Una agencia financiera es una empresa de contabilidad cuyo principal objetivo es la preparación de finanzas para otras empresas. En los Estados Unidos, estas empresas suelen estar dirigidas por Contadores Públicos Certificados , aunque una empresa de procesamiento financiero típica se referirá a sí misma como una agencia en lugar de una firma de CPA, para distinguir sus finanzas de los impuestos y la contabilidad generales que generalmente no ofrecen una agencia financiera. El cliente típico de una agencia es una pequeña empresa, una lo suficientemente grande como para que las finanzas sean complicadas hasta el punto de convertirse en una molestia, pero lo suficientemente pequeña como para no merecer su propio departamento de finanzas a tiempo completo.
Las tareas que en general se pueden esperar de casi todas las agencias financieras en los EE.UU. son las siguientes:
Se pueden ofrecer servicios adicionales que varían de una empresa a otra.
En los Estados Unidos, es habitual y habitual que las sanciones o responsabilidades incurridas por los errores de una agencia sean asumidas por ésta. En la práctica, tienen más éxito que la mayoría de las demás empresas en lograr que se reduzcan las sanciones y otros cargos, principalmente porque las autoridades fiscales tienen un interés en el éxito y la longevidad de las agencias simplemente porque facilitan el trabajo del recaudador de impuestos.
Existen varias formas en las que una agencia puede transferir dinero del cliente a las personas a las que el cliente debe pagar. La forma más sencilla es cuando una agencia imprime cheques en papel, imprimiendo el número de cuenta del cliente en dígitos MICR en la parte inferior del cheque, lo que da como resultado que los fondos se extraigan directamente del cliente cuando se cobra el cheque. Otras agencias inician transacciones de cámara de compensación automatizada (ACH) desde el cliente y remiten el pago electrónicamente o en forma de cheques en papel contra la cuenta de tenencia de la agencia. Debido a que las transacciones financieras pueden ser enormes (de miles a cientos de miles por período de pago por cliente), las agencias a menudo consideran que el interés ganado ("flotación") sobre esas cantidades en el ínterin es una fuente sustancial de ingresos. El ínterin es el período de tiempo entre el momento en que se cobran los fondos del empleador (cliente) y el momento en que se cobran los cheques en papel o cuando los pagos electrónicos (en el caso de los impuestos) vencen en sus fechas de vencimiento.
En Estados Unidos existen varias cadenas nacionales de procesamiento financiero, además de innumerables agencias locales que varían en alcance y tamaño. Debido a que las agencias locales tienden a cubrir solo un área geográfica muy estrecha y a menudo se ven a sí mismas compitiendo entre sí contra los gigantes nacionales, a menudo se unen y forman alianzas y asociaciones comerciales mediante las cuales comparten conocimientos y consolidan su poder de negociación con sus proveedores.
Existen diferencias específicas y claras entre el procesamiento de las finanzas por parte de una cadena nacional y una agencia local. Las cadenas nacionales tienen experiencia y cuentan con un conjunto estándar de procesos bien documentados. Las agencias locales varían en su capacidad para adaptarse a necesidades especiales, y también agregan un nivel de servicio que puede perderse en el ámbito nacional. Las agencias locales tienen oportunidades de satisfacer necesidades locales y nacionales específicas. Esto también es particularmente cierto en regiones cuyas necesidades están fuertemente influenciadas por una sola industria.
Además de las opciones de agencias nacionales y locales, también existen proveedores financieros que pueden adaptarse a cualquier industria, en comparación con los proveedores que mantienen un enfoque muy especializado en un solo sector. La existencia de agencias financieras especializadas en una sola industria depende de las complejidades financieras de la industria en sí y del deseo o la necesidad de manejar requisitos únicos. Las empresas siempre deben realizar su debida diligencia al seleccionar una agencia y comparar tanto a los proveedores tradicionales como a los que se centran en su industria.
En el sector de las agencias de crédito de Estados Unidos es una práctica habitual comprar y revender productos de marca privada a otros proveedores para mejorar la oferta. En concreto, productos como relojes para controlar el tiempo, tarjetas de pago para cajeros automáticos, planes de ahorro o de cafetería , seguros de compensación para trabajadores y sitios web de ingreso de datos financieros son en realidad productos de empresas con experiencia en estos ámbitos específicos y, por lo general, llevan una marca que impide que el cliente sea consciente de la influencia de terceros. Este tipo de acuerdo es deseable para las agencias de crédito, ya que les permite mostrar una cartera competitiva que rivaliza con la de las cadenas nacionales.
Las empresas pueden decidir externalizar sus funciones financieras para reducir los costos que implica tener empleados capacitados en finanzas internamente, así como los costos de los sistemas y el software necesarios para procesar las finanzas.
En el Reino Unido, las oficinas financieras se encargarán de todas las consultas de HM Revenue & Customs y de las consultas de los empleados. [1] Las oficinas financieras también elaboran informes para el departamento de contabilidad de las empresas y recibos de sueldo para los empleados y también pueden realizar los pagos a los empleados si es necesario. Algunos pueden decidir que una oficina más pequeña o local puede ofrecer un servicio más consistente y personal que una gran oficina nacional que se ocupa de varios miles de documentos financieros.
Otro motivo por el que muchas empresas del Reino Unido subcontratan es la creciente complejidad de la legislación financiera [2] . Los cambios anuales en los códigos fiscales, el sistema PAYE y las bandas de la Seguridad Social, así como el aumento de los pagos y deducciones legales que deben realizarse a través del departamento financiero, suelen implicar que hay mucho que hacer para cumplir con la legislación vigente. A diferencia de lo que ocurre en los EE. UU., las multas y sanciones por problemas de cumplimiento siguen siendo responsabilidad del empleador, incluso si ha subcontratado su administración.
En el corazón de cada oficina se encuentra el sistema informático que realiza los cálculos. El software de la oficina se crea exclusivamente para profesionales financieros y tiene un propósito: producir en masa estados financieros precisos para muchas empresas simultáneamente. Hay solo un puñado de proveedores de software de oficina en los Estados Unidos, y la elección del sistema informático utilizado por la oficina suele ser un factor decisivo para sus clientes, ya que la elección del software suele determinar lo que la oficina puede ofrecer regularmente. La elección del software también es importante, ya que las asociaciones comerciales de oficinas suelen formarse en función de la elección del software, ya que generalmente enfrentan los mismos desafíos y ofrecen lo mismo de la misma manera.
El dicho popular de que "cuanto más nuevo, mejor", que se aplica a la mayoría de los programas, no se aplica en el sector de las oficinas. Debido a la complejidad y al potencial de errores costosos que conlleva el traslado de clientes de un sistema a otro, es muy común que el software más antiguo se utilice tanto como el software más nuevo. Los clientes generalmente tienen poca tolerancia a los errores, simplemente porque las finanzas son un asunto de mucho dinero que puede volverse muy costoso cuando se cometen errores, y esto da como resultado una aprensión significativa por parte de la oficina a la hora de simplemente cambiar de un paquete de software a otro. Un paquete de software de una oficina que ha estado en el mercado durante diez años puede estar basado en sistemas operativos obsoletos como DOS y carecer de funcionalidad de Internet, pero, por otro lado, ese software tiene la ventaja de un historial probado y un conjunto de experiencias reales de uso.